Elektroniczny obieg faktur
Elektroniczny obieg faktur to proces cyfrowego zarządzania fakturami, który automatyzuje ich rejestrację, weryfikację, akceptację i archiwizację. Głównym celem tego rozwiązania jest zwiększenie efektywności i transparentności w firmie poprzez eliminację papierowej dokumentacji oraz ręcznego wprowadzania danych.
Korzyści z elektronicznego obiegu faktur:
- Oszczędność czasu: Automatyzacja procesów takich jak rejestracja i przetwarzanie faktur znacznie redukuje czas potrzebny na obsługę dokumentów.
- Redukcja błędów: Automatyczne odczytywanie i wprowadzanie danych zmniejsza ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem informacji. To gwarantuje dokładność i spójność danych finansowych.
- Ścieżki akceptacji: Faktury są automatycznie kierowane do odpowiednich osób w celu ich weryfikacji i akceptacji. Systemy te pozwalają na monitorowanie statusu każdej faktury, co eliminuje opóźnienia i zagubienia dokumentów.
- Integracja z ERP: Elektroniczny obieg faktur może być zintegrowany z systemami ERP. Pozwala to na dwukierunkową wymianę danych. Dzięki temu wszystkie dane są aktualizowane na bieżąco, co ułatwia zarządzanie finansami.
- Kontrola i monitorowanie: Systemy elektronicznego obiegu faktur umożliwiają bieżące śledzenie procesów i szybki dostęp do informacji na temat statusu dokumentów. Przejrzystość i dostępność danych pozwala na lepsze zarządzanie i kontrolę nad procesami finansowymi.
Jak działa elektroniczny obieg faktur?
- Rejestracja dokumentów: Faktury są rejestrowane w systemie poprzez skanowanie, przesłanie mailem lub automatyczne pobranie ze skrzynki odbiorczej.
- Automatyczne odczytywanie danych: System automatycznie odczytuje i wprowadza dane z faktury do odpowiednich pól w formularzu.
- Przekazywanie do akceptacji: Faktury są automatycznie przesyłane do odpowiednich osób w celu ich opisu merytorycznego i akceptacji.
- Integracja z systemami ERP: Wymiana danych z systemami ERP umożliwia importowanie informacji o kontrahentach i innych niezbędnych danych oraz eksportowanie danych do zaksięgowania dokumentów.
- Sprawdzanie baz zewnętrznych: System może sprawdzać, czy kontrahent figuruje w bazach Ministerstwa Finansów, jest czynnym płatnikiem VAT oraz pobierać kursy walut i tworzyć paczki przelewów.
Przykłady zastosowania
Firmy z różnych branż takich jak FMCG czy wydawnicza, korzystają z elektronicznego obiegu faktur, aby usprawnić swoje procesy finansowe. Digitalizacja tych procesów pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami oraz zmniejszenie ryzyka błędów i opóźnień.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg faktur to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi liczne korzyści dla firm. Automatyzacja, redukcja błędów, ścieżki akceptacji, integracja z systemami ERP oraz pełna kontrola i monitorowanie procesów sprawiają, że jest to niezbędne narzędzie dla każdej nowoczesnej organizacji dążącej do zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy zarządzania finansami.