Rozliczanie zaliczek pracowników

Użytkownik, który będzie chciał rozliczyć zaliczkę, stworzy nową sprawę, a następnie wypełni formularz. W kolejnych wierszach wprowadzi dokumenty z datami i kwotami, z uwzględnieniem sposobu zapłaty (osobna kolumna na płatności wykonane kartą firmową, które nie wymagają zwrotu zaliczki). W formularzu znajdzie się również rubryka na informacje na temat samochodu służbowego i jego przebiegu.

Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać kolejne pozycje w momencie, gdy będzie ponosił koszty. W zakładce Historia zostaną zarejestrowane wszystkie zmiany, np. w wartościach pól, dodawanie pozycji do rozliczenia, dodawanie i usuwanie dokumentów. Gdy rozliczenie za dany miesiąc będzie kompletne, pracownik będzie mógł przesłać je do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.

AMODIT dostosuje się do potrzeb Twojej firmy. Użytkownicy będą mogli rozliczać zaliczki na dwa sposoby. Pierwszy uwzględnia zeskanowanie dokumentów i dołączenie ich do rozliczenia w formie pliku. Pracownik może również pominąć skanowanie faktur – dostarczy je do sekretariatu w formie papierowej, a w systemie dokona jedynie akceptacji.

Dokument może być podpisywany zarówno w momencie jego składania, jak i podczas akceptacji. Ten mechanizm daje pełną kontrolę zmian w dokumencie (lub jego części). Po edycji dokumentu system wymusi anulowanie dotychczasowego podpisu i poprosi o nowy.

Podpisy mogą być umieszczane bezpośrednio na formularzu. Pozwala to np. oddzielić akceptację merytoryczną od akceptacji księgowej. Dzięki temu różne części formularza rozliczenia zaliczki mogą być podpisywane przez właściwe osoby.

W niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie w księgowości dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. Wystarczy wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami – niewymagane są do tego żadne dodatkowe prace konfiguracyjne.

Na wydruku automatycznie umieszczana jest data modyfikacji i suma kontrolna. Pozwala to zweryfikować, czy wydruk jest aktualny. Możesz tam również umieścić kod kreskowy lub 2D (np. QR lub Aztec), który może zawierać dowolnie wybrane informacje.

Możesz skorzystać z gotowego szablonu procesu rozliczania zaliczek i dostosować go do swoich potrzeb lub zaprojektować go od zera. Wystarczy podać nazwy etapów i typowe przejścia pomiędzy nimi. AMODIT daje swobodę. Nie musisz definiować wszystkich możliwych sytuacji ani określać szczegółowych reguł.