Dyrektywa o sygnalistach

Od kiedy obowiązuje dyrektywa o sygnalistach?

Dyrektywa o sygnalistach (UE) 2019/1937 została przyjęta 23 października 2019 r., a weszła w życie 16 grudnia 2019 r. Państwa członkowskie Unii Europejskiej miały obowiązek wdrożyć jej przepisy do prawa krajowego do dnia 17 grudnia 2021 r. – w odniesieniu do sektora publicznego oraz przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 250 pracowników. Dla mniejszych podmiotów prywatnych (50–249 pracowników) termin implementacji został przedłużony do 17 grudnia 2023 r.
W Polsce prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą dyrektywę wciąż trwają (marzec 2025). Oznacza to, że pomimo upływu terminu, Polska nie uchwaliła jeszcze ustawy w pełni implementującej przepisy unijne. Tym samym, organizacje powinny śledzić postęp prac nad ustawą i odpowiednio przygotować się do jej wejścia w życie, by uniknąć ryzyka niezgodności.

Wymogi prawne

Zgodnie z dyrektywą, system dla sygnalistów musi spełniać szereg kluczowych wymagań:
• Poufność – tożsamość sygnalisty musi być chroniona na każdym etapie postępowania.
• Bezpieczeństwo – dane muszą być przechowywane i przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami RODO.
• Dostępność – system powinien być łatwo dostępny dla wszystkich uprawnionych do zgłaszania naruszeń.
• Terminowość – zgłoszenia powinny być obsługiwane w określonych ramach czasowych (np. potwierdzenie odbioru w ciągu 7 dni, informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy).
• Niezależność – kanał zgłoszeniowy powinien być zarządzany w sposób umożliwiający bezstronne prowadzenie postępowań.
Państwa członkowskie mogą również rozszerzyć katalog objętych ochroną naruszeń poza te wymienione w dyrektywie, np. o kwestie etyczne, mobbing czy nadużycia wewnętrzne.

Konsekwencje dla organizacji

Wdrożenie dyrektywy to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także istotny element budowania kultury organizacyjnej opartej na etyce, przejrzystości i odpowiedzialności. Organizacje, które zignorują obowiązki wynikające z przepisów, mogą zostać narażone na sankcje, postępowania administracyjne oraz utratę reputacji.
Dobrze wdrożony system zgłaszania naruszeń przynosi także korzyści:
• umożliwia szybką reakcję na potencjalne problemy,
• wspiera compliance i zarządzanie ryzykiem,
• zwiększa zaufanie pracowników i interesariuszy,
• ogranicza skalę potencjalnych strat finansowych i wizerunkowych.

Jak AMODIT wspiera wdrożenie dyrektywy o sygnalistach

Platforma AMODIT to kompleksowe narzędzie do obsługi zgłoszeń sygnalistów, które spełnia wszystkie wymogi stawiane przez unijną dyrektywę i krajowe przepisy wykonawcze. Dzięki elastycznej architekturze opartej na workflow, AMODIT pozwala w prosty sposób zbudować i dostosować proces zgłaszania naruszeń do specyfiki danej organizacji.

Najważniejsze funkcjonalności AMODIT:

• Anonimowe i jawne kanały zgłoszeń – możliwość składania zgłoszeń przez pracowników i współpracowników bez logowania.
• Automatyczne ścieżki obsługi – zgłoszenia trafiają do wyznaczonych osób lub działów odpowiedzialnych, bez konieczności ręcznego przydzielania.
• Bezpieczna archiwizacja dokumentacji – zgodna z RODO i wymaganiami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
• Możliwość audytu – każda akcja w systemie jest rejestrowana i możliwa do prześledzenia, co wspiera transparentność i zgodność z procedurami.
• Raportowanie i statystyki – dostęp do danych statystycznych o zgłoszeniach, czasie reakcji i statusie spraw.

Dyrektywa a cyfrowa transformacja

Wdrożenie systemu dla sygnalistów z pomocą platformy takiej jak AMODIT to także krok w stronę cyfryzacji procesów compliance i zarządzania ryzykiem. Automatyzacja obsługi zgłoszeń, śledzenie postępów spraw i integracja z innymi systemami IT (np. DMS, HRM, ERP) pozwala na zwiększenie efektywności operacyjnej i poprawę nadzoru wewnętrznego.
Wdrażając takie rozwiązanie, organizacja nie tylko spełnia obowiązki prawne, ale także wzmacnia swoją odporność na kryzysy, poprawia relacje wewnętrzne i zyskuje realne narzędzie do przeciwdziałania nadużyciom.

Podsumowanie

Dyrektywa o sygnalistach to szansa na wzmocnienie mechanizmów etycznego zarządzania w organizacji. Obowiązek wdrożenia bezpiecznych i efektywnych kanałów zgłoszeniowych nie musi być wyzwaniem – z platformą AMODIT można go zrealizować szybko, zgodnie z przepisami i z korzyścią dla całej organizacji.