Automatyzacja procesów w branży TSL

Paweł: W branży logistycznej raczej nie ma problemu z ilością systemów informatycznych.

Ewa: Zauważamy to.

Paweł: Każdy system odpowiada za swój własny obszar, natomiast brak bardzo często odpowiedzialności za proces taki end to end.

Ewa: Cześć Paweł. Spotykamy się dzisiaj, żeby porozmawiać trochę szerzej o branży TSL. Chciałabym się Ciebie zapytać o taki tryb gaszenia pożarów. Nowe regulacje Unii Europejskiej, nowe obowiązki, bardzo skomplikowana administracja, ogromna ilość dokumentów. Czy to wszystko nie spowoduje, że ta bardzo zautomatyzowana już w tej chwili branża, najszybciej rozwijający się sektor gospodarki w Polsce, znowu utknie, znowu spotka się z problemami takimi przyziemnymi? Wiesz o co mi chodzi.

Paweł: Hej Ewa, bardzo ciekawie postawiona teza, ponieważ rzeczywiście branża TSL uchodzi za jedną z najlepiej zinformatyzowanych, a mimo wszystko mamy tam do czynienia (i wiem to od naszych klientów) z pewnym takim chaosem organizacyjnym, z chaosem operacyjnym. Wynika to, wydaje mi się, z tego, ponieważ w branży logistycznej raczej nie ma problemu z ilością systemów informatycznych.

Ewa: Zauważamy to.

Paweł: A myślę, że może być kłopot z ich jakby takim uprocesowieniem.

Ewa: Czy to jest tak, że firmy źle wdrażają te systemy? Czy może problem leży gdzie indziej – właśnie w tym, że te systemy, na przykład ERP, porozmawiajmy o ERP-ach, nie łapią tych procesów logistycznych?

Paweł: Nie, absolutnie tak nie jest. Wydaje mi się, że w kontekście wdrożenia poszczególnych rozwiązań w tych firmach wszystko pewnie jest tak, jak potrzeba. Natomiast każdy z tych systemów odpowiada za swój własny obszar. Na przykład system ERP głównie odpowiada za finanse, za kwestie związane z rozliczeniami. Systemy TMS, czyli Transport Management Spedition, odpowiadają za planowanie transportu, za operacje, za generowanie zleceń.

Ewa: Za całą operację w terminalu.

Paweł: Systemy EDI – to jest też niezwykle ciekawa historia.

Myślę, że dzięki zastosowaniu systemów EDI właśnie branża logistyczna jest postrzegana za jedną z najbardziej zinformatyzowanych, ponieważ te systemy mają początek wykorzystywania ich w latach osiemdziesiątych, dziewięćdziesiątych. I to właśnie branża logistyczna myślę, była jedną z pierwszych takich branż, które wykorzystywały na większą skalę i wykorzystują nadal na większą skalę tego typu rozwiązania. Czyli systemy do komunikacji z kontrahentami, z klientami i to już na bazie ustrukturyzowanych danych. To jest niezwykle istotna rzecz.

Natomiast faktem jest, że EDI – tych rozwiązań używają tylko największe firmy, średniej wielkości, w związku z tym nie rozwiązuje to całkowicie problemu. Niemniej jednak odpowiadając na Twoje pytanie, wydaje mi się, że wdrożone i funkcjonujące w firmie rozwiązania, takie jak ERP, TMS, EDI czy inne, spełniają jak najbardziej swoją rolę. Natomiast wydaje mi się, że brakuje takiego podejścia procesowego, krótko mówiąc. Każdy system odpowiada za swój własny obszar, natomiast brak bardzo często odpowiedzialności za proces taki end to end. Czyli od początku wygenerowania danego zlecenia, poprzez jego obsługę ze wszystkimi elementami, aż po realizację tego zlecenia i zarejestrowania go w systemie ERP.

Ewa: Czyli zauważasz tak naprawdę dokładnie to samo, co ja podczas rozmowy z klientami. Że problem wcale nie pojawia się w obrębie jednego działu.

Problem pojawia się na styku różnych działów: pomiędzy sprzedażą, a zaopatrzeniem, zaopatrzeniem, a operacjami, później magazynem, a transportem, szeroko pojmowaną logistyką. To tam pojawiają się te napięcia, bo chyba te systemy, o których wspomniałeś, one po prostu nie neutralizują problemów w tym miejscu.

