Wstęp

Mobica Limited Sp. z o.o. jest częścią brytyjskiej grupy Mobica, z oddziałami w Łodzi, Warszawie, Szczecinie, Rzeszowie oraz Bydgoszczy. Firma jest doświadczonym dostawcą oprogramowania. Oferuje doradztwo w projektowaniu cyklu życia produktów IT dla firm takich jak Google, Facebook, Intel, ARM, T-Mobile czy Vodafone. W Polsce Mobica zatrudnia ponad 750 osób.

Firma Mobica posiada w Polsce kilka oddziałów i prężnie się rozwija, zatrudniając od paru do nawet 20 nowych pracowników miesięcznie. W „starym” systemie pracownicy działu HR wysyłali akta osobowe nowego pracownika kurierem do Warszawy, gdzie odbywa się cała obsługa kadrowo-płacowa firmy Mobica.

Prowadzenie teczek pracowników w ten sposób pochłaniało znaczną ilość czasu pracowników działu HR i wymagało niemałych nakładów finansowych. Pracownik musiał nadać każdemu dokumentowi numer, opisać go, wpiąć go do akt osobowych chronologicznie i włożyć do szafy w porządku alfabetycznym.

Do tego dochodziły koszty: od tych łatwo zauważalnych, jak zakup co roku nowej szafy pancernej do przechowywania dokumentacji kadrowej oraz wysyłka kurierem, aż po pozornie drobne, jak zakup materiałów biurowych. W firmie takiej jak Mobica obsługa papierowych teczek może kosztować nawet 7 tys. zł miesięcznie, co daje 80 tys. zł w skali roku. Co gorsza, proces zakładania i uzupełniania teczki papierowej nie zawsze przebiegał gładko. Zdarzały się pomyłki, które wymagały odesłania dokumentu do korekty, a potem podmiany na właściwy w teczce fizycznej. To wszystko maksymalnie wydłużało proces i podnosiło koszty obsługi dokumentacji pracowniczej.

W 2020 roku, gdy wybuchła pandemia, właściwie nie dało się załatwić żadnej sprawy administracyjno-kadrowej inaczej niż za pomocą kuriera.

Gdy nasza firma przeszła na pracę zdalną, wąskie gardła procesu dały się nam szczególnie we znaki. Wiele osób wyjechało do rodzinnych miejscowości i obieg akt osobowych stał się jeszcze bardziej utrudniony. Wtedy zapadła decyzja o przejściu na eTeczki. Po rozpoznaniu rynku zdecydowaliśmy się na platformę Amodit, ze względu na zgodność z wymogami prawnymi oraz funkcjonalność narzędzia.

zauważa Marta Marcinkowska, Starszy Specjalista ds. Administracji Personalnej w Mobica

Rozwiązanie

Wdrożenie Amodit rozpoczęło się od analizy przedwdrożeniowej i opracowania słownika terminów, dzięki czemu dokumenty można łatwo wyszukać w systemie. W firmie Mobica słownik terminów powstał na podstawie teczek pracowników z najdłuższym stażem pracy. Słowniki z nazewnictwem najbardziej powszechnych dokumentów są importowane z systemów kadrowo-płacowych, więc nie trzeba się uczyć nowej terminologii. W przypadku rzadkich dokumentów pracownik HR może tworzyć własne słowniki lub zaindeksować je jako „inny”.

W kolejnej fazie zespół Mobica zadbał o przygotowanie papierowych dokumentów do zaimplementowania do eTeczek, a następnie zaimportował dane. By przyśpieszyć najbardziej czasochłonną fazę wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów kadrowych – zdigitalizowanie fizycznych kopii – firma Mobica zdecydowała się skorzystać ze wsparcia certyfikowanej firmy zewnętrznej, poleconej przez Amodit.

Zadaniem firmy Mobica było przede wszystkim zinwentaryzowanie dokumentów kadrowo-płacowych i przygotowanie do przekazania specjalistom, którzy skanowali i OCR-owali papierowe kopie. Po zakończeniu prac musieli także sprawdzić poprawność danych. Dzięki takiemu podziałowi proces wdrożenia i digitalizacji dokumentów został przeprowadzony w około 4 miesiące.

Efekty

Od kwietnia 2022 w firmie Mobica każdy nowy pracownik ma zakładane elektroniczne akta osobowe w postaci eTeczki Amodit. Pracownicy działu HR mają do nich dostęp po zalogowaniu przez przeglądarkę. Przeciętny czas przygotowania i uzupełniania jednej eTeczki skrócił się z kilku godzin do kilkunastu minut.

Przed zaindeksowaniem w eTeczce każdy dokument musi być podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika działu HR. Pozostali pracownicy podpisują w systemie dokumenty podpisem zwykłym (umowa dla pracownika generowana jest w formacie PDF).

Firma Mobica nie ponosi także nowych kosztów związanych z archiwizacją akt osobowych, ponieważ pracownicy dostają swoje elektroniczne akta osobowe w formie cyfrowej lub odbierają papierowe osobiście, a nieodebrane są niszczone po upływie ustawowego terminu.

Na wdrożenie poświęciliśmy sporo pracy, ale warto było. Najtrudniejszą fazą projektu było fizyczne przejście z papieru do systemu, natomiast nauka obsługi eTeczki właściwie nie wymaga szkolenia. eTeczka Amodit to dla nas duże ułatwienie w pracy, włącznie z tym, że przypomina nam o zadaniach do wykonania. Na pewno nie chciałabym już wrócić do teczek papierowych.

podsumowuje Marta Marcinkowska

Korzyści

Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale HR?