Większa efektywność zespołu dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w PCBC
Wygodny dostęp do danych, skrócenie czasu potrzebnego na proces i sprawny przepływ informacji w zespole – to tylko niektóre pozytywne zmiany, które zaszły w PCBC po wdrożeniu Amodit.
Większa efektywność zespołu dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w PCBC
Wygodny dostęp do danych, skrócenie czasu potrzebnego na proces i sprawny przepływ informacji w zespole – to tylko niektóre pozytywne zmiany, które zaszły w PCBC po wdrożeniu Amodit.
Wstęp
Polskie Centrum Badań i Certyfikacji Spółka Akcyjna to firma z ponad sześćdziesięcioletnią tradycją. Jako jednoosobowa spółka Skarbu Państwa powstała 31 października 2002 r. w miejsce państwowej jednostki organizacyjnej o tej samej nazwie. Główną siedzibą Spółki jest Warszawa, ale firma prowadzi również biura w dwóch innych lokalizacjach w Polsce – w Gdańsku oraz w Pile.
Firma zajmuje się:
- certyfikacją systemów zarządzania,
- certyfikacją wyrobów na zgodność z obowiązującymi normami i na znaki jakości,
- certyfikacją rolnictwa ekologicznego,
- oceną zgodności wyrobów,
- prowadzeniem dwóch akredytowanych laboratoriów badawczych (laboratorium nawozów i wyrobów chemicznych w Pile oraz laboratorium wyrobów budowlanych w Gdańsku),
- organizacją szkoleń oraz doskonaleniem kadr w obszarze badań, certyfikacji i oceny zgodności.
PCBC jest partnerem prestiżowych organizacji europejskich i światowych m.in. Międzynarodowego Zrzeszenia Jednostek Certyfikujących IQNET. Wydawane przez firmę certyfikaty są honorowane na całym świecie.
Spółka działa na rynku krajowym, europejskim oraz światowym. W 2022 roku dominowała sprzedaż na rynek krajów spoza UE.
Wyzwanie
PCBC od wielu lat korzysta z systemów informatycznych pomocnych w organizacji oraz zarządzaniu Spółką, w tym z: programu finansowo-księgowego Symfonia oraz kadrowego E-pracownik, CRM, systemów informatycznych dedykowanych do obsługi poszczególnych jednostek biznesowych.
Firmie zależało na optymalizacji procesów biznesowych. Wśród podstawowych oczekiwań znajdowało się usprawnienie: kompleksowego zarządzania dokumentacją księgową (obiegiem faktur) na każdym poziomie organizacyjnym, rejestracji korespondencji, procesu delegacji, rejestracji umów.
Dotychczas wszystkie te procesy były realizowane w formie papierowej.
Rozwiązanie
Zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami w Spółce wdrożone zostały 4 moduły Amodit:
-
- korespondencji przychodzącej i wychodzącej (połączonej z modułem eNadawcy Poczty Polskiej poprzez konektor),
- moduł obiegu faktur (połączonej z systemem Symfonia poprzez konektor),
- moduł umów,
- moduł delegacji krajowych i zagranicznych.
Zdecydowaliśmy się na wdrożenie EOD Amodit ze względu na przejrzysty przepływ informacji dla wszystkich użytkowników biorących udział w danym procesie. Zależało nam na lepszej kontroli obiegu dokumentów oraz skróceniu czasu potrzebnego na realizację poszczególnych procesów. Kolejnym argumentem był ułatwiony dostęp do danych historycznych oraz pełny wgląd w historię przebiegu poszczególnych procesów.
powiedziała Aleksandra Kostrzewa, Prezes Zarządu Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji S.A.
Korzyści
Z perspektywy kilkumiesięcznych obserwacji powdrożeniowych klient zauważył, że informatyzacja procesów obiegu dokumentacji w znaczący sposób ułatwiła zarządzanie firmą i podniosła efektywność pracy zespołu.