Paweł: Masz rację, jak najbardziej.

Wydaje mi się, że też jest to związane z tym, iż branża logistyczna jest branżą taką bardzo zróżnicowaną, dynamiczną. Bardzo wiele się dzieje i jest wiele wątków krótko mówiąc związanych z tą operacyjną działalnością. Są kwestie związane z transportem, są kwestie związane ze spedycją, magazynowaniem.

Ewa: Z dostępnością sezonową pracowników, z regulacją cen. Tutaj ta presja jeżeli chodzi o te zmienne jest olbrzymia.

Paweł: Dokładnie tak. I tu dobrze myślę, określiłaś właśnie presję. Presja czasu, presja marży, presja utrzymania SLA, zadowolenia klienta. Powoduje to, że kwestie związane z obsługą takiego zlecenia są bardzo dynamiczne. A systemy niestety nie lubią wyjątków, nie lubią odstępstw, są bardziej zaprojektowane na takie przewidywalne sytuacje, a w firmie logistycznej takich wyjątków, takich spraw nietypowych po prostu pojawia się dużo, dużo więcej.

Ewa: Jest często więcej niż przewidywalnych, zgadza się, tak jak wspomniane wcześniej ICS-2 czy elektroniczne CMR, bo też warto o tym wspomnieć Unia Europejska zarzuca tak naprawdę branżę TSL nowymi regulacjami. Firmy muszą się z tym mierzyć, dostają dodatkową pracę do wykonania, której, nie oszukujmy się, nikt nie chce robić. Nikt nie chce przepisywać kolejnych formularzy, uzupełniać kolejnych danych, tworzyć nowych tabelek w Excelu, wymieniać się mailem z połową zespołu.

Każdy chciałby, żeby ten proces przebiegał płynnie, żeby toczył się gdzieś na zapleczu.

Paweł: Powiedziałaś bardzo ciekawą rzecz, ponieważ rzeczywiście nowe regulacje Unii Europejskiej, jak ICS-2 czy właśnie e-CMR, wprowadzają taki obowiązek dodatkowego można powiedzieć, raportowania, opieki nad danymi właśnie w firmach logistycznych, ale tak naprawdę wcale nie musi to przysparzać dodatkowej pracy osobom, które będą się tym zajmowały.

Takim fajnym przykładem jest nasz klient, który w dosyć taki analityczny i bardzo uporządkowany sposób podszedł do tego zagadnienia. Zaplanował po prostu proces uwzględniający właśnie te regulacje ICS-2 czy eCMR w już istniejącym procesie. Zrobił to doskonale krok po kroku. Podzielił sobie na zadania. Najpierw dokonał diagnozy, jak ten proces powinien wyglądać end to end, od początku do końca.

Potem zdiagnozował rzeczywiście ewentualne wyjątki, które mogą nastąpić. Czyli zaprojektował taki proces, zmapował go. I następnie przystąpił do wdrażania warstwy ECM. I tutaj jest dobry, myślę, że dobry moment, żeby o tym wspomnieć, ponieważ tak naprawdę systemy klasy ECM, czyli potocznie nazywane workflow. ECM mam tutaj na myśli skrót od Enterprise Content Management. Takim właśnie systemem jest nasza platforma AMODIT do zarządzania procesów biznesowych.

Taki system może rzeczywiście doskonale opiekować się całością takiego procesu. Czyli wszelkiego rodzaju elementy, które pojawiają się przy konstruowaniu zlecenia w takim rozwiązaniu jak TMS, czy potem w rozliczeniu go w systemie ERP, poprzez wszelkiego rodzaju niezbędne integracje pomiędzy tymi rozwiązaniami. Taki system może opiekować całość procesu łącznie z walidacją danych, z pilnowaniem kompletności tych informacji, wykrywaniu chociażby wyjątków, eskalacją pewnych zdarzeń, aż po już realizację takiego zlecenia, uwzględniając w to chociażby decyzyjność, szybkość działania i tego typu elementy.

Ewa: Paweł, wiele jest dodatkowych dokumentów, ale ta nowość tak naprawdę od początku tego roku, czyli elektroniczne CMR, to one wzbudzają bardzo dużo kontrowersji, bo to w ich zakresie pojawia się dodatkowa administracyjna praca do wykonania w firmach.

Paweł: Być może tak, ale być może nie. Jeśli uwzględnimy ten element, czyli eCMR w całym procesie, absolutnie nie będzie to przysparzać żadnej dodatkowej pracy.

