Obieg dokumentów w branży budowlanej – jak odzyskać kontrolę nad procesami i projektami

Ewa: Co się liczy tak naprawdę najbardziej, czy to budowlanka, czy inna branża