Bezpłatna konsultacja
Schemat blokowy

E-Teczka - elektroniczna dokumentacja pracownicza

Zatrudniasz wielu pracowników i szukasz rozwiązania, dzięki któremu skutecznie uporządkujesz ich dokumentację? Chcesz mieć wygodny wgląd w najważniejsze dane pracowników? W systemie elektronicznym AMODIT możesz prowadzić dokumentację pracowniczą w formie e-Teczki. Sprawdź, jaką wygodę, da Ci to narzędzie.

Dowiedz się więcej
Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Dla kogo e-Teczka?

E-Teczka AMODIT jest dedykowana firmom, które chcą, żeby dokumentacja ich pracowników była przechowywana w bezpiecznym archiwum elektronicznym. To rozwiązanie jest zgodne z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. E-Teczka to wygodna opcja dla: przedsiębiorstw prowadzących dokumentację dla setek czy tysięcy swoich pracowników, Centrów Usług Wspólnych, Centrów Usług Korporacyjnych jako podmiotów prowadzących dokumentację dla grup kapitałowych, przedsiębiorstw wielooddziałowych, biur rachunkowych, małych i średnich firm.

Po co e-Teczka?

Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne archiwum dokumentacji? To przede wszystkim redukcja kosztów związanych z drukiem oraz przechowywaniem ton papieru. Dodatkowo możesz wyeliminować niezgodności formalne związane z obsługą dokumentów pracowniczych w wersji tradycyjnej.

Korzyści dla Twojej firmy z e-Teczki

Porządek w dokumentacji pracowniczej to nie jedyne, co zyskasz, wdrażając e-Teczkę AMODIT w swojej firmie. Najważniejsze korzyści to:

Redukcja kosztów

Koniec z wydatkami na ogromne ilości papieru i materiały biurowe oraz powierzchnię do przechowywania dokumentacji.

Różne możliwości wykorzystania

Dzięki temu rozwiązaniu również pracownik może mieć bieżący dostęp do swoich dokumentów, a dodatkowe informacje kadrowe mogą być dostępne w postaci np. portalu pracownika.

Zgodność z przepisami

Zyskujesz pewność, że dokumentacja jest zgodna z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Bezpieczeństwo

Po pierwsze: fizyczne – dokumenty przechowywane w formie elektronicznej nie ulegną zniszczeniu lub zaginięciu, co zdarza się w przypadku archiwów tradycyjnych; po drugie: w zakresie ochrony danych – masz gwarancję zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem.

Przejrzystość i wygoda korzystania

Nowo dołączone dokumenty pojawiają się w odpowiednim miejscu w e-Teczce pracownika, bez konieczności ich odnajdywania i ponownego numerowania. Zyskujesz czas zarówno podczas wprowadzania i porządkowania dokumentów, jak i łatwy wgląd w każdej chwili.

Chcesz wiedzieć, jak elektroniczny teczka pracownicza może zrewolucjonizować pracę z dokumentacją pracowniczą? Poznaj rozwiązanie, które usprawnia pracę wiodących firm w Polsce. Obejrzyj webinar o e-Teczce i zobacz, jak możesz wdrożyć ją w swojej firmie.

Zobacz nagranie

Jeszcze więcej korzyści z elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Elastyczna struktura

E-Teczka składa się z 2 podstawowych części: informacji o pracowniku, nazywanych kartoteką pracownika, oraz dokumentów w części A–E. E-Teczka może być rozbudowana o dodatkowe funkcjonalności i służyć jako portal pracownika, który w jednym miejscu udostępnia wszystkie dane osobowe i kadrowe.

Najważniejsze dane o pracowniku w jednym miejscu

Wśród informacji o pracowniku znajdą się: imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, data zatrudnienia, aktualne stanowisko. Informacje te mogą pochodzić z dowolnego systemu zewnętrznego, np. systemu SAP HR, TETA lub z Active Directory.

Klarowna ścieżka dokumentu

Zanim dokument trafi do teczki pracownika, przechodzi pewien proces: wprowadzenie dokumentu (skanowanie), ewentualny podpis (z możliwością zatwierdzenia kilku dokumentów podpisem elektronicznym), ocena jakości skanu, indeksowanie (przypisanie do konkretnego pracownika, części teczki, uzupełnienie innych pól indeksujących, np. daty, kategorii, wartości wybieranych ze słownika), weryfikacja przez osobę z działu kadr, a na końcu – wpięcie dokumentu do teczki.