Czyli generalnie zlecenie, które ma swój początek w systemie TMS, uwzględniając chociażby tę regulację o eCMR, przechodzi do systemu Workflow i tam następuje pełny monitoring takiego zlecenia, gdzie finalnym efektem jest przekazanie tych informacji już do systemu ERP i rozliczenie ich. W związku z tym, jeśli absolutnie wpleciemy taką możliwość, czyli tę nową regulację Unii Europejskiej jaką jest eCMR do naszego procesu. Uważam że absolutnie nie przysporzy to dodatkowej pracy, a wręcz zautomatyzuje ten proces.

Ewa: Jak to wygląda w AMODIT?

Paweł: System jest gotowy absolutnie do obsługi wielodziałowej spółki. Mamy wiele takich przykładów. Platforma posiada bardzo szerokie możliwości związane z bezpieczeństwem, z dostępem poszczególnych użytkowników do danych, czyli jesteśmy producentem tego rozwiązania i pomyśleliśmy w kontekście sposobu licencjonowania naprawdę nad wieloma możliwościami.

Dostęp do tego systemu mogą mieć wewnętrzni użytkownicy. Możemy podjąć decyzję o daniu dostępu zewnętrznym użytkownikom, czy wręcz takim użytkownikom, którzy będą korzystać z tego jakby dostępu skorzystać z tego rozwiązania w takim trybie jednorazowym czy tymczasowym. W związku z tym absolutnie bezpieczeństwo aplikacji AMODIT jest stawiane przez nas na miejscu numer jeden.

Rzeczą oczywistą jest, my jesteśmy firmą, która posiada certyfikat chociażby ISO 27001, który obliguje nas do przeprowadzania tak zwanych testów bezpieczeństwa na równo środowiska jak i aplikacji. Co roku przechodzimy takie testy przeprowadzane przez niezależną instytucję, gwarantujemy bezpieczeństwo tego typu aplikacji.

Ewa: Czyli możemy rozwiać wszelkie wątpliwości, że wprowadzenie nowego systemu wcale nie jest niebezpieczne, bo z takimi opiniami też się spotykamy. Mamy pełne bezpieczeństwo systemu i możemy się integrować z tym, co klient ma u siebie w bezpieczny, audytowalny sposób.

Paweł: Tak, dokładnie, potwierdzam, nie ma tu żadnego niebezpieczeństwa.

Najróżniejsze firmy z nami współpracują, w związku z tym zarówno firmy logistyczne, o których tutaj dzisiaj mówimy, ale podobnie instytucje finansowe, firmy farmaceutyczne, w związku z tym bezpieczeństwo systemu, bezpieczeństwo danych stawiamy na miejscu numer jeden.

Ewa: Może porozmawiajmy o tym, jak to wygląda aktualnie. Kiedy rozmawiamy z naszymi klientami, rozmawiamy z potencjalnymi przyszłymi partnerami, czasami pada hasło, że przecież mamy ERP.

I możemy sobie dorobić coś w ERP, możemy sobie stworzyć nową funkcjonalność, możemy zagospodarować przestrzeń w tym systemie, z którego już korzystamy, bo on jest znany, jest sprawdzony, przecież pracujemy na nim od lat. Dlaczego często coś, na czym pracujemy od lat, przestaje nam się sprawdzać? Czy chodzi o skalowalność organizacji?

Jak w tych przypadkach sprawdza się AMODIT?

Paweł: Obsługę procesów jak najbardziej można zaprojektować w systemie ERP. Niemniej jednak funkcja systemów ERP raczej nie przewiduje właśnie takiego zaawansowanego obiegu spraw, dokumentów, tego typu rzeczy. Oczywiście w prostych przypadkach jak najbardziej są systemy ERP, które mają moduły, można powiedzieć, które mogą się nazywać DMS.

I obsługują jakieś proste, nieskomplikowane przypadki. System AMODIT, który jest systemem klasy ECM, czyli Enterprise Content Management, doskonale nadaje się do zorganizowania całego procesu, który funkcjonuje w firmie właśnie w tym narzędziu. Jest to narzędzie skalowalne. Absolutnie mamy klientów takich, którzy wykorzystują kilku użytkowników korzysta z systemu, a są firmy po kilkudziesięciu, po kilkadziesiąt tysięcy nawet. W związku z tym jest to absolutnie doskonałe narzędzie do tego, żeby obsłużyć organizację o bardzo skomplikowanej działalności, wielooddziałową i o, że tak powiem różnym charakterze.

