Ustawa o ochronie sygnalistów

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje szerokie grono podmiotów i osób. Obowiązki wynikające z ustawy mają zastosowanie przede wszystkim do:
• podmiotów prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
• jednostek sektora publicznego, w tym urzędów administracji rządowej, samorządowej oraz innych instytucji publicznych (z wyłączeniem gmin liczących poniżej 10 000 mieszkańców),
• organizacji działających w obszarach wrażliwych, takich jak usługi finansowe, AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy), bezpieczeństwo transportu i środowiska – niezależnie od liczby pracowników.
Z ochrony przewidzianej w ustawie mogą skorzystać nie tylko pracownicy, ale również osoby współpracujące z organizacją, takie jak zleceniobiorcy, stażyści, kandydaci do pracy, byli pracownicy, dostawcy, a nawet akcjonariusze. Ustawa zatem chroni sygnalistów niezależnie od ich formalnej relacji z daną instytucją.

Od kiedy obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów

Mimo że dyrektywa unijna zobowiązywała państwa członkowskie do wdrożenia odpowiednich przepisów już do 17 grudnia 2021 r., Polska przez długi czas nie miała uchwalonej ustawy.
W związku z opóźnieniami legislacyjnymi, ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce nadal nie weszła w życie (stan na marzec 2025 r.). Projekt ustawy jest wciąż procedowany i oczekuje na finalne przyjęcie przez parlament oraz podpis Prezydenta RP. Ostateczny termin wejścia w życie będzie określony w treści ustawy – przewiduje się, że zacznie obowiązywać po vacatio legis wynoszącym 2 miesiące od dnia ogłoszenia.
Organizacje powinny jednak już teraz przygotować się do wdrożenia odpowiednich procedur i systemów, by uniknąć ryzyka niezgodności, gdy przepisy zaczną obowiązywać.

Obowiązki organizacji

Organizacje objęte ustawą muszą:
• Wdrożyć wewnętrzny system zgłoszeń – kanał do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, przy zachowaniu ich poufności i bezpieczeństwa danych.
• Określić procedurę zgłaszania i rozpatrywania naruszeń – zgodną z przepisami i konsultowaną z przedstawicielami pracowników.
• Zabezpieczyć dane osobowe i tożsamość sygnalisty – zapewniając anonimowość (jeśli to możliwe) i ochronę przed działaniami odwetowymi.
• Prowadzić rejestr zgłoszeń – dokumentując każde zgłoszenie, jego status, działania naprawcze oraz terminy.
• Informować sygnalistów o podjętych działaniach – w określonych ramach czasowych (np. 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i 3 miesiące na informację zwrotną).

Sankcje za brak zgodności

Brak wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości, nieprzestrzeganie obowiązków lub ujawnienie tożsamości sygnalisty może skutkować:
• Odpowiedzialnością administracyjną (grzywny).
• Odpowiedzialnością cywilną (roszczenia ze strony pracownika).
• Odpowiedzialnością karną (np. za działania odwetowe wobec sygnalisty).

AMODIT i obsługa zgłoszeń sygnalistów

Platforma AMODIT wspiera organizacje w zgodnym z prawem i bezpiecznym obsługiwaniu zgłoszeń sygnalistów. System umożliwia:
• Tworzenie dedykowanego elektronicznego kanału zgłoszeń – z możliwością anonimowego zgłaszania.
• Automatyzację workflow obsługi zgłoszenia, przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej poufności.
• Integrację z polityką RODO – z kontrolą dostępu, historią zmian i audytem.
• Tworzenie rejestrów zgłoszeń i raportów, zgodnych z wymogami ustawowymi.
• Możliwość nadania sprawie statusu, przypisania osób odpowiedzialnych oraz kontrolę terminów odpowiedzi.
W AMODIT nie ma potrzeby angażowania zespołu IT – wszystko można zbudować za pomocą intuicyjnego kreatora procesów, bez kodowania.

Korzyści z cyfrowej obsługi sygnalistów

• Bezpieczeństwo i anonimowość – poufność danych i tożsamości sygnalisty dzięki szyfrowaniu i ograniczonemu dostępowi.
• Zgodność z ustawą i RODO – gotowe szablony procesów oraz możliwość ich dostosowania do przepisów krajowych i unijnych.
• Automatyzacja – powiadomienia, przypomnienia i monitorowanie statusu zgłoszenia.
• Transparentność i audytowalność – każda zmiana i decyzja zapisywana w historii sprawy.
• Skalowalność – możliwość obsługi sygnałów z różnych jednostek, działów i lokalizacji firmy.

Ustawa o ochronie sygnalistów a cyfrowa transformacja

Wdrożenie zgodnego z ustawą rozwiązania dla sygnalistów to nie tylko wymóg formalny – to również element budowy kultury transparentności i zaufania w organizacji. Dzięki cyfrowym narzędziom takim jak AMODIT, proces obsługi zgłoszeń staje się przejrzysty, skuteczny i zgodny z prawem.
Organizacje, które wdrożą takie rozwiązanie, zyskują nie tylko bezpieczeństwo prawne, ale także reputację firmy odpowiedzialnej społecznie, otwartej na komunikację i reagującej na nieprawidłowości.

Podsumowanie

Ustawa o ochronie sygnalistów to krok w stronę większej transparentności i odpowiedzialności w miejscu pracy. Dla organizacji oznacza to konieczność wdrożenia procedur i narzędzi, które zagwarantują sygnalistom bezpieczeństwo i możliwość realnego wpływu na zmiany.
AMODIT jako platforma do zarządzania procesami i dokumentami, oferuje gotowe rozwiązanie wspierające zgodność z ustawą oraz budowanie kultury zgłaszania nieprawidłowości.