Rozliczenie zaliczek pracownika
Czy Twoi pracownicy często odbywają podróże służbowe? Chcesz zoptymalizować proces rozliczania zaliczek pracowniczych w swojej firmie? Zależy Ci na automatyzacji działań i jasnych zasadach rozliczania zaliczek? Koniec z chaosem w dokumentacji i problemem z transakcjami w obcych walutach. Przekonaj się, dlaczego Twoja konkurencja wybiera AMODIT, i co Ty na tym zyskasz.
Dla kogo kluczowa będzie automatyzacja procesu rozliczania zaliczek?
Dla firm, których pracownicy podróżują służbowo z opcją pobierania zaliczek, również w obcej walucie. System AMODIT jest idealnym rozwiązaniem dla firm zarządzających licznymi zaliczkami pracowniczymi, umożliwiając efektywne i bezbłędne rozliczanie zaliczek nawet przy dużej liczbie transakcji. Jeśli chcesz usprawnić swoją codzienną pracę związaną z rozliczaniem zaliczek pracowniczych, to jest to rozwiązanie dla Ciebie.
Dlaczego warto usprawnić proces rozliczania zaliczek?
Zaliczki mogą być elementem procesu finansowego podsumowania podróży służbowych lub sposobem rozliczania się z kontrahentami na zasadzie płatności częściowych w procesie obiegu faktur. Bez względu na rodzaj dokumentu kosztowego konieczna jest jego weryfikacja i akceptacja przez osoby decyzyjne. W AMODIT stworzysz klarowne ścieżki akceptacji, które przyspieszą ten proces i ułatwią dostęp do informacji.
Korzyści dla Twojej firmy z usprawnienia procesu rozliczania zaliczki
Automatyzacja procesu rozliczania zaliczek pracowniczych z systemem AMODIT znacząco usprawnia pracę zespołu, redukując błędy i przyspieszając operacje finansowe.
Przechowywać w jednym miejscu
wszystkie koszty związane z konkretną podróżą służbową
Obsługiwać dowolne waluty
i przeliczać ich kursy
Stosować podpis elektroniczny
w obecności osoby wypłacającej zaliczkę
Sprawdzać status
rozliczenia zaliczki
Tworzyć ścieżki akceptacji
dla poszczególnych kategorii dokumentów
Dokonać integracji
z systemem ERP
Jeszcze więcej korzyści z automatyzacji procesu rozliczania zaliczki w Twojej firmie
Sprawne tworzenie rozliczenia
Użytkownik, który będzie chciał rozliczyć zaliczkę, stworzy nową sprawę, a następnie wypełni formularz. W kolejnych wierszach wprowadzi dokumenty z datami i kwotami, z uwzględnieniem sposobu zapłaty (osobna kolumna na płatności wykonane kartą firmową, które nie wymagają zwrotu zaliczki). W formularzu znajdzie się również rubryka na informacje na temat samochodu służbowego i jego przebiegu.
Przejrzyste ścieżki akceptacji
Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać kolejne pozycje w momencie, gdy będzie ponosił koszty. W zakładce Historia zostaną zarejestrowane wszystkie zmiany, np. w wartościach pól, dodawanie pozycji do rozliczenia, dodawanie i usuwanie dokumentów. Gdy rozliczenie zaliczki za dany miesiąc będzie kompletne, pracownik będzie mógł przesłać je do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.
Zaawansowane formularze
AMODIT dostosuje się do potrzeb Twojej firmy. Użytkownicy będą mogli rozliczać zaliczki na dwa sposoby. Pierwszy uwzględnia zeskanowanie dokumentów i dołączenie ich do rozliczenia w formie pliku. Pracownik może również pominąć skanowanie faktur – dostarczy je do sekretariatu w formie papierowej, a w systemie dokona jedynie akceptacji.
Monitorowanie zmian w sprawie
Dokument może być podpisywany zarówno w momencie jego składania, jak i podczas akceptacji. Ten mechanizm daje pełną kontrolę zmian w dokumencie (lub jego części). Po edycji dokumentu system wymusi anulowanie dotychczasowego podpisu i poprosi o nowy.
Wygodna struktura dokumentu
Podpisy mogą być umieszczane bezpośrednio na formularzu. Pozwala to np. oddzielić akceptację merytoryczną od akceptacji księgowej. Dzięki temu różne części formularza rozliczenia zaliczki mogą być podpisywane przez właściwe osoby.