Ewa: No to takim przykładem jest nasz partner Rhenus Logistics, tak? Warto tutaj wspomnieć o naszym kliencie. Globalny operator logistyczny, który przyszedł do nas z konkretnymi wyzwaniami. Za dużo dokumentacji, za dużo ręcznego przepływu pracy, za dużo dzwonienia, za dużo mailowania. Z czym Rhenus do nas przyszedł?

Możesz coś więcej o tym powiedzieć?

Paweł: Rhenus jest świetnym przykładem docenienia właśnie systemu AMODIT jako systemu, który ma realny wpływ na ich działalność operacyjną, ponieważ wiele klientów postrzega systemy workflow, systemy ECM jako systemy do obsługi jedynie takiej back office’owej działalności, czyli zajmowania się sprawami związanymi z obsługą chociażby faktur kosztowych, może korespondencją, kwestiami związanymi z podpisaniem umów, czy sprawami HR-owymi.

Rhenus Logistics poprzez automatyzację między innymi tych obszarów bardzo dobrze zautomatyzował swoje procesy core’owe, czyli takie, które mają wpływ rzeczywiście na ich działalność operacyjną. Na ekranie widzimy właśnie link do filmu na YouTube, gdzie przedstawiciel Rhenus Logistics opowiada o tym, co dała firmie implementacja systemu AMODIT.

Ewa: Ta rekomendacja świetnie pokazuje, że dziś przewagę budujemy nie tylko siłą, pozycją i flotą, ale dobrze zaprojektowanymi procesami, prawda Paweł?

Paweł: Tak, to jest absolutnie prawda. Dobrze zaplanowany i zaprojektowany proces wyklucza tak naprawdę niebezpieczeństwo wszelkiego rodzaju pożarów, nietypowych sytuacji czy chociażby eskalacji.

Ewa: Okej Paweł, słucha nas myślę teraz wiele osób. I gdyby ktoś sobie pomyślał „okej, to o czym oni mówią trochę wygląda tak, jak u nas. Mierzymy się z podobnymi problemami, borykamy się z różnymi dokumentami, z którymi sobie nie radzimy, mielimy cały czas tą samą pracę, jest u nas frustracja, ale nie chcemy rewolucji.” Co byś polecił? Od czego warto zacząć?

Paweł: Myślę, że takim dobrym pomysłem jest pomyślenie o kompletności danych. To jest rzeczywiście chyba najistotniejsza rzecz, żeby zapewnić kompletność i walidację przekazywanych sobie informacji. Do tego system ECM, system AMODIT doskonale się nadaje. Nie bez znaczenia, a właściwie kluczową rolą są poszczególne integracje.

System ECM jest stworzony do tego typu rzeczy, do współpracy z innymi rozwiązaniami. W związku z tym w kontekście pozyskiwania danych z takich systemów, jak system ERP, system TMS, czy innego typu rozwiązania, wydaje mi się, że zwrócenie uwagi na dane, na walidację tych danych, na kompletność informacji i przepływ tych informacji w kontekście chociażby obsługiwanego zlecenia transportowego mogłoby mieć kluczowe znaczenie na początku.

Uporządkowanie procesu, czyli zautomatyzowanie go w ten sposób, żeby uwzględniał wszystkie elementy. Czyli TMS, w którym zaczyna się zlecenie, potem tak, jak wspomniałaś, uwzględniając regulacje ICS2 i chociażby eCMR, następnie informacje, którym zaopiekowałby się system workflow i kolejne elementy związane z obsługą i już z finalizacją takiego zlecenia w systemie ERP.

Wiele firm tak stosuje. U jednego z naszych klientów takie podejście procesowe doskonale się sprawdza i ma naprawdę ogromny wpływ na jego działalność operacyjną i core’ową.

Ewa: Ok, ale logistyka wiemy o tym, to nie tylko kierowcy, to nie tylko praca operacyjna w terminalu, ale to również dział kadrowy, to również finanse, to również praca organizacyjna pełna praca operacyjna.

Być może słucha nas teraz dyrektor finansowy. Możemy powiedzieć coś więcej na temat rozwiązań, które wprowadziliśmy w Warszawskiej Kolei Dojazdowej?

