Elektroniczny obieg faktur w firmie
Chcesz usprawnić obieg faktur w Twojej firmie? Masz dość przekazywania dokumentów z rąk do rąk i spóźnień w księgowości? AMODIT zwiększy wydajność Twojego zespołu i zadba o terminowość we współpracy z kontrahentami.
Elektroniczny system obiegu faktur – dla kogo?
Elektroniczny obieg faktur, za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT w Polsce. Dodatkowo elektroniczny obieg faktur znajdzie zastosowanie w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy obszaru działalności. Sprawdzi się szczególnie w dużych firmach, w których codziennie przewijają się setki dokumentów. Zależy Ci na terminowym regulowaniu swoich zobowiązań? AMODIT to rozwiązanie dla Twojego biznesu.
Po co elektroniczny system obiegu faktur?
Obsługa faktur nigdy nie była tak prosta. Wystarczy, że zeskanujesz dokument lub prześlesz go mailem. Po zarejestrowaniu faktury, system automatycznie odczyta dane, przepisze je i udostępni osobom, które są do tego uprawnione. Czas na akceptację i księgowanie kosztów się skraca, a Ty masz pewność, że żaden dokument nie ma prawa zaginąć po drodze.
System zarządzania obiegiem faktur - korzyści
Elektroniczny obieg faktur to obecnie bardzo istotny element usprawniania procesów finansowych i administracyjnych w firmie. Dzięki digitalizacji dokumentów, automatycznemu odczytywaniu danych i jasno zdefiniowanym ścieżkom akceptacji organizacje mogą szybciej przetwarzać faktury, ograniczać liczbę błędów i zwiększać kontrolę nad kosztami. Nowoczesny system zarządzania obiegiem faktur automatyzuje powtarzalne czynności, zapewnia przejrzystość pracy i ułatwia współpracę między działami – od rejestracji dokumentu aż po jego zaksięgowanie. Takie rozwiązanie nie tylko podnosi efektywność pracy księgowości i administracji, lecz także zwiększa bezpieczeństwo finansowe dzięki spójności danych, weryfikacji kontrahentów i eliminacji ryzyka zagubienia dokumentów. Firmy zyskują stały dostęp do aktualnych informacji oraz możliwość generowania szczegółowych zestawień, które wspierają podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.
Poniżej prezentujemy najważniejsze korzyści elektronicznego obiegu faktur oraz dodatkowe funkcje, które jeszcze bardziej wzmacniają efektywność pracy z dokumentami.
Szybka i prosta rejestracja faktur
Faktury są błyskawicznie rejestrowane w systemie, a dane automatycznie odczytywane dzięki OCR. AMODIT sprawdza duplikaty, łączy fakturę z odpowiednim zamówieniem lub umową i kieruje ją do właściwych osób do akceptacji. Umożliwia także opis merytoryczny, dekretację oraz integrację z systemami bankowymi, co przyspiesza dalszą obsługę i płatności.
Łatwa weryfikacja dostawców
System automatycznie sprawdza dane kontrahenta w rejestrach VAT, VIES i GUS, dzięki czemu szybko potwierdzisz jego wiarygodność oraz zgodność informacji jeszcze przed akceptacją i księgowaniem faktury.
Spójne dane dzięki integracji z ERP
Dwukierunkowa integracja z systemem ERP zapewnia pełną zgodność danych w całej organizacji, od informacji o kontrahentach po dekretację i rozliczenia — eliminując rozbieżności i ręczne poprawki.
Intuicyjne tworzenie zestawień i raportów
System umożliwia szybkie generowanie ważnych zestawień, takich jak rejestr faktur, lista dokumentów do zapłaty czy status „oczekuje na oryginał” – co ułatwia bieżącą kontrolę i planowanie finansów.
Natychmiastowa rejestracja dokumentów
W AMODIT możesz dowolnie zarejestrować fakturę w systemie: wczytać zeskanowany plik, przesłać fakturę mailem lub pobrać ją automatycznie ze specjalnie wskazanej skrzynki odbiorczej. Odczytanie wielu różnych plików jednocześnie oraz dokumentów z załącznikami – od teraz szybko i wygodnie.
Automatyczne odczytywanie danych
Po przekazaniu faktury do AMODIT system automatycznie odczyta treść dokumentu i wprowadzi odczytane dane we właściwe pola na formularzu. Dokument jest od razu gotowy, by przekazać go do opisu merytorycznego osobom odpowiedzialnym za dany koszt. Sprawnie, szybko i transparentnie.
Integracja z systemami ERP
Wymiana danych z systemami ERP jest dwukierunkowa. Do AMODIT importujesz informacje o liście kontrahentów, kontach, projektach i inne dane niezbędne do prawidłowego opisania kosztów z faktury. Eksportujesz dane do prawidłowego zaksięgowania dokumentów.
Sprawdzanie baz zewnętrznych
W ramach procesu obiegu faktur możesz sprawdzić, czy dany kontrahent istnieje w bazach Ministerstwa Finansów lub, czy jest czynnym płatnikiem VAT. Ta funkcja umożliwia również sprawdzenie, czy otrzymana faktura nie nosi znamion oszustwa. Dodatkowo możesz stworzyć paczki przelewów, uwzględniając split payment, oraz pobierać kursy walut i wiele innych.
Monitorowanie przebiegu procesu
Chcesz mieć pełne i bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu w firmie? Z AMODIT w każdej chwili wygodnie sprawdzisz, kto i na jakim etapie przetrzymuje dokument lub ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a dostęp do nich jest łatwo dostępny.
Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obieg faktur w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o elektroniczny obieg faktur
1 Czy system AMODIT współpracuje z innymi programami używanymi w mojej firmie?
Tak, AMODIT oferuje dwukierunkową integrację z systemami klasy ERP. Pozwala to na importowanie danych kontrahentów, kont czy projektów oraz na eksportowanie danych potrzebnych do zaksięgowania dokumentów, co zapewnia spójność informacji w całej firmie.
2 Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy?
Elektroniczny obieg dokumentów stanie się obowiązkowy w związku z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Do tego czasu korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów pozostaje dobrowolne, choć coraz częściej wybierane ze względu na wygodę i automatyzację procesów.
3 Kiedy obowiązek elektronicznych faktur?
Obowiązek stosowania elektronicznych faktur w Polsce (poprzez Krajowy System e-Faktur, KSeF) rozpoczyna się etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
4 Jakich faktur nie dotyczy KSeF?
KSeF nie dotyczy faktur wystawianych dla konsumentów (B2C), faktur uproszczonych (paragonów z NIP do 450 zł), faktur objętych procedurami szczególnymi VAT (np. marża), dokumentów wystawianych offline w czasie awarii systemu oraz faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne, które nie mają obowiązku stosowania polskich zasad fakturowania.
5 Czy trzeba trzymać faktury w wersji papierowej?
Nie, nie trzeba przechowywać faktur w wersji papierowej – elektroniczne faktury mają taką samą moc prawną jak papierowe, a po wdrożeniu obowiązkowego KSeF wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie, co zwalnia firmy z konieczności archiwizowania ich w formie papierowej.
6 Czy muszę drukować faktury elektroniczne?
Nie, nie musisz drukować faktur elektronicznych – są one pełnoprawnym dokumentem w formie cyfrowej, a po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF ich drukowanie nie będzie wymagane, ponieważ wszystkie dane są przechowywane i udostępniane bezpośrednio w systemie.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.