Case study Lafarge
22 35 52 164 poland@amodit.com

Obieg umów jako quick win w kampanii „zero papieru” – case study Lafarge

Kluczowy gracz rynku budowlanego w Polsce wyeliminował ponad 80% papierowych umów. W ten sposób Lafarge realizuje w praktyce koncepcję „zero paper” jako część firmowej strategii zrównoważonego rozwoju.

Obieg umów jako quick win w kampanii „zero papieru” – case study Lafarge

Kluczowy gracz rynku budowlanego w Polsce wyeliminował ponad 80% papierowych umów. W ten sposób Lafarge realizuje w praktyce koncepcję „zero paper” jako część firmowej strategii zrównoważonego rozwoju.

Wstęp

Lafarge Polska jest największym w Polsce producentem surowców do produkcji materiałów budowlanych: cementu, kruszyw i betonu. Firma działa w Polsce od 1995 roku, posiada ponad 40 zakładów, w których zatrudnia blisko 1500 pracowników. Lafarge Polska jest częścią globalnej Grupy Holcim, zatrudniającej ok. 70 tys. osób w ok. 70 krajach.

W 2022 roku firma Lafarge Polska rozszerzyła swoją działalność o rynek chemii budowlanej. Dzięki połączeniu z firmą Izolbet Lafarge rozpocznie ekspansję w trzech kluczowych obszarach – renowacji, izolacji termicznej niezbędnej do poprawy efektywności energetycznej budynków oraz wykończenia budynków.

Wyzwanie

Lafarge Polska realizuje „Strategię zrównoważonego rozwoju do 2026” roku. Elementem tej strategii jest koncepcja „zero paper”. Ma ona doprowadzić do zmniejszenia wolumenu papierowych dokumentów, z myślą o oszczędności zasobów. Częścią polityki zrównoważonego rozwoju Lafarge jest także automatyzacja procesów, w trosce o komfort pracy człowieka.

Realizując koncepcję „firmy bez papieru”, firma Lafarge postanowiła poprawić stopień digitalizacji procesów obsługi i archiwizacji dokumentów. W firmie funkcjonowała już aplikacja do obiegu dokumentów, jednak była wykorzystywana jedynie w minimalnym zakresie, ponieważ już od kilku lat nie była wspierana technicznie.

Pracownicy Lafarge przetwarzali ręcznie papierowe dokumenty. Następnie składowali je w archiwach, które mieściły się w trzech różnych miejscach na terenie Polski. By ocenić zwrot z inwestycji w nową platformę, firma obliczyła całkowite koszty wynikające z korzystania z papierowego formatu dokumentów. Zwrot z inwestycji wyniósł w przybliżeniu 0,7, czyli niespełna rok. Okazało się, że są one wyższe niż koszty wdrożenia nowego rozwiązania. Dodatkowo za modelem „zero paper” przemawiało bezpieczeństwa danych firmowych.

Rozwiązanie

Firma Lafarge zdecydowała się podzielić wdrożenie polityki „zero paper” na mniejsze, szybsze do zrealizowania etapy. Pierwsza faza cyfryzacji objęła obieg przygotowania i akceptacji umów sprzedażowych i zakupowych, w tym umowy dzierżawy oraz transportowe, a także porozumienia marketingowe. Zespół projektowy założył, że schematyczny proces przygotowania tych umów pozwoli stworzyć wspólną matrycę procesu i szybko osiągnąć efekty (quick win), mimo różnic w metadanych czy ścieżkach opiniowania. 

Dokładna ocena ofert dostawców platformy do obsługi umów dotyczyła zwłaszcza analizy technicznej oraz wyceny nowego narzędzia. Grupa Lafarge poszukiwała rozwiązania, dzięki któremu pracownicy:

stworzą umowy

zarówno według szablonu, jak i indywidualnie, zgodnie z oczekiwaniami kontrahenta

będą mogli cyfryzować

papierowe dokumenty i przechowywać w bezpiecznym repozytorium w chmurze

podpiszą umowy

podpisem zaawansowanym kwalifikowanym, także w formie mieszanej – cyfrowo-fizycznej, a wyjątkowo nadal w papierowej

zaopiniują umowy

w obrębie platformy, zrobią to również zewnętrzni kontrahenci

zbadają efektywność wdrożenia

zwrot z inwestycji

Proces selekcji narzędzi pozwolił wybrać pięć ofert, w tym jedno rozwiązanie, które rekomendowała Grupa Lafarge. Analiza wykazała, że założone wymagania spełnia tylko platforma Amodit.