Paweł: Firmy logistyczne, na przykładzie naszego klienta, zaczęły doceniać rolę systemu workflow na swoją operacyjną działalność. Nie tylko w kontekście obsługi takich back-office’owych spraw, tylko usprawnienia w tym obszarze rzeczywiście przekładają się na taką działalność firmy.

ECM jest naprawdę świetnym miejscem, gdzie spotykają się takie elementy jak dane, korespondencja, decyzje, wszelkiego rodzaju komunikaty czy obsługa wyjątków. System ECM może rzeczywiście pełnić rolę rozwiązania, któ®e będzie nadrzędnie monitorować przebieg całego procesu end to end.

Ewa: Czyli nie przychodzimy z takim standardowym rozwiązaniem, nie pojawiamy się w firmie, mówiąc: „wymienimy Wasz system księgowy, wymienimy Waszego ERP, chcielibyśmy konkurować z Waszym systemem SAP”.

Taka warstwa procesowa, którą daje AMODIT to coś zupełnie innego, to coś głębszego, to połączenie takich wysp informacyjnych?

Paweł: Tak, dokładnie tak to się zgadza. Wszystkie systemy, które funkcjonują w firmie logistycznej mają absolutnie rację bytu. Każdy z nich odpowiada za swój obszar działalności. ERP dba o finanse, o płatności. WMS dba o kwestie magazynowe. EDI chociażby o komunikację z kontrahentami czy klientami. Rozwiązanie typu AMODIT, czyli system Workflow, ECM, Enterprise Content Management, może całkowicie zautomatyzować wszelkiego rodzaju przepływ informacji pomiędzy tymi systemami.

Ewa: To może powiedzmy teraz o przykładach praktycznych wykorzystania systemu Workflow w logistyce. Dokumenty zatrudnieniowe dla kierowców, to jest chyba dobry obszar, prawda?

Paweł: W branży logistycznej doskonale sprawdzają się systemy ECM chociażby w kontekście obsługi pracowników i opieki nad wszystkimi sprawami HR-owymi. Od swoich klientów wiem, że nawet rotacja jeśli chodzi o zatrudnienie kierowców bądź innych pracowników jest dosyć spora. Natomiast wprowadzając takie rozwiązanie, które będzie w sposób elektroniczny dbało o akta pracownicze, dbało o kompletność tych informacji, jest doskonałym rozwiązaniem i skraca czas pracy. Nie ma tutaj, wyklucza bądź niweluje całkowicie taką ręczną pracę i to jest rozwiązanie, które w tym zakresie doskonale sprawdza się właśnie w takich firmach, jak firmy logistyczne.

Ewa: Czy AMODIT oferuje również firmom logistycznym portal pracownika? Macie takie rozwiązanie?

Paweł: Tak, dokładnie. Tak zwana eTeczka najkrócej można powiedzieć przewiduje absolutnie właśnie taką ewentualność. Dostęp do danych, do swoich danych pracowniczych można udostępnić. Czyli firma, która wdraża eTeczkę może udostępnić za pośrednictwem chociażby takiego portalu pracowniczego.

Bardzo wygodne rozwiązanie. Pracownicy nie muszą (jeśli firma oczywiście podejmie taką decyzję), nie muszą osobiście uzupełniać jakichś dokumentów zatrudnieniowych, związanych z nowymi uprawnieniami bądź innymi informacjami. Mogą to robić za pośrednictwem portalu pracownika i jest to świetne rozwiązanie.

Ewa: A czy poza integracjami, o których wspomniałeś wcześniej, informacje do systemu mogą trafiać z innego źródła?

Paweł: Tak, to jest niezwykle istotne. System ECM jest otwarty na komunikację właściwie z najróżniejszymi źródłami. Proces w ogóle może uruchamiać się w takim systemie na podstawie przychodzącego maila, bądź informacji pozyskanej z portalu internetowego.

Jest to bardzo wygodne narzędzie, bardzo wygodny sposób i automatyzuje codzienną pracę osób, które odpowiadają za daną część procesu.

Ewa: W takiej przykładowej firmie logistycznej, że pracownik w magazynie korzysta na przykład z systemu AMODIT w telefonie, kolejna osoba dajmy na to w dziale zaopatrzenia wykorzystuje na przykład tablet, a pracownik działu finansów zatwierdza faktury, przekazuje je dalej do płatności w swoim komputerze stacjonarnym. Czy jest taka możliwość?

