Schemat blokowy

KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to obowiązkowy elektroniczny system wystawiania i odbierania faktur w Polsce, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów mająca na celu cyfryzację procesów fakturowania w Polsce. System ten umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur elektronicznych w formacie strukturalnym, który jest zgodny z najnowszymi wymogami Unii Europejskiej dotyczącymi e-fakturowania. Od 1 lutego 2026 Krajowy System e-Faktur (KSeF) roku będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, których sprzedaż jest większa niż 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku będzie obowiązkowy dla wszystkich.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia przedsiębiorcom składanie faktur elektronicznych w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. System ten został stworzony w odpowiedzi na rosnące potrzeby rynku oraz wymogi prawne UE dotyczące jednolitego formatu faktur elektronicznych.

Dlaczego Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ważny dla przedsiębiorców?

  • Zwiększenie efektywności: KSeF umożliwia przedsiębiorcom szybsze i bardziej efektywne procesowanie faktur dzięki automatyzacji wielu czynności związanych z fakturowaniem. Przedsiębiorstwa mogą zmniejszyć koszty operacyjne i administracyjne, a także przyspieszyć czas obiegu dokumentów w firmie.
  • Zgodność z prawem: Korzystanie z KSeF zapewnia pełną zgodność z przepisami podatkowymi w Polsce. Faktury wystawiane i odbierane za pośrednictwem systemu automatycznie spełniają wszystkie wymagane standardy i formaty, co minimalizuje ryzyko błędów i problemów prawnych.
  • Bezpieczeństwo danych: KSeF gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania oraz środków ochrony danych osobowych. To sprawia, że system jest odporny na różnego rodzaju cyberataki.

Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Rejestracja i logowanie

Aby móc korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi najpierw dokonać rejestracji w systemie. Proces ten wymaga podania danych firmy oraz osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorstwa. Po zarejestrowaniu użytkownik otrzymuje dostęp do swojego konta w systemie, z którego może zarządzać fakturami.

Wystawianie faktur

Wystawienie faktury w systemie KSeF jest intuicyjne i nie różni się znacząco od tradycyjnych metod. Użytkownik wypełnia elektroniczny formularz faktury, wpisując wszystkie niezbędne dane takie jak dane nabywcy, opis towaru lub usługi, cenę, stawkę podatku VAT itp. Po weryfikacji danych faktura jest automatycznie przesyłana do odbiorcy.

Przechowywanie faktur

Wszystkie faktury wystawiane i odbierane przez przedsiębiorcę są automatycznie przechowywane w systemie KSeF. Daje to możliwość łatwego dostępu do historii transakcji oraz upraszcza procesy archiwizacji i audytu.

Korzyści z wdrożenia KSeF

  • Redukcja kosztów: Eliminacja papierowych faktur zmniejsza koszty związane z drukiem, wysyłką i przechowywaniem dokumentów.
  • Przyspieszenie płatności: Szybszy obieg faktur może przyczynić się do przyspieszenia otrzymywania płatności od klientów.
  • Ekologiczne rozwiązanie: Redukcja zużycia papieru przyczynia się do ochrony środowiska.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, które przyczynia się do uproszczenia i automatyzacji procesu fakturowania w Polsce. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swoich biznesów, mając pewność, że ich fakturowanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami, bezpieczne i efektywne.