Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wymogi Krajowego systemu e-Faktur i nowe obowiązki

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego systemu e-Faktur oznacza szereg zmian, do których firmy muszą się przygotować:
• Stosowanie faktur ustrukturyzowanych – faktury muszą być zgodne z określonym wzorcem XML (FA(1)).
• Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur – firmy muszą zapewnić techniczne połączenie z platformą, wykorzystując API udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
• Autoryzacja użytkowników – wymagane są odpowiednie uprawnienia do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur w systemie.
• Elektroniczny obieg dokumentów – faktury trafiają wyłącznie do Krajowego systemu e-Faktur i stamtąd są udostępniane odbiorcom.
• Archwizacja w systemie rządowym – faktury są przechowywane przez 10 lat w Krajowym Systemie e-Faktur, co wyklucza obowiązek lokalnej archiwizacji, ale nie zwalnia z zapewnienia ich dostępności w firmowych systemach.

Korzyści z wdrożenia Krajowego systemu e-Faktur

Chociaż obowiązek korzystania z Krajowego systemu e-Faktur może wiązać się z początkowymi wyzwaniami, długofalowo niesie wiele korzyści dla firm:
• Skrócenie obiegu faktur – automatyzacja wystawiania i otrzymywania faktur eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów.
• Mniejsze ryzyko błędów – ustandaryzowany format i walidacja w Krajowym Systemie e-Faktur zmniejszają ryzyko niezgodności.
• Szybszy zwrot VAT – przedsiębiorcy korzystający z Krajowego systemu e-Faktur mogą liczyć na szybszy termin zwrotu podatku (do 40 dni).
• Lepsza kontrola i bezpieczeństwo – faktury są przechowywane centralnie, a dostęp do nich jest możliwy tylko dla uprawnionych użytkowników.
• Oszczędność na archiwizacji – faktury są przechowywane przez Krajowy system e-Faktur, co ogranicza konieczność utrzymywania lokalnych repozytoriów.

Jak AMODIT wspiera Krajowy system e-Faktur

Platforma AMODIT umożliwia pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, zapewniając kompleksową obsługę faktur przychodzących i wychodzących zgodnie z aktualnymi przepisami. Dzięki rozbudowanemu silnikowi workflow, organizacje mogą zautomatyzować cały proces fakturowania – od rejestracji, przez obieg akceptacyjny, po wysyłkę do KSeF i odbiór z systemu.

Kluczowe funkcje AMODIT w zakresie Krajowego systemu e-Faktur:

• Wystawianie i wysyłka faktur do Krajowego systemu e-Faktur – automatyczne generowanie faktur w formacie XML i ich wysyłka bezpośrednio z systemu.
• Odbieranie faktur z Krajowego systemu e-Faktur – możliwość importowania faktur przychodzących z systemu i uruchamianie procesu dekretacji oraz akceptacji.
• Walidacja i zgodność – sprawdzanie zgodności faktury z wymaganym schematem FA(1) przed wysyłką.
• Archiwizacja i dostępność – chociaż Krajowy system e-Faktur przechowuje faktury, AMODIT umożliwia ich łatwe przeszukiwanie i powiązanie z innymi dokumentami w organizacji.
• Integracja z ERP – AMODIT może działać jako pośrednik między Krajowym systemem e-Faktur a systemami finansowo-księgowymi (np. SAP, Comarch, enova365), synchronizując dane bez potrzeby podwójnego wprowadzania.

Krajowy system e-Faktur a cyfrowa transformacja

Krajowy System e-Faktur to nie tylko narzędzie fiskalne, ale także impuls do cyfryzacji procesów finansowych w firmach. Integracja z Krajowym systemem e-Faktur przyspiesza przejście na elektroniczny obieg dokumentów, zmniejsza ilość pracy manualnej i pozwala lepiej kontrolować przepływy finansowe. Firmy, które odpowiednio się przygotują, zyskają przewagę konkurencyjną w postaci sprawniejszych i bezpieczniejszych procesów księgowych.
Platforma AMODIT wspiera firmy w całym procesie transformacji – od wdrożenia kanału komunikacji z Krajowym systemem e-Faktur, przez dostosowanie workflow faktur, aż po szkolenia dla użytkowników i wsparcie techniczne.

Podsumowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedno z największych wyzwań w obszarze finansów i IT ostatnich lat. Platforma AMODIT pozwala firmom dostosować się do nowych wymogów prawnych w sposób szybki, bezpieczny i zgodny z najlepszymi praktykami cyfrowego zarządzania dokumentacją.