Odbierz bezpłatną konsultację
Schemat blokowy

Adecco Poland - akta osobowe pracownika (eteczka)

Centralizacja zadań, zastępowalność podczas nieobecności pracowników i dostęp do wszystkich danych to korzyści, które po wdrożeniu AMODIT obserwuje firma Adecco. Dzięki temu zarządzanie dokumentacją pracowniczą, w tym teczkami akt osobowych, stało się prostsze i bardziej efektywne.
Adecco Klienci AMODIT

Wstęp

Adecco Poland działa w Polsce od 28 lat i jest wiodącą firmą w branży HR, która dostarcza zasoby kadrowe, oferując pracowników tymczasowych i stałych, usługi typu outsourcing oraz usługi zarządzane we wszystkich sektorach.

Jakie podejście do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych posiada firma Adecco Poland? Zobacz wywiad z Katarzyną Gieroń – Kierownik ds. administracji i fakturowania i Agnieszką Ochlińską – Kierownik ds. procesów, implementacji, wdrożeń i usprawnień.

Wyzwania w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą

Firma Adecco zatrudnia średnio około 19 000 pracowników w strukturze rozproszonej na terenie całej Polski, mając tym samym około 50 biur. Taki rozmiar organizacji wiąże się z przetwarzaniem ogromnej ilości dokumentacji pracowniczej, w tym teczek akt osobowych.

Miesięczna wysyłka ponad 1000 umów wymagała rozwiązania, które zautomatyzuje procesy biznesowe, obsłuży dużą liczbę dokumentów oraz zapewni zgodność z polskimi regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów pracowniczych.

Firma Adecco szukała systemu, który zapewni elastyczność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, a jednocześnie umożliwi łatwą integrację z przyszłymi zmianami w organizacji.

Priorytetem była także centralizacja danych oraz automatyzacja procesów biznesowych związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej.

Większość pracowników Adecco pracuje zdalnie, w związku z tym wszystkie dokumenty są przechowywane elektronicznie. Przy pracy z danymi osobowymi zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych było priorytetowe.

Adecco Group jest firmą międzynarodową, dlatego potrzebny był produkt, który można wykorzystać również poza granicami Polski.

Rozwiązania automatyzacji procesów biznesowych

Z uwagi na wewnętrzne procedury, Adecco potrzebowało systemu dopasowanego do swoich potrzeb. Zdecydowano się na wdrożenie AMODIT – narzędzia umożliwiającego zarządzanie eTeczkami oraz automatyzację procesów biznesowych.

Na pierwszym etapie firma korzystała z rozwiązania przejściowego, które umożliwiło szybki start projektu przy jednoczesnym dostosowywaniu procedur. Obecnie AMODIT obsługuje procesy HR oraz prawne, związane m.in. z podpisywaniem umów i zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.

Wdrożenie umożliwiło m.in.:

  • Centralizację dokumentacji w postaci elektronicznych akt osobowych pracowników (eTeczka).
  • Ograniczenie kosztów dzięki eliminacji papierowych dokumentów i konieczności stosowania podpisów kwalifikowanych.
  • Zgodność z przepisami zarówno w Polsce, jak i za granicą.
Automatyzacja w HR

Digitalizacja i automatyzacja procesów biznesowych to dziś konieczność. Przejście na elektroniczne teczki akt osobowych pracowników pozwala zaoszczędzić czas, poprawić komfort pracy oraz zwiększyć efektywność operacyjną.

Nie ma od tego odwrotu – trudno sobie wyobrazić, by w obecnych czasach wszystkie dokumenty nadal były przetwarzane papierowo. Wystarczy zidentyfikować potrzeby i dostarczyć rozwiązanie, które je zaspokoi.

Przemysław Sołdacki

CEO AMODIT

Korzyści z z wdrożenia eTeczki i automatyzacji procesów biznesowych

Już na wstępnym etapie firma Adecco miała możliwość zapoznania się z korzyściami wdrażanego narzędzia. Rozwiązanie zaproponowane przez AMODIT przełożyło się na mnóstwo zmian:

Korzystniejszą ofertę Adecco

Dzięki wdrożeniu AMODIT firma może zaoferować więcej swoim Klientom, wykorzystując udogodnienia, które w obecnych czasach są bardzo ważne. Odchodzi się już od form papierowych, a obsługa Klienta nie jest ograniczona lokalizacją.

Dostęp do danych

Firma Adecco posiada dostęp do wszystkich danych. Pracownik może otrzymać link i uzupełnić niezbędne informacje, co bardzo ułatwia pracę szczególnie przy różnego rodzaju nieobecnościach.

Wzrost satysfakcji Klienta

Na podstawie prowadzonych badań satysfakcji w odniesieniu do Klientów oraz pracowników (wewnętrznych i zewnętrznych firm) wprowadzone zmiany spowodowały wzrost zadowolenia.

Lepszą jakość usług

Firma podniosła poziom swoich usług, co wpłynęło korzystnie zarówno na wewnętrzną działalność organizacji, jak i na współpracę z Klientami.

Poprawę komfortu codziennej pracy i oszczędność czasu

Szczególnie w sytuacji, kiedy dana osoba obsługuje Klienta zlokalizowanego w zupełnie innym punkcie Polski. Uwalnia to czas pracowników i wpływa na ich komfort.

Dowiedz się więcej

Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale HR?

Poznaj nasze rozwiązania dla HR

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Jakie obszary możesz usprawnić
    w swojej firmie?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.