Case study Adecco Poland
22 35 52 164 poland@amodit.com

Sprawna digitalizacja i automatyzacja procesów biznesowych Adecco

Centralizacja zadań, zastępowalność podczas nieobecności pracowników i dostęp do wszystkich danych to korzyści, które po wdrożeniu Amodit obserwuje firma Adecco.

Sprawna digitalizacja i automatyzacja procesów biznesowych Adecco

Centralizacja zadań, zastępowalność podczas nieobecności pracowników i dostęp do wszystkich danych to korzyści, które po wdrożeniu Amodit obserwuje firma Adecco.

Wstęp

Adecco Poland działa w Polsce od 28 lat i jest wiodącą firmą w branży HR, która dostarcza zasoby kadrowe, oferując pracowników tymczasowych i stałych, usługi typu outsourcing oraz usługi zarządzane we wszystkich sektorach. 

Jakie podejście do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych posiada firma Adecco Poland? Zobacz wywiad z Katarzyną Gieroń – Kierownik ds. administracji i fakturowania i Agnieszką Ochlińską – Kierownik ds. procesów, implementacji, wdrożeń i usprawnień.

Wyzwanie

Firma Adecco zatrudnia średnio około 19 000 pracowników w strukturze rozproszonej na terenie całej Polski, mając tym samym około 50 biur, co wiąże się z wysyłką nawet ponad 1000 umów miesięcznie. Skala dokumentów jest bardzo duża, dlatego potrzebne było rozwiązanie, które jednocześnie zautomatyzuje procesy biznesowe, obsłuży określoną ilość dokumentów i spełni polskie warunki prawne.

Przy wyborze produktu oraz firmy wdrożeniowej liczyła się elastyczność pod względem czasu i oferowanych rozwiązań, zaufanie, a także wytrwałość. Adecco chciało mieć pewność, że firma oferująca produkt, będzie w stanie odpowiedzieć na potrzeby biznesowe projektu.

Większość pracowników Adecco pracuje zdalnie, w związku z tym wszystkie dokumenty są przechowywane elektronicznie. Przy pracy z danymi osobowymi zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych było priorytetowe.

Adecco Group jest firmą międzynarodową, dlatego potrzebny był produkt, który można wykorzystać również poza granicami Polski.

Rozwiązanie

Z uwagi na wiele procedur wewnętrznych nie można było wdrożyć pudełkowego rozwiązania. Na początku firma Adecco otrzymała produkt przejściowy. Dzięki temu mogli zacząć prace, oczekując na kwestie proceduralne i jednocześnie przekonali się, że zaproponowane rozwiązanie spełnia ich wymagania. Obecnie Adecco dostosowuje produkt do swoich własnych procedur oraz preferencji. 

W firmie Adecco kluczowe były dwa obszary: HR (szeroko pojęty), prawny (związany z podpisywaniem umów).  Głównymi celami założonymi przez firmę Adecco było: zautomatyzowanie procesów biznesowych digitalizacja. 

Zaproponowaliśmy rozwiązanie, które nie będzie wymagało wykorzystania za każdym razem podpisu kwalifikowanego, w przypadku podpisywania umów. Dzięki temu zmniejszyliśmy koszty, które byłyby poniesione przy zapewnieniu takiego podpisu większej ilości pracowników. Wykonywaliśmy analizy prawne, aby produkt mógł funkcjonować również za granicą. Wdrażając rozwiązanie, staraliśmy się jednocześnie przewidzieć, czego firma Adecco będzie potrzebowała w przyszłości. 

Digitalizacja jest tematem bardzo ważnym, można powiedzieć, że nie ma odwrotu od tego procesu. Trudno sobie wyobrazić, żeby w obecnych czasach wszystkie dokumenty miałyby być przetwarzane poprzez formę papierową tak jak do tej pory. Potrzeba digitalizacji jest i była – wystarczy zaadresować potrzeby i dalej wymyślić, jak je najlepiej rozwiązać oraz dostarczyć.

mówi Przemysław Sołdacki, CEO Amodit

Korzyści

Już na wstępnym etapie firma Adecco miała możliwość zapoznania się z korzyściami wdrażanego narzędzia. Rozwiązanie zaproponowane przez Amodit przełożyło się na mnóstwo zmian:

    Korzystniejszą ofertę Adecco

    Dzięki wdrożeniu Amodit firma może zaoferować więcej swoim Klientom, wykorzystując udogodnienia, które w obecnych czasach są bardzo ważne. Odchodzi się już od form papierowych, a obsługa Klienta nie jest ograniczona lokalizacją. 

    Wzrost satysfakcji Klienta

    Na podstawie prowadzonych badań satysfakcji w odniesieniu do Klientów oraz pracowników (wewnętrznych i zewnętrznych firm) wprowadzone zmiany spowodowały wzrost zadowolenia. 

    Dostęp do danych

    Firma Adecco posiada dostęp do wszystkich danych. Pracownik może otrzymać link i uzupełnić niezbędne informacje, co bardzo ułatwia pracę szczególnie przy różnego rodzaju nieobecnościach.

    Lepszą jakość usług

    Firma podniosła poziom swoich usług, co wpłynęło korzystnie zarówno na wewnętrzną działalność organizacji, jak i na współpracę z Klientami. 

    Poprawę komfortu codziennej pracy i oszczędność czasu

    Szczególnie w sytuacji, kiedy dana osoba obsługuje Klienta zlokalizowanego w zupełnie innym punkcie Polski. Uwalnia to czas pracowników i wpływa na ich komfort. 

    Dowiedz się więcej

    Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale HR?

    Jakie jeszcze obszary możesz usprawnić w swojej firmie?

    Obszar finansowy

    Poprzez automatyzację  system pozwala na efektywniejsze wypracowanie rezultatów dla określonych zadań. 

    Obszar prawny

    Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala na uporządkowanie umów czy aneksów w jednym systemie.

    Obszar kadrowy

    Automatyzacja procesów w obszarze kadrowym pozwala przechowywać wszystkie dane pracowników w jednym miejscu. 

    Obszar administracyjny

    Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź zagubienie dokumentów.

    Obszar IT

    System wspomaga prace działu, dzięki czemu można z łatwością monitorować etapy wdrażanych projektów.