Wybraliśmy rozwiązanie, które wspiera różne rodzaje podpisów elektronicznych i daje szerokie pole do szybkiego wprowadzania zmian wymaganych ze względu na liczbę użytkowników, duży wolumen i różnorodność dokumentów. Zależało nam także na możliwości dokładnego monitorowania zwrotu z inwestycji w postaci tzw. user adoption.

wylicza Agnieszka Kaźmierczyk, Head of Digital w Lafarge Polska

Realizacja

Projekt zakładał, że po pierwszej fazie wdrożenia Amodit (Priorytet I) pracownicy Lafarge będą przygotowywać przynajmniej 40% nowych umów w środowisku Amodit. Z kolei wszystkie już istniejące umowy miały zostać zdigitalizowane i przesłane do repozytorium Amodit. Żeby to zrobić, zespół Lafarge musiał zebrać i opisać około 10 tys. dokumentów, a potem zmigrować je na platformę Amodit.

Agnieszka Kaźmierczyk, Head of Digital w Lafarge Polska, koordynowała zarówno proces analizy potrzeb, jak i wdrożenie samego narzędzia.

Największym wyzwaniem projektu było zbadanie specyfiki obecnego procesu powstawania każdego rodzaju umów. Chodziło o to, żeby każdy użytkownik obiegu widział wartość z wdrożenia – przyznaje.

Prace wdrożeniowe nad obiegiem akceptacji umów, z wykorzystaniem elektronicznego podpisu zaawansowanego na platformie Amodit TrustCenter, rozpoczęły się wiosną 2021 roku i trwały do września 2021 roku.

Okazało się, że częścią procesu podpisywania umów sprzedażowych i zakupowych jest proces akceptacji porozumień rabatowych. Po analizie uznaliśmy, że warto wydzielić go z architektury „dużego” obiegu sprzedażowo-zakupowego. Prace nad tym dodatkowym obiegiem zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy w ciągu tygodnia – komentuje Gabriel Stanek, Konsultant Systemu Obiegu Dokumentów, lider projektu ze strony Amodit.

TrustCenter Amodit został na potrzeby Lafarge zintegrowany z cyfrowym kwalifikowanym podpisem Szafir. W procesie wdrożenia platformę Amodit zintegrowano także z Active Directory na platformie Google. Dzięki temu korzystanie z Amodit nie wymaga dodatkowego logowania.

Pierwsze efekty prac zostały zaprezentowane na spotkaniu z udziałem około 20 osób z firmy Lafarge, reprezentujących różne działy zaangażowane w przygotowywanie umów. W toku spotkania zespół projektowy upewnił się, że narzędzie spełnia oczekiwania użytkowników. 

Projekt trafił na epicentrum pandemii, co miało swoje plusy i minusy. Plusem było, że uruchomiło potencjał cyfryzacji poszczególnych procesów, które wcześniej uważano za stricte fizyczne. Natomiast proces budowania, testowania samego narzędzia, a następnie przeszkolenia 200 pracowników z różnych działów, był utrudniony. To wpłynęło na to, że całe wdrożenie trwało trochę dłużej, niż planowaliśmy. Wydłużyliśmy zwłaszcza fazę stabilizacji, wprowadzania drobnych zmian adaptacyjnych. Na szczęście Amodit, jako platforma low-code, na to pozwala

mówi Agnieszka Kaźmierczyk

Korzyści

Pierwsza faza wdrożenia Amodit, zakończona jesienią 2021 roku, okazała się większym sukcesem, niż zakładano. Odsetek nowych umów przygotowywanych w Amodit przekroczył zakładany próg o około 30%. W niektórych obszarach biznesowych wykorzystanie Amodit do podpisywania umów sięga ponad 99%. Procesy akceptacji umów, które potrafiły się ciągnąć tygodniami, obecnie zajmują kilka, kilkanaście godzin i są praktycznie bezkosztowe.