Wygodna wyszukiwarka pracowników

Tak wprowadzone dokumenty stanowią rejestr dokumentów, w tym kartotek pracowników, który pozwala szybko zlokalizować pracownika, np.: po miejscu w strukturze organizacyjnej, imieniu, nazwisku czy po jakichkolwiek innych wartościach wprowadzonych do systemu.

PRZEWAGI naszej e-Teczki

Integracje

E-Teczkę AMODIT może integrować się z dowolnymi systemami kadrowymi i nie tylko.

Elastyczność

Obieg dokumentu nie musi kończyć się na jego wpięciu do E-Teczki. Możesz zapewnić mu dalszy obieg w całej firmie, ścieżką, jaką tylko chcesz.

Współpraca

Gdy potrzebujesz zebrać informacje od pracowników lub kandydatów do pracy, możesz dać mu dostęp do formularza. Dzięki temu odciążasz pracowników działu HR.

OCR z AI

Dodawanie dokumentów do E-Teczki może odbywać się automatycznie za pomocą odczytu OCR. Koniec z manualną pracą.

E-podpis

Podpisuj dokumenty za pomocą e-podpisu. Umowy, wnioski o wydanie karty na siłownię i wiele więcej.

Moduł raportowy z AI

Wszystkie dane zawarte w AMODIT możesz wizualizować i analizować. Nie potrzebujesz do tego wiedzy technicznej, zrobisz to z pomocą drag&drop.

Wybierz eTeczkę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji!

W zależności od tego, jakie potrzeby i budżet posiada Twoja firma, wybierz rozwiązanie, które spełni wszystkie Twoje oczekiwania. Elektroniczna teczka pracownicza AMODIT oferowana jest w dwóch wersjach: standard i eTeczka szyta na miarę. Czym się od siebie różnią?

Wybierz najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy

  • eTeczka Standard
  • eTeczka Szyta na miarę
  • Procesy komplementarne

eTeczka Standard

  • Kartoteka pracownika zgodna z wymaganiami.
  • Obsługa różnych form zatrudnienia.
  • Zautomatyzowana numeracja dokumentów.
  • Kompletność teczki.
  • Kontrola duplikatów.
  • Dwustopniowy system uprawnień.
  • Szyfrowanie danych wrażliwych.
  • Monitorowanie terminów ważności.
  • System powiadomień.
  • Podpisywanie elektroniczne dokumentów zgodne z rozporządzeniem.
  • Możliwość podpisywania dokumentów z pracownikiem.
  • Możliwość wykorzystania OCR.
  • Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi (systemy ERP i kadrowo-płacowe).

Dostępna już od 4800 zł rocznie!

eTeczka Szyta na miarę

eTeczka szyta na miarę zawiera w sobie wszystkie możliwości eTeczki standard, a także może posiadać dodatkowe funkcjonalności, które usprawnią codzienną pracę Twojego działu HR.

  • Uprawnienia niestandardowe: przypisywanie uprawnień do dokumentów, kartotek pracowniczych.
  • Wielospółkowość: izolacja danych między spółkami.
  • Inicjalne skanowanie i wczytywanie dokumentacji: skanowanie dokumentów papierowych, odczytywanie i przygotowywanie metadanych, przygotowanie kompletów do importu, import do systemu AMODIT.
  • Migracja dokumentacji z innej aplikacji.
  • Integracja: komunikacja wychodząca z AMODIT.

Inne procesy AMODIT implementowane przy wdrożeniu eTeczki

Oprócz podstawowej obsługi eTeczki i dokumentacji pracowniczej, system AMODIT pozwala na wdrożenie dodatkowych procesów, które wspierają szeroko pojętą cyfryzację i automatyzację HR.

  • Portal pracowniczy: udostępnianie dokumentów np. PIT11, RMUA, paski płacowe, zarządzanie danymi osobowymi, obsługa urlopów, delegacje.
  • Wnioski finansowe i świadczenia dodatkowe: wsparcie finansowe, dofinansowania.
  • Benefity pracownicze i programy lojalnościowe: Multisport, opieka medyczna, prywatne ubezpieczenie, PPK.
  • Administracja i procesy związane z zatrudnieniem: onboarding nowego pracownika, oceny pracownicze, offboarding, procesy rozwiązania umowy, rejestracja czasu pracy.

Zobacz, jak zrobili to inni

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Przeczytaj case study

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie wprowadzić E-Teczkę w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Jakie obszary możesz usprawnić
    W SWOJEJ FIRMIE?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.