Elektroniczny obieg umów

AMODIT dostarcza prostego mechanizmu wersjonowania dokumentów. Dotyczy to każdego typu dokumentu nie tylko dokumentów MS Office, które mogą być edytowane online i są wersjonowanie automatycznie. Dokumenty typu PDF, JPG itp. mogą być dodawane do spraw w AMODIT. Dysponując nową wersją tego samego dokumentu np. skanu podpisanej umowy, możemy go wczytać jako nową wersję już załączonego dokumentu. Utrzymujemy w ten sposób porządek na liście dokumentów, mając na niej jedną pozycję np. umowa.pdf, a „pod nią” wersję bez podpisu i aktualną wersję z podpisem.

Standardowe umowy, pisma, odpowiedzi czy formularze wymagające jedynie uzupełnienia danych w określonych miejscach to sytuacje, w których AMODIT doskonale będzie Cię wspierał. Wystarczy, że przygotujesz szablon dokumentu i wskażesz w nim, w których miejscach mają być wstawione dane z pól formularza Twojego procesu. Raz przygotowany dokument MS Word umieszczony w definicji procesu, będzie dostępny w każdej sprawie w ramach tego procesu. Wystarczy, że użytkownicy wypełnią dane na formularzu, proces przejdzie przewidziane w nim etapy akceptacji i możesz drukować gotową umowę, pismo czy odpowiedź. Ta funkcjonalność szczególnie przydatna jest w dziale kadr (umowy, zlecenia, o dzieło), działach BHP (różnego rodzaju protokoły, pisma itp.), działach sprzedaży (proste standardowe umowy).

Zebranie opinii dotyczących umowy może zająć wiele dni, szczególnie jeżeli o opinię będziemy prosili kolejno różne osoby czy działy. AMODIT pozwala na udostępnienie sprawy z umową jednocześnie dla wielu osób. Każdy może zapoznać się z aktualnym stanem umowy, wnieść poprawki w treści (zobacz: wspólna praca na dokumencie), ale może również wyrazić swoją opinię/stanowisko na temat umowy czy proponowanych zmian. Do tego celu ma na formularzu dostępną tabelę np. o nazwie „Opiniowanie” i w niej szereg informacji zgodnie ze sposobem opiniowania w Twojej firmie. Przykładowo mogą to być kwestie: „Ocena ryzyka finansowego”, „Wpływ na środowisko”, „Opinia prawna”, „Opinia podatkowa”, „Wpływ na zatrudnienie”, „Wpływ na inne umowy”, „Ocena dotychczasowej współpracy z kontrahentem” i wiele innych. Każda z tych opinii jest wyrażana przez inny dział lub osobę. Możliwość pracy na tym samym formularzu, bez potrzeby przekazywania go do kolejnych osób, jest kluczowa dla sprawnego zebrania tych opinii.