Każdy z modułów usprawnił funkcjonowanie firmy w konkretnym obszarze – korzyści wyszczególniono poniżej.
Moduł OBIEG FAKTUR to:
- skrócenie całego procesu,
- brak konieczności opisu faktur w formie papierowej,
- łatwa edycja opisu faktur,
- wszystkie akceptacje etapów procesu w jednym miejscu,
- bezpośredni zapis faktur do Symfonii,
- elektroniczna archiwizacja faktur,
- dostęp do dokumentów, danych historycznych oraz opisów przez przeglądarkę,
- lepsza kontrola czasu procesowania dokumentów,
- pełny wgląd do historii przebiegu procesu,
- automatyczne sprawdzanie kontrahentów na Białej Liście VAT oraz w bazie VIES,
- weryfikacja controllingowa dokumentów w wersji elektronicznej bez konieczności wypożyczania dokumentów papierowych z księgowości,
- sprawna współpraca z kontrahentami, którzy mogą przesłać fakturę bezpośrednio na dedykowany adres e-mail, pomijając etap wysyłki na imienny adres pracownika, co skraca obieg dokumentu.
Moduł UMOWY to:
- wygodny podgląd treści w centralnym rejestrze umów,
- sprawny przepływ informacji dla wszystkich biorących udział w danym procesie,
- łatwe zarządzanie uprawnieniami do umów,
- większa terminowość dzięki inteligentnemu systemowi przypominającemu o kończących się umowach.
Moduł DELEGACJE to:
- łatwe raportowanie wyjazdów służbowych dzięki centralnemu rejestrowi wszystkich delegacji,
- możliwość przygotowania i rozliczenia delegacji drogą elektroniczną,
- automatyczne wyliczanie diet i kosztów podróży służbowej przez system,
- inteligentne powiadomienia, np. o konieczności wypłaty zaliczki, nieobecności w pracy na czas delegacji, konieczności zatwierdzania i rozliczenia wyjazdu, szczegółach rozliczenia delegacji, potrzebie rezerwacji hotelu czy ubezpieczeniu przy delegacji zagranicznej.
Moduł KORESPONDENCJA to:
- możliwość szybkiej i wygodnej rejestracji dokumentów w elektronicznym centralnym rejestrze pism przychodzących i wychodzących (zamiast papierowej księgi korespondencyjnej),
- integracja z modułem eNadawca Poczty Polskiej,
- opcja wyboru gotowych szablonów w procesie.
Dodatkowo we wszystkich powyższych obszarach pracownicy mają możliwość generowania raportów oraz ustawiania opcji raportowych.
Z perspektywy kilkumiesięcznych obserwacji powdrożeniowych, stwierdzamy, że informatyzacja procesów obiegu dokumentacji w znaczący sposób ułatwia zarządzanie firmą i podnosi efektywność pracy zespołu.
mówi Aleksandra Kostrzewa
Firma planuje stworzyć kompleksowy system informatyczny obejmujący większość obszarów działalności. W planach jest doskonalenie funkcjonujących modułów oraz wdrożenie kolejnych procesów, np. zarządzania flotą samochodów służbowych, nieruchomościami, dokumentacji systemowej oraz działania w zakresie podnoszenia kompetencji pracowników.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w swojej firmie?
Jakie jeszcze obszary możesz usprawnić w swojej firmie?
Obszar finansowy
Poprzez automatyzację system pozwala na efektywniejsze wypracowanie rezultatów dla określonych zadań.
Obszar prawny
Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala na uporządkowanie umów czy aneksów w jednym systemie.
Obszar kadrowy
Automatyzacja procesów w obszarze kadrowym pozwala przechowywać wszystkie dane pracowników w jednym miejscu.
Obszar administracyjny
Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź zagubienie dokumentów.
Obszar IT
System wspomaga prace działu, dzięki czemu można z łatwością monitorować etapy wdrażanych projektów.