Integracja z systemem ERP
W niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie w księgowości dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. Wystarczy wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami – niewymagane są do tego żadne dodatkowe prace konfiguracyjne.
Zawsze aktualne dokumenty
Na wydruku automatycznie umieszczana jest data modyfikacji i suma kontrolna. Pozwala to zweryfikować, czy wydruk jest aktualny. Możesz tam również umieścić kod kreskowy lub 2D (np. QR lub Aztec), który może zawierać dowolnie wybrane informacje.
Struktura organizacyjna
Możesz skorzystać z gotowego szablonu procesu rozliczania zaliczek i dostosować go do swoich potrzeb lub zaprojektować go od zera. Wystarczy podać nazwy etapów i typowe przejścia pomiędzy nimi. AMODIT daje swobodę. Nie musisz definiować wszystkich możliwych sytuacji ani określać szczegółowych reguł.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować rozliczanie zaliczek w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.
Definicja i kluczowe pojęcia rozliczania zaliczek pracowniczych
Rozliczanie zaliczek pracowniczych
Proces zarządzania zaliczkami wypłacanymi pracownikom na poczet przyszłych wydatków służbowych. Obejmuje wydanie zaliczki, dokumentację wydatków oraz ich ostateczne rozliczenie, zgodnie z procedurami wewnętrznymi i przepisami prawa.
Zaliczka pracownicza
Kwota wypłacona pracownikowi przed realizacją wydatków, przeznaczona na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi, zakupami służbowymi czy innymi wydatkami na potrzeby firmy.
Wydatki służbowe
Koszty poniesione przez pracownika w związku z realizacją obowiązków zawodowych, np. koszty podróży, noclegów, posiłków czy materiałów biurowych. Dokumentowane są paragonami, fakturami lub innymi dowodami zakupu.
Polityka rozliczania zaliczek
Zbiór zasad i procedur regulujących przyznawanie, wydatkowanie oraz rozliczanie zaliczek w firmie. Powinna uwzględniać limity, wymagane dokumenty oraz terminy rozliczeń.
Termin rozliczenia zaliczki
Czas, w którym pracownik musi rozliczyć otrzymaną zaliczkę poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów potwierdzających wydatki i zwrot niewykorzystanych środków.
Zwrot zaliczki
Proces przekazania przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki do pracodawcy. Wymaga precyzyjnego rozliczenia oraz dokumentacji.
Dokumentacja zaliczek
Zbiór dokumentów potwierdzających wydatki pracownika, w tym faktury, paragony, bilety i raporty z podróży służbowych. Są one podstawą do zatwierdzenia rozliczenia zaliczki.
System do rozliczania zaliczek
Narzędzie informatyczne wspierające proces zarządzania zaliczkami, np. system AMODIT. Umożliwia automatyzację takich zadań jak wnioskowanie o zaliczki, zatwierdzanie wydatków oraz generowanie raportów.
Rozliczanie zaliczek w systemie AMODIT
Funkcja w systemie AMODIT umożliwiająca kompleksowe zarządzanie procesem przyznawania i rozliczania zaliczek. System wspiera: elektroniczne wnioskowanie o zaliczkę, archiwizację dokumentacji wydatków, automatyczne przypomnienia o terminach rozliczeń, generowanie raportów zgodnych z polityką firmy.
Raport z rozliczenia
Podsumowanie wszystkich zaliczek przyznanych i rozliczonych przez pracownika w określonym czasie. Zawiera szczegóły dotyczące poniesionych wydatków, ich kategorii oraz rozliczenia różnicy między wydaną kwotą a poniesionymi kosztami.
Przypomnienia o rozliczeniu zaliczek
Funkcja automatycznych powiadomień, dostępna w systemach takich jak AMODIT, która pomaga pracownikom i pracodawcom dotrzymywać terminów rozliczeń.
Kontrola zaliczek
Mechanizm weryfikujący poprawność i zgodność wydatków z polityką firmy oraz dokumentacją przed zatwierdzeniem rozliczenia.
Zaliczka podróżna
Specyficzny rodzaj zaliczki przyznawanej pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, takich jak transport, zakwaterowanie czy diety.
Rozliczenie różnicy
Proces zwrotu nadwyżki (jeśli zaliczka była wyższa niż wydatki) lub dopłaty (jeśli wydatki przewyższyły zaliczkę) pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.