Elektroniczny obieg dokumentów w branży turystycznej
Zastanawiasz się, w jaki sposób przyspieszyć procesy w biurze podróży, którym zarządzasz? Jak skrócić czas potrzebny na obsługę dokumentów, które w tysiącach przewijają się przez firmę? Odpowiedzią na te potrzeby jest AMODIT – elektroniczny obieg dokumentów, który przejmie na siebie powtarzalne czynności i zwiększy efektywność Twojego zespołu.
Dla kogo EOD w branży turystycznej?
To rozwiązanie sprawdzi się w każdej firmie, której zależy na usprawnieniu procesów i automatyzacji działań. Elektroniczny obieg dokumentów wdrożony w biurze podróży ułatwi pracownikom codzienne wykonywanie obowiązków, a w efekcie da im przestrzeń na obsługę klienta na jeszcze wyższym poziomie.
Po co EOD w branży turystycznej?
Podstawą działania biura podróży jest dokumentacja. Faktury, które należy sprawdzić pod kątem zgodności z zamówieniem, opisać i zaksięgować. Obsługa korespondencji czy – najważniejsze – obieg umów. W praktyce oznacza to przekazywanie dokumentów z rąk do rąk lub pomiędzy skrzynkami mailowymi. Strata czasu, utrudniony dostęp do informacji i pomyłki – tak nasi klienci opisują funkcjonowanie firmy w tym obszarze sprzed wdrożenia AMODIT.
Korzyści dla Twojej firmy z elektronicznego obiegu dokumentów w branży turystycznej
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w swoim biurze podróży Twój zespół będzie mógł, m.in.:
Zautomatyzować powtarzalne i czasochłonne czynności
np. wysyłanie powiadomień o zmianie statusu dokumentu, generowanie raportów, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów czy tworzenie raportów
Szybciej reagować na zmiany
i efektywniej wykonywać codzienne obowiązki dzięki uproszczonemu dostępowi do dokumentacji
Szybko wyszukiwać
i porównywać dokumenty
Mieć lepszą kontrolę nad bezpieczeństwem dokumentacji
dane są przechowywane w jednym miejscu i można je łatwo zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem
Jeszcze więcej korzyści dla branży turystycznej
Zawieraj umowy elektronicznie
Od przygotowywania umowy, aż do podpisania w AMODIT TrustCenter – ten proces usprawni przygotowanie i podpisywanie umów, które będą mogły być podpisywane elektronicznie.
Kontroluj budżet
Przed przyjęciem zamówienia system zweryfikuje uprawnienia osoby zamawiającej. Chcesz trzymać rękę na pulsie? Ustal limity finansowe pojedynczych zamówień, powyżej których konieczna będzie konsultacja z przełożonym. AMODIT sprawdzi również zgodność z budżetem oraz aktualny poziom wydatków.
Udoskonal obieg faktur
Dzięki AMODIT faktury trafiają bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za ich rozliczanie.
Usprawnij obieg zamówień
Zobowiązania podejmowane przez pracowników w imieniu spółki są realizowane zgodnie z obowiązującymi procedurami i poziomami kompetencji. Dodatkowo uprawnione osoby mają dostęp do wszystkich zamówień, statusu ich realizacji oraz wynikających z nich zobowiązań w kolejnych okresach.
Łącz zamówienia z rejestrem umów
Zamówienie może być w prosty sposób łączone z umową, której dotyczy, co pozwala na wykorzystanie informacji z rejestru umów. Możliwe jest również automatyczne generowanie zamówień. AMODIT umożliwia przygotowanie zamówienia do dostawcy i przekazanie go np. drogą mailową lub udostępnienie w systemie.
Łącz faktury z zamówieniami
Każdy dokument potwierdzający transakcję może być powiązany z konkretnym zamówieniem. Dzięki temu masz pewność, że otrzymane faktury kosztowe są zgodne z faktycznymi zamówieniami oraz budżetem.
Zarządzaj korespondencją
Korespondencja przychodząca i wychodząca będzie zintegrowana z eNadawcą Poczty Polskiej. Po wdrożeniu AMODIT prowadzenie książki korespondencyjnej nie będzie już potrzebne.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować firmę z obszaru turystycznego.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.