Mobica
Wstęp
Mobica Limited Sp. z o.o. jest częścią brytyjskiej grupy Mobica, z oddziałami w Łodzi, Warszawie, Szczecinie, Rzeszowie oraz Bydgoszczy. Firma jest doświadczonym dostawcą oprogramowania. Oferuje doradztwo w projektowaniu cyklu życia produktów IT dla firm takich jak Google, Facebook, Intel, ARM, T-Mobile czy Vodafone. W Polsce Mobica zatrudnia ponad 750 osób.
Do tego dochodziły koszty: od tych łatwo zauważalnych, jak zakup co roku nowej szafy pancernej do przechowywania dokumentacji kadrowej oraz wysyłka kurierem, aż po pozornie drobne, jak zakup materiałów biurowych. W firmie takiej jak Mobica obsługa papierowych teczek może kosztować nawet 7 tys. zł miesięcznie, co daje 80 tys. zł w skali roku. Co gorsza, proces zakładania i uzupełniania teczki papierowej nie zawsze przebiegał gładko. Zdarzały się pomyłki, które wymagały odesłania dokumentu do korekty, a potem podmiany na właściwy w teczce fizycznej. To wszystko maksymalnie wydłużało proces i podnosiło koszty obsługi dokumentacji pracowniczej.
W 2020 roku, gdy wybuchła pandemia, właściwie nie dało się załatwić żadnej sprawy administracyjno-kadrowej inaczej niż za pomocą kuriera.
Gdy nasza firma przeszła na pracę zdalną, wąskie gardła procesu dały się nam szczególnie we znaki. Wiele osób wyjechało do rodzinnych miejscowości i obieg akt osobowych stał się jeszcze bardziej utrudniony. Wtedy zapadła decyzja o przejściu na eTeczki. Po rozpoznaniu rynku zdecydowaliśmy się na platformę AMODIT, ze względu na zgodność z wymogami prawnymi oraz funkcjonalność narzędzia.
Rozwiązanie dla branży IT
Wdrożenie AMODIT rozpoczęło się od analizy przedwdrożeniowej i opracowania słownika terminów, dzięki czemu dokumenty można łatwo wyszukać w systemie. W firmie Mobica słownik terminów powstał na podstawie teczek pracowników z najdłuższym stażem pracy. Słowniki z nazewnictwem najbardziej powszechnych dokumentów są importowane z systemów kadrowo-płacowych, więc nie trzeba się uczyć nowej terminologii. W przypadku rzadkich dokumentów pracownik HR może tworzyć własne słowniki lub zaindeksować je jako „inny”.
W kolejnej fazie zespół Mobica zadbał o przygotowanie papierowych dokumentów do zaimplementowania do eTeczek, a następnie zaimportował dane. By przyśpieszyć najbardziej czasochłonną fazę wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów kadrowych – zdigitalizowanie fizycznych kopii – firma Mobica zdecydowała się skorzystać ze wsparcia certyfikowanej firmy zewnętrznej, poleconej przez AMODIT.
Zadaniem firmy Mobica było przede wszystkim zinwentaryzowanie dokumentów kadrowo-płacowych i przygotowanie do przekazania specjalistom, którzy skanowali i OCR-owali papierowe kopie. Po zakończeniu prac musieli także sprawdzić poprawność danych. Dzięki takiemu podziałowi proces wdrożenia i digitalizacji dokumentów został przeprowadzony w około 4 miesiące.
Efekty
Od kwietnia 2022 w firmie Mobica każdy nowy pracownik ma zakładane elektroniczne akta osobowe w postaci eTeczki AMODIT. Pracownicy działu HR mają do nich dostęp po zalogowaniu przez przeglądarkę. Przeciętny czas przygotowania i uzupełniania jednej eTeczki skrócił się z kilku godzin do kilkunastu minut.
Przed zaindeksowaniem w eTeczce każdy dokument musi być podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika działu HR. Pozostali pracownicy podpisują w systemie dokumenty podpisem zwykłym (umowa dla pracownika generowana jest w formacie PDF).
Firma Mobica nie ponosi także nowych kosztów związanych z archiwizacją akt osobowych, ponieważ pracownicy dostają swoje elektroniczne akta osobowe w formie cyfrowej lub odbierają papierowe osobiście, a nieodebrane są niszczone po upływie ustawowego terminu.
Na wdrożenie poświęciliśmy sporo pracy, ale warto było. Najtrudniejszą fazą projektu było fizyczne przejście z papieru do systemu, natomiast nauka obsługi eTeczki właściwie nie wymaga szkolenia. eTeczka AMODIT to dla nas duże ułatwienie w pracy, włącznie z tym, że przypomina nam o zadaniach do wykonania. Na pewno nie chciałabym już wrócić do teczek papierowych.
Korzyści z zastosowania AMODIT
Sprawdzanie poprawności przy zakładaniu teczki
System „pilnuje”, jaki dokument musi znaleźć się w teczce, żeby była uznana za kompletną (badania, zaświadczenia, etc.).
Automatyczna renumeracja
AMODIT dba o poprawną chronologię i oznaczenie dokumentów, bez względu na kolejność ich wprowadzania.
Zapewnienie zgodności z prawem
Platforma wysyła pracownikowi działu HR powiadomienie przed upływem ustawowych terminów, np. o konieczności usunięcia kary pracowniczej.
Łatwe wyszukiwanie
AMODIT prezentuje podstawowe dane pracownika (stanowisko, przełożony, data rozpoczęcia pracy) i umożliwia wyszukiwanie w różnych konfiguracjach (data, nazwa, pracownik, część teczki, etc.).
Łatwe raportowanie
System pozwala wygodnie podsumować dane zbiorcze (np. dane dotyczące urlopów, kończących się umów, kompletności teczek itd.).
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale HR?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.