Paweł: Tak, jak najbardziej. Akurat system AMODIT spełnia wszystkie te kryteria. Możemy korzystać z tego systemu zarówno, oczywiście za pośrednictwem przeglądarki, na komputerze stacjonarnym, ale za pośrednictwem tableta czy chociażby telefonu komórkowego. W różnych procesach Czy takich back-office’owych, jak chociażby obsługa faktur kosztowych, gdzie osoba będąca w delegacji może zrobić zdjęcie i zarejestrować za pośrednictwem chociażby telefonu komórkowego w procesie AMODIT taką fakturę, czy, tak jak powiedziałaś, pracownik magazynowy przekazuje informacje, czyli zasila proces w AMODIT za pośrednictwem telefonu komórkowego czy tableta.

Ewa: Nie ma już takiej możliwości, żeby umowa leżała na biurku zarządu, na biurku prezesa i oczekiwała, aż prezes wróci z urlopu bez opisu merytorycznego, bez opisu prawnika. Faktura, która oczekuje na płatność i ona sobie tak wisi w tym mailu, być może nanoszone są jakieś zmiany, jakieś poprawki, ten mail jest odbijany, odświeżany.

Takie rzeczy się nie dzieją prawda?

Paweł: Nie dzieją się. Jeśli firma rzeczywiście ma dobrze zaprojektowany proces, na przykład uzgadniania i akceptacji umów, absolutnie cały proces odbywa się w formie elektronicznej. Akurat AMODIT jest też jednym z systemów, który posiada możliwości podpisywania elektronicznego skierowanych do niego dokumentów.

Wbudowana funkcjonalność posługiwania się właśnie certyfikatem kwalifikowanym, czy jakimkolwiek innym podpisem elektronicznym, jest taką podstawową funkcjonalnością naszego rozwiązania i firmy bardzo często z tego korzystają.

Ewa: Czy jeśli zatrudniamy obcokrajowców, to ten podpis skwalifikowany jest wymagany?

Wiesz doskonale, że jest pewna obawa przed uruchamianiem tego podpisu dla wszystkich pracowników. Jest to kosztowne, nie wszystkie firmy z tego korzystają. Jest jakieś inne rozwiązanie?

Paweł: Tak, jednym z rozwiązań które firmy stosują jest jednorazowy podpis elektroniczny. Jest to dosyć wygodna forma podpisu, czyli pracownik, który jest kandydat na pracownika, który jest obcokrajowcem, nie musi kupować certyfikatu kwalifikowanego na rok czy dwa, tylko może posłużyć się jednorazowym podpisem elektronicznym i nasz system AMODIT absolutnie uwzględnia takie podpisy i daje możliwość posłużenia się tego typu formą podpisania pod umową o pracę czy jakimikolwiek innymi dokumentami.

Ewa: Największe kolejki w firmach tworzą się zawsze w dziale kadrowym, w tak zwanych HR-ach. Wnioski urlopowe, wszelkie kwestie związane z socjalem, wnioski o pracę zdalną, różne rozwiązania, które oferuje firma, dokumenty, które należy podpisać, zapoznać się, odbiór PIT-u, jak AMODIT to zaopiekuje?

Paweł: To, myślę, jest bardzo mocna strona tego systemu, ponieważ obsługa wszystkich tych elementów może następować w formie elektronicznej.

Za pośrednictwem wszelkiego rodzaju możliwości HR-owych, jakie system posiada, komunikacja pomiędzy działem kadr, a pracownikami może odbywać się w formie elektronicznej. Mamy na to dobitne przykłady, ponieważ naszymi klientami są firmy, które tak naprawdę ich core’ową działalnością jest rekrutacyjna obsługa swoich klientów.

Ewa: Czyli outsourcing. Masz na myśli GI Group i Adecco. Jesteśmy bardzo dumni z tej współpracy, bo rzeczywiście te firmy pokazują, jak wiele jest w stanie przynieść system AMODIT tak ogromnym korporacjom. Czyli podsumowując, księgowość czyli obieg faktur, czyli kadry – obieg umów akceptacje, elektroniczne podpisy. Dział prawny – udostępnianie systemu zewnętrznym źródłom np. do opisów merytorycznych, repozytorium umów, integracje. Co jeszcze byś dodał?