    umów przeprocesowanych w aplikacji

    %

    ww. umów przeszło pełną ścieżkę akceptacji w aplikacji

    %

    ww. umów zostało podpisanych elektronicznie

    umów aktywnych i zakończonych zostało w 100% zarchiwizowanych

    aktywnych użytkowników i ta liczba ciągle rośnie

    Z obiegu podpisu umów zakupowych i sprzedażowych korzysta teraz kilka działów w firmie: zespół prawny oraz osoby z działów controllingu, technologii czy marketingu. Proces akceptacji przebiega szybciej i wymaga mniejszego wysiłku. Uczestnicy procesu pracują tylko na partiach, które wymagają ich akceptacji lub zmiany (stałe zapisy umowy są wyszarzone).

    Tam, gdzie dokumenty funkcjonują w formie papierowej lub są podpisywane podpisem mieszanym, oryginał dokumentu jest digitalizowany. Gotowy dokument trafia do elektronicznego archiwum. Każdy upoważniony użytkownik ma do niego wygodny dostęp. Pozwoliło to firmie Lafarge zrezygnować z dwóch lokalizacji archiwów papierowych, a powierzchnię trzeciego – zredukować. Reszta dokumentów znajduje się w chmurze, która gwarantuje bezpieczeństwo dostępu i procesu autoryzacji.

      Application Business Owner Amodit, który jest wewnętrznym pracownikiem firmy, oferuje pełne wsparcie jeden na jeden nowym użytkownikom oraz kontakt z helpdesk Amodit. Dzięki temu skala wykorzystania rozwiązania w Lafarge, a przez to jego rentowność, rośnie.

      W miarę korzystania z platformy użytkownicy zaczęli zgłaszać swoje pomysły na nowe obiegi. Trwa wdrożenie procesu do zarządzania instrukcjami i procedurami wewnętrznymi. Firma przeszła na licencję Unlimited, żeby wszyscy pracownicy mogli korzystać z Amodit. W przyszłości planuje objąć cyfryzacją procesy administracyjne, takie jak obieg korespondencji firmowej i wspierające dział HR (eTeczki).

        Wdrożenie Amodit jest jednym z kluczowych projektów cyfryzacji Lafarge w Polsce. Z pomocą elektronicznego obiegu dokumentów chcemy stać się organizacją bez papieru, zgodnie z naszą strategią zrównoważonego rozwoju – podkreśla Agnieszka Kaźmierczyk, Head of Digital w Lafarge Polska. – Jesteśmy na progu wdrożenia kolejnego obiegu, tym razem wewnętrznego, ale potrzebnego w dużych firmach: procesu akceptacji procedur i instrukcji firmowych z podpisem zwykłym. Do jego zbudowania wykorzystaliśmy matrycę procesu akceptacji z już uruchomionego obiegu umów

        zauważa Agnieszka Kaźmierczyk

        Firma uruchomiła także program pilotażowy, który ma zachęcić wybranych kontrahentów do współpracy nad dokumentem bezpośrednio na platformie. Od 2023 roku planuje rozszerzyć go na pozostałych partnerów, by popularyzować cyfryzację procesów, zgodnie z przyjętą strategią zrównoważonego rozwoju.

          Dowiedz się więcej

          Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale prawnym?

          Jakie jeszcze obszary możesz usprawnić w swojej firmie?

          Obszar finansowy

          Poprzez automatyzację  system pozwala na efektywniejsze wypracowanie rezultatów dla określonych zadań. 

          Obszar prawny

          Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala na uporządkowanie umów czy aneksów w jednym systemie.

          Obszar kadrowy

          Automatyzacja procesów w obszarze kadrowym pozwala przechowywać wszystkie dane pracowników w jednym miejscu. 

          Obszar administracyjny

          Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź zagubienie dokumentów.

          Obszar IT

          System wspomaga prace działu, dzięki czemu można z łatwością monitorować etapy wdrażanych projektów.