System wspierający RODO
Dzisiaj RODO to podstawa. Zależy Ci, żeby wymagane rejestry i cała dokumentacja była przechowywana zgodnie z tym rozporządzeniem? Zrobisz to z łatwością dzięki wsparciu systemu AMODIT, który pozwoli Ci zdefiniować dowolne zbiory dokumentów i procesów. Wykorzystuj gotowe rejestry wymagane przez RODO i dostosuj je do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu.
Funkcjonalności systemu wspierającego RODO
Dokumenty i rejestry w jednym miejscu
W jednym miejscu zgromadzisz wszystkie niezbędne dokumenty i rejestry związane z ochroną danych osobowych.
Gotowe szablony
Otrzymasz skonfigurowane rejestry oraz gotowe szablony dokumentów, które będziesz mógł dowolnie modyfikować.
Monitoring i uprawnienia
AMODIT to natychmiastowy dostęp do bieżących dokumentów i archiwalnych wersji oraz pełnej historii wprowadzanych zmian.
Statusy i cykl życia dokumentów
System przechowuje zmiany stanu dokumentu. Co to oznacza? Możesz udzielać upoważnień dostępu do danych z pełną gwarancją ich bezpieczeństwa.
Podpisy elektroniczne
Każda zgoda rejestrowana w systemie może być opatrzona podpisem elektronicznym.
Definiowalne procesy
System AMODIT pozwala definiować dowolne procesy związane np. z udzielaniem upoważnień lub zbieraniem akceptacji.
Korzyści z wprowadzenia systemu wspierającego RODO
Wszystkie dokumenty i rejestry
związane z ochroną danych osobowych w jednym miejscu.
Natychmiastowy dostęp
do dokumentów bieżących, archiwalnych oraz do pełnej historii zmian.
Łatwa modyfikacja
Szybka i wygodna obsługa
Możliwość
Bezpieczeństwo danych
Rejestry RODO
System AMODIT pozwoli Ci zdefiniować dowolne rejestry, zbiory dokumentów i procesy. W przygotowanych szablonach znajdują się gotowe rejestry wymagane przez RODO, które dostosujesz do własnych potrzeb.
Masz do dyspozycji rejestry z różnych obszarów ewidencji, tj.:
- administratorzy systemów informatycznych,
- zbiory danych osobowych,
- upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
- incydenty bezpieczeństwa,
- protokoły kontroli zabezpieczeń,
- sprzeciwy przetwarzania danych,
- udostępnienia danych,
- inna dokumentacja RODO.
Wzorce dokumentów
W AMODIT możesz korzystać z przykładowych dokumentów, w tym Polityki Bezpieczeństwa oraz opisu spełnienia wymagań RODO przez system informatyczny. Jak dostosować je do potrzeb firmy? Przede wszystkim uwzględnij stosowane zabezpieczenia oraz używane systemy informatyczne.
Szablony upoważnień i oświadczeń
AMODIT obsługuje tworzenie formularzy i umożliwia ich łatwą modyfikację. W przykładowych szablonach znajdziesz odpowiednie oświadczenia oraz możliwość składania podpisów.
Formularze mogą zawierać również linki do właściwych dokumentów i dowolne pola do wypełnienia. Dzięki temu zarejestrujesz potrzebne informacje, a następnie zrobisz na ich podstawie zestawienia.
Definiowalne procesy
System pozwala definiować dowolne procesy związane np. z udzielaniem upoważnień i zbieraniem akceptacji. Na przygotowanym szablonie procesu wyznaczania administratora systemów informatycznych zobaczysz, jak może wyglądać taki proces.
Co możesz zdefiniować w ramach procesu? Między innymi:
- zakresy odpowiedzialności,
- dołączać dokumentację do akceptacji,
- wprowadzać potrzebne dane,
- zbierać podpisy.
Przebieg procesu jest wyświetlany w postaci diagramu, na którym można prześledzić, kto i kiedy wykonywał kolejne zadania w procesie. Dostępne u góry ekranu przyciski pozwalają szybko wywołać potrzebną akcję. Wszystkie elementy procesu można dostosować do własnych potrzeb lub stworzyć własne rozwiązania.
Zestawienia
Na podstawie wszystkich zbieranych i przetwarzanych danych można tworzyć zestawienia w postaci list i tabel (w tym przestawnych).
Podpisy elektroniczne
Wszelkie zgody rejestrowane w systemie AMODIT mogą być opatrzone podpisem elektronicznym. Dzięki temu w bezpieczny i wygodny sposób zweryfikujesz, kto i kiedy potwierdził zapoznanie się z informacjami lub udzielił zgody bądź upoważnienia.
Historia zmian
System przechowuje pełną historię zmian każdego dokumentu, procesu i pola. Co to oznacza? Jeśli dana sprawa, np. upoważnienie zmienia etap – zostaje przesłana do innej osoby lub zmieniana jest wartość dowolnego pola na formularzu – system odnotuje to w historii wraz z informacją o tym, kto i kiedy wprowadził taką zmianę.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować RODO w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o funkcjonalności systemu wspierającego RODO
1 Czym jest funkcjonalność RODO w AMODIT?
To moduł systemu AMODIT, który umożliwia przechowywanie dokumentów i rejestrów wymaganych przez RODO w jednym miejscu, z pełną możliwością dostosowania do specyfiki Twojego biznesu. Użytkownicy korzystają z gotowych szablonów rejestrów i dokumentów, które można łatwo modyfikować.
2 Czy mogę modyfikować te rejestry i dokumenty?
Tak. AMODIT udostępnia gotowe dokumenty i rejestry, które można swobodnie dostosowywać do indywidualnych potrzeb firmy
3 Jak działa zarządzanie dokumentacją w systemie?
System AMODIT wspierający RODO umożliwia:
- zbieranie dokumentów i rejestrów w jednym miejscu,
- monitoring zmian i wersjonowanie,
zarządzanie uprawnieniami dostępu, - śledzenie statusów dokumentów i pełnego cyklu życia oraz historii zmian (audit trail)
4 Na czym polega historia zmian w dokumentach RODO w AMODIT?
System zapisuje historię każdej zmiany — kto, kiedy i jakie wprowadził zmiany w dokumentach, procesach i formularzach. Zapewnia to pełną transparentność i możliwość audytu.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.