Paweł: Te wszystkie elementy, które wymieniłaś, jak najbardziej możemy nazwać takimi procesami back office’owymi. Mają absolutnie rację bytu w kontekście obsługi ich w takim systemie ECM jakim jest AMODIT. Niemniej jednak, tak jak powiedziałem wcześniej, firmy logistyczne już zaczęły dostrzegać wpływ usprawnienia procesów właśnie tych back-office’owych na ich core’ową działalność.

Ewa: Paweł, rozmowa jest bardzo merytoryczna, poruszyliśmy bardzo dużo ciekawych tematów. Myślę, że mnóstwo ludzi wyciągnie z tego coś interesującego dla swojej organizacji, dla siebie, dla swojego działu. Natomiast jak to wygląda pod kątem chaosu, ponieważ wiele razy spotykam się z osobami, które obawiają się, że ten chaos, który jest i on trwa czasami miesiącami, czasami latami, czasami wraca do tych firm, że przeniesiemy go tak naprawdę w kolejny system? Damy ludziom nowe narzędzie, które po prostu spowoduje dużo więcej pracy, przepisywanie tych danych do kolejnego systemu i zapętli ten chaos w kolejnym miejscu?

Paweł: Jeden z naszych klientów zaczął w bardzo fajny sposób radzić sobie z chaosem, którego nie jest w stanie uniknąć pewnie żadna firma, mniejszym lub większym. A mianowicie zdefiniował na samym początku wszystkie pojawiające się wyjątki, nietypowe sytuacje i postarał się uwzględnić to w projektowanym procesie. Wówczas automatyzowanie poszczególnych zachowań dobrze wpłynęło na operacyjną pracę takiej firmy.

Ewa: Czyli dobrze myślę, że procesów tych wykonywanych na ten moment ręcznie właśnie poprzez maila czy gdzieś tam w korytarzu przekazanych ustnie, nie przenosi się 1:1 do systemu?

Paweł: Myślę, że absolutnie nie. Dlatego, że całą wartością implementacji takiego systemu ECM jest to, aby nie tyle odzwierciedlić istniejący proces w tym systemie, ale wykorzystując możliwości takiego rozwiązania, zautomatyzować go na tyle skutecznie, żeby ułatwić pracę wszystkim, którzy w tym procesie uczestniczą.

Ewa: Czyli co robimy w firmie AMODIT? Najpierw zastanawiamy się nad tym największym bólem. Szukamy miejsca, które boli i tego wąskiego gardła.

Paweł: Tak, dokładnie. Definiujemy najbardziej istotne sprawy. Myślę, że analiza całego procesu tak jak wspomniałem, end to end, uwzględniając wszystkie jego elementy łącznie z regulacjami, o których mówiliśmy, uwzględniając wszystkie wyjątki, wszystkie nietypowe sytuacje na ile to możliwe i uwzględnianie tego w procesie rzeczywiście ma swoją wartość, ponieważ sprawność obsługi tego procesu będzie niebagatelna.

Ewa: Czy taka analiza trwa miesiącami, a wdrażanie systemu latami? Tak, jak w przypadku systemów, o których myślę, że myślimy wspólnie?

Paweł: Nie, nie sądzę, absolutnie. Akurat nasz system AMODIT jest systemem klasy low-code. Oznacza to mniej więcej tyle, iż cała implementacja i wdrożenie takiego systemu polega na konfiguracji i parametryzacji elementów takiego systemu, jak reguły wszelkiego rodzaju, formularze elektroniczne i inne elementy. To absolutnie skraca czas implementacji do niezbędnego minimum.

Ewa: Czyli dla kogoś, kto nie jest informatykiem, dla kogoś, kto nie pracuje w dziale IT, siadam i system sam krok po kroku podpowiada mi, co robić, czy podpowiada mi też, jak tworzyć procesy?

Paweł: Tak, to jest niezwykle istotna wartość takiego rozwiązania, ponieważ osoby, które nie muszą mieć absolutnie doświadczenia bądź wykształcenia informatycznego, a mają jedynie znajomość funkcjonujących procesów, mogą samodzielnie projektować elementy tego procesu bądź całość procesu we wbudowanym narzędziu jakim jest edytor takich procesów, który posiada nasz AMODIT.

