eTeczka
eTeczka to nowoczesne rozwiązanie przeznaczone do zarządzania dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej. eTeczka pracownicza oferuje szeroką gamę funkcjonalności, które ułatwiają przechowywanie, organizację i dostęp do dokumentów pracowników, zapewniając jednocześnie pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Dlaczego warto wdrożyć eTeczkę?
- Redukcja kosztów: Eliminuje konieczność drukowania i przechowywania papierowej dokumentacji, co przekłada się na znaczne oszczędności.
- Bezpieczeństwo: Elektroniczne przechowywanie dokumentów zabezpiecza je przed zniszczeniem, zagubieniem oraz nieuprawnionym dostępem.
- Zgodność z przepisami: System jest zgodny z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., co gwarantuje legalność przechowywania dokumentacji.
- Wygoda i dostępność: Dokumenty są łatwo dostępne zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników, co ułatwia zarządzanie danymi personalnymi.
Funkcjonalności eTeczki
- Elastyczna struktura: Składa się z kartoteki pracownika oraz części A-E, które mogą być rozbudowane o dodatkowe moduły.
- Integracja z systemami zewnętrznymi: Możliwość integracji z systemami HR takimi jak SAP HR, TETA czy Active Directory, co pozwala na automatyczne zaciąganie danych.
- OCR z AI: Automatyczne dodawanie dokumentów poprzez odczyt OCR, eliminując potrzebę manualnego wprowadzania danych.
- E-podpis: Wspiera podpisy elektroniczne, co ułatwia zatwierdzanie dokumentów.
- Moduł raportowy: Umożliwia wizualizację i analizę danych za pomocą metody drag&drop, bez potrzeby posiadania wiedzy technicznej.
Proces obsługi dokumentów
- Wprowadzenie: Dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu.
- Podpisywanie: Możliwość podpisania elektronicznego dokumentów.
- Indeksowanie: Dokumenty są przypisywane do odpowiednich pracowników i kategorii.
- Weryfikacja: Dokumenty są sprawdzane przez dział kadr.
- Archiwizacja: Ostateczne wpięcie dokumentów do elektronicznej teczki pracownika.
Korzyści dla firmy
- Porządek w dokumentacji: Łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
- Efektywność pracy: Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów.
- Przejrzystość: Łatwość wglądu w dokumenty i ich organizacja.
Przewagi eTeczki AMODIT
- Integracje: Możliwość połączenia z różnymi systemami kadrowymi.
- Elastyczność: Jeżeli zajdzie taka potrzeba, dokumenty mogą posiadać dalszy obieg w firmie.
- Współpraca: Pracownicy mogą samodzielnie uzupełniać dane poprzez formularze online.
Podsumowanie
eTeczka AMODIT to zaawansowane narzędzie do zarządzania dokumentacją pracowniczą, które przynosi liczne korzyści organizacyjne, kosztowe i prawne. Dzięki niej firmy mogą efektywnie zarządzać danymi personalnymi, zapewniając przy tym bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.