Elektroniczna archiwizacja dokumentów
Twoja firma się rozwija, a wraz z nią rozrasta się niezbędna dokumentacja? Coraz więcej umów, faktur oraz teczek pracowniczych? Archiwizacja dokumentów jest czasochłonna, a dokumenty w wersji papierowej zabierają powierzchnię biurową w firmie. Rozwiązanie? System AMODIT, dzięki któremu usystematyzujesz i zorganizujesz bazy danych, a w efekcie usprawnisz procesy i zwiększysz efektywność swoich pracowników.
Dla kogo elektroniczne archiwum dokumentów?
E-archiwum AMODIT to rozwiązanie dla każdej firmy, która chce uporządkować i odpowiednio opisać dokumentację. Sprawdzi się szczególnie podczas pracy zespołów, które pracują w kilku oddziałach lub różnych modelach pracy. Za pomocą tego archiwum możesz udostępniać dokumenty szerszej grupie odbiorców niż w przypadku teczek lub folderów przechowywanych lokalnie u jednego pracownika.
Po co elektroniczne archiwum dokumentów?
Archiwum elektroniczne może gromadzić dowolną dokumentację, która w formie skanu lub pliku zostanie wczytana do AMODIT. Dzięki temu ułatwisz sobie przechowywanie dokumentów księgowych, danych osobowych czy umów. Archiwum AMODIT to nie tylko wygoda przechowywania danych, ale również komfort codziennej pracy. Zaawansowane opcje filtrowania i wyszukiwania pozwolą Ci łatwo docierać do każdej informacji.
Korzyści dla Twojej firmy z wprowadzenia e-archiwum dokumentów
AMODIT to elastyczny system, który dostosuje się do potrzeb Twojego biznesu. Automatyzacja działań i elektroniczne obiegi dokumentów to procesy, które usprawniają pracę całej firmy natychmiast po wdrożeniu. W przypadku archiwum dokumentów zyskasz:
Możliwość szybkiej i wygodnej archiwizacji
w kilka chwil
Porządek w dokumentacji
dzięki podziałowi na katalogi i kategorie opisane odpowiednimi metadanymi
Łatwy dostęp
wszyscy uprawnieni użytkownicy mogą swobodnie korzystać ze zarchiwizowanych danych, również podczas pracy zdalnej lub hybrydowej
Pewność i spokój
w systemie nie zginie ani nie zniszczy się żaden dokument
Jeszcze więcej korzyści dla Twojej firmy z wprowadzenia elektronicznego archiwum dokumentów
Dokumenty papierowe w wersji elektronicznej
Zeskanowane dokumenty można przechowywać w systemie AMODIT bez konieczności ich magazynowania. Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, żeby znalazł się w systemie.
Zawsze w terminie dzięki przypomnieniom
Nie musisz już pilnować najważniejszych dat, np. wygaśnięcia umowy. System sam podpowie, kiedy należy wykonać jakąś akcję na dokumencie, który tego wymaga.
Wygodne opcje wyszukiwania
Zamiast wertować segregatory i teczki, wpisz nazwę lub kilka słów zawartych w dokumencie. System jest w stanie odszukać fragment tekstu zawarty w zeskanowanym dokumencie, co ułatwia jego odnalezienie.
Bezpieczeństwo i wersjonowanie plików
Dzięki archiwum dokumentów AMODIT masz wszystko pod kontrolą. System przechowuje pełną historię zmian każdego dokumentu, procesu czy pola. Co ważne, masz natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów – zarówno bieżących, jak i archiwalnych.
Kody kreskowe
AMODIT odczytuje i generuje kody kreskowe. Zeskanowane dokumenty mogą być automatycznie dzielone według kodów.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować archiwum dokumentów w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o elektroniczną archiwizację dokumentów
1 Dlaczego warto postawić na elektroniczną archiwizację dokumentów?
Wdrożenie przynosi korzyści pokrywające wiele obszarów działania firmy:
- Finanse: łatwa archiwizacja faktur i dokumentów finansowych.
- Kadry: przechowywanie dokumentów pracowniczych z automatycznym dostępem.
- Administracja & IT: dokumentacja projektowa, obsługa wewnętrzna — wszystko w zasięgu ręki.
2 Jak elektroniczne archiwum dokumentów wspiera efektywność operacyjną i bezpieczeństwo?
Zgodnie z praktykami DMS i obiegu elektronicznego:
- Automatyzacja i oszczędność czasu — brak ręcznego przekazywania dokumentów, wszystko dzieje się błyskawicznie.
- Redukcja kosztów — mniej papieru, drukarek, magazynowania, a także mniej odpowiedzialności za błędy manualne.
- Zwiększone bezpieczeństwo — szyfrowanie, kontrola dostępu, wersjonowanie i audyt — wszystko jak w DMS.
- Zgodność z przepisami — zachowanie standardów w zakresie retencji dokumentów, audytowalność, wspieranie standardów RODO i ISO.
- Ekologiczne podejście — eliminacja zużycia papieru i oszczędność energii, wpisująca się w działania CSR.
3 W jaki sposób można wdrożyć elektroniczne archiwum w Twojej organizacji?
- Integracja z obecnymi DMS, HR lub ERP — archiwum dostosowuje się do istniejących systemów.
- Automatyczne archiwizowanie finalnych dokumentów zgodnie z wymogami audytowymi i długoterminowymi (np. użycie archiwum CD3 z podpisem czasowym).
- Wsparcie standardów typu ECM/DMS — pełna kontrola, metadane, historia i audyt.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.