Ewa: Dostrzegam tu jeszcze jedną funkcjonalność: onboarding nowych pracowników. Nie muszę odrywać już managera czy opiekuna do zaopiekowania się taką osobą, do przekazania jej podstawowych zasad funkcjonujących w naszej firmie. Nie muszę przekazywać jej papierowych dokumentów, tylko zlecam jej zadania w systemie, ale też system podpowiada, jak my to teraz robimy. Dobrze rozumiem?

Paweł: To jest świetny przykład. Rzeczywiście proces onboardingu w wielu firmach wygląda pewnie inaczej. Niemniej jednak może absolutnie dzięki takiemu systemowi ECM dziać się wielowątkowo. Czyli możemy skonstruować, zaplanować poszczególne zadania, poszczególne szkolenia, dostarczenie dokumentów związanych z procesem rekrutacji i z procesem jakby onboardingu takiego pracownika w firmie i rzeczywiście system będzie dbał o wszelkiego rodzaju informacje, dbał o terminy, o kompletność dokumentów bez potrzeby pamiętania o tym i angażowania osób.

Ewa: Czyli system sam będzie nas informował, sam będzie nam przypominał?

Paweł: System AMODIT posiada bardzo rozbudowane możliwości notyfikacji, czyli wszelkiego rodzaju zdarzenia, które mogą mieć jakieś opóźnienia bądź wadę, system będzie monitorował i ostrzegał nas w odpowiednim momencie o odpowiedniej reakcji.

Ewa: Czyli to już nie my podejmujemy decyzję, który mail jest ważniejszy i któremu przypniemy czerwoną flagę, tylko system sam będzie rozumiał, jaka czynność powinna być wykonana w danym momencie?

Paweł: Możemy jak najbardziej zaprojektować proces, ale oczywiście czynnik ludzki może być tutaj decydujący. W związku z tym rzeczywiście, tak możemy zautomatyzować proces, żeby chociażby rozpoczynał się on od właśnie jakiegoś wydarzenia, czyli chociażby od przysłanego maila.

Niemniej jednak w procesie możemy przewidzieć taki etap, gdzie to osoba odpowiedzialna za dany proces mimo wszystko będzie decydowała, czy jest to moment uruchomienia takiego procesu, takiego zlecenia transportowego, czy jeszcze czegoś brakuje. Jak najbardziej jest to kwestia konfiguracji i parametryzacji w naszym systemie.

Ewa: To brzmi jak szybciej, lepiej i kontrola budżetu?

Paweł: Tak, jak najbardziej.

Ewa: Czyli nie ufamy już tylko swojej intuicji, tylko bierzemy konkretne dane podparte dobrze zaprojektowanymi procesami. Paweł, codzienność pracowników szczególnie w administracji polega na ciągłym przelogowywaniu się pomiędzy systemami. System księgowy, system magazynowy, Excel, mail, różne tabele, które sobie pracownicy tworzą samodzielnie i korzystają z nich tylko we własnym zakresie. Czy AMODIT wprowadza jakąś innowację?

Paweł: Nie musimy się absolutnie tym przejmować. AMODIT doskonale sobie z tym radzi. Kwestie nadawania uprawnień czy chociażby logowania się do systemu za pośrednictwem Active Directory, czyli już struktury, która funkcjonuje w firmie, jest absolutnie do zaimplementowania w takim systemie i nie będzie potrzeby pamiętania dużej ilości haseł loginów i tego typu rzeczy.

Ewa: A jak logujemy się do platformy AMODIT?

Paweł: Najprostszym sposobem logowania się do platformy AMODIT jest po prostu login i hasło.

Ewa: Czyli zabezpieczamy się tak naprawdę przed utraceniem dokumentów na przykład wysyłając je pocztą czy kolejną kopią tej samej umowy wysłaną mailem, bo właściwie później nie wiemy do jakiej kopii wracamy.

Podejrzewam, że doświadczyłeś tego już, tak? Kopia numer 7, kopia numer 7A, nikt nie wie, na jakim dokumencie pracuje i w firmie pojawia się chaos, bo pracownicy nie wiedzą, co mają robić.

Paweł: Tak, dokładnie. Praca równoległa na danym dokumencie, wersjonowanie poszczególnych wersji dokumentu jest absolutnie podstawą w naszym systemie.

Ewa: Dzięki Paweł za rozmowę. Wydaje mi się, że rozwijaliśmy wszystkie wątpliwości, dlaczego warto wybrać system AMODIT.

Paweł: Dziękuję Ewa, to była bardzo ciekawa rozmowa.