Elektroniczny obieg dokumentów w branży motoryzacyjnej
Prowadzisz salon motoryzacyjny i zależy Ci na usprawnieniu procesów, np. wydania pojazdu? Chcesz mieć pewność, że cała niezbędna dokumentacja i wszystkie formalności, łącznie z płatnościami, są realizowane zgodnie z założeniami? Dzięki AMODIT stworzysz elektroniczne obiegi dokumentów, które uporządkują komunikację w Twoim zespole.
Dla kogo EOD w branży motoryzacyjnej?
Dla każdego salonu motoryzacyjnego, który chce przyspieszyć procedury i zminimalizować ryzyko pomyłek. Dzięki AMODIT Twój zespół zaoszczędzi czas potrzebny na ręczne wypełnianie faktur, zamówień czy umów i przenoszenie ich z działu do działu lub przesyłanie mailem.
Po co EOD w branży motoryzacyjnej?
W chwili gdy klient decyduje się na kupno samochodu lub motocykla, w salonie motoryzacyjnym rusza skomplikowana procedura przygotowania i wydania pojazdu. To złożony proces, który obejmuje współpracę kilku działów, w tym skompletowanie potrzebnej dokumentacji. Właśnie takie możliwości daje proces wdrożony w elektronicznym obiegu dokumentów AMODIT.
Korzyści dla Twojej firmy z elektronicznego obiegu dokumentów w branży motoryzacyjnej
W jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów usprawni działanie salonu? Najważniejsze korzyści to:
Skuteczna komunikacja pomiędzy działami
i płynne przekazywanie niezbędnych informacji
Szybka reakcja
odpowiedzialnych osób w przypadku opóźnień lub konieczności przekazania dokumentów do korekty
Oszczędność czasu pracowników
którzy mogą w tym czasie wykonywać bardziej wymagające obowiązki
Oszczędności finansowe
dzięki zlikwidowaniu dokumentów w wersji papierowej (drukowanie oraz konieczność archiwizacji)
Mniejsze ryzyko pomyłek
opóźnień i zaginięć dokumentów
Jeszcze więcej korzyści dla branży motoryzacyjnej
Uporządkuj przepływ każdego rodzaju dokumentów
Zamiast przekazywać wydruki z biurka na biurko, pozwól AMODIT wyręczać pracowników i udostępniać pliki w wersji elektronicznej konkretnym osobom. W ten sposób usprawnisz dowolne obiegi dokumentów w salonie – od faktur, przez zamówienia i umowy, po wnioski urlopowe.
Stwórz jeden dokument z kompletem informacji
Podstawą procesu wydania pojazdu będzie dokument zawierający wszystkie niezbędne dane do przygotowania pojazdu gotowego do wydania z salonu. Uprawnione osoby będą miały dostęp do dokumentu podzielonego na sekcje, za którego wypełnienie będzie odpowiadał konkretny dział.
Zautomatyzuj działania
Koniec z czekaniem na odpowiedź od innego działu. Wystarczy, że wpiszesz numer zamówienia – tam, gdzie będzie to możliwe, dane zostaną pobrane z systemu ERP i automatycznie wprowadzone w odpowiednie pola. Znajdą się tam informacje o danych klienta oraz pojazdu (wybranym modelu gwarancji czy powłoce lakierniczej).
Dopilnuj płatności
Istotną sekcją formularza będzie informacja o stanie realizacji płatności, od której zależy decyzja o tym, czy pojazd może zostać wydany klientowi. Dane o statusie płatności będą pobierane z systemu ERP i wprowadzone w odpowiednie pole w formularzu AMODIT.
Potwierdź przygotowanie techniczne pojazdu
Kolejne sekcje dokumentu wypełni dział techniczny odpowiedzialny za kompletację pojazdu zgodnie z wymaganiami. W tym miejscu znajdą się również informacje na temat przeglądu i stanu pojazdu.
Śledź proces na bieżąco
Dzięki tak zaplanowanemu procesowi krótka analiza jednego dokumentu pozwoli Ci określić status zadania. Uzupełnienie wszystkich sekcji oraz odpowiedni status płatności będzie oznaczał finalizację zakupu i możliwość przekazania pojazdu nowemu właścicielowi.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować firmę z obszaru motoryzacyjnego.
Najczęściej zadawane pytania o elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w branży motoryzacyjnej
1 Jak AMODIT sprawdza się w salonach motoryzacyjnych?
AMODIT to platforma do elektronicznego obiegu dokumentów zaprojektowana tak, aby usprawnić wszelkie procesy papierkowe w salonach motoryzacyjnych — od momentu zamówienia pojazdu przez sprzedaż po wydanie klientowi. Umożliwia m.in.:
-
automatyzację procesów takich jak obieg umów, faktur, zamówień, e-teczka, obieg korespondencji, delegacje itp., co redukuje czas i ilość błędów.
-
integrację z systemem ERP, tak aby dane klienta, model pojazdu, stan płatności itp. były automatycznie pobierane i umieszczane we właściwych miejscach formularzy.
-
możliwość śledzenia statusu dokumentów (np. czy któryś dział czeka na korektę, czy formalności zostały kompletnie wypełnione).
2 Jakie konkretnie korzyści przyniesie wdrożenie AMODIT w salonie lub firmie motoryzacyjnej?
-
Oszczędność czasu — eliminujesz ręczne wprowadzanie, drukowanie, przekazywanie dokumentów między działami.
-
Redukcja kosztów — mniej papieru, mniej błędów, mniejsze koszty archiwizacji.
-
Mniejsze ryzyko pomyłek i opóźnień — wszystkie dokumenty są dostępne online, statusy są jasne, komunikacja między działami przebiega sprawniej.
-
Lepsza kontrola nad formalnościami wydania pojazdu — warunki wydania, przegląd techniczny, komplet dokumentów, płatności są obserwowane przez system i potwierdzane przed zdaniem pojazdu klientowi.
3 Czy AMODIT pozwala na integrację z istniejącym systemem ERP lub innymi narzędziami używanymi w salonie?
Tak — jednym z elementów platformy jest możliwość automatycznego pobierania pewnych danych z ERP (np. dane klienta, stan płatności, specyfikacje pojazdu) i wprowadzenia ich do formularzy EOD. To ogranicza ręczne wpisywanie i ryzyko błędów.
4 Jak wygląda proces wydania pojazdu w AMODIT?
-
Stworzenie dokumentu wydania pojazdu, który zawiera sekcje odpowiadające różnym działom — sprzedaży, dokumentacji, technicznemu, finansowemu;
-
Uzupełnienie danych klienta i pojazdu (np. model, wyposażenie); w miarę możliwości dane te są automatycznie pobierane z ERP;
-
Sprawdzenie stanu płatności — pojazd może zostać wydany tylko wtedy, gdy wszystkie wymagane płatności zostały uregulowane;
-
Weryfikacja techniczna, kompletacja, potwierdzenie przeglądów — dział techniczny potwierdza zadania;
-
Ostateczne potwierdzenie i wydanie — po wypełnieniu wszystkich sekcji i zakończeniu procedur pojazd może zostać przekazany klientowi.
5 Czy AMODIT oferuje wsparcie wdrożeniowe i szkolenia dla salonów motoryzacyjnych?
Tak — firma oferuje darmową konsultację, podczas której specjalista pokazuje krok po kroku, jak platforma może zoptymalizować konkretne procesy w salonie motoryzacyjnym. To pozwala zobaczyć praktyczne zastosowanie, zidentyfikować obszary wymagające usprawnień i dostosować system do potrzeb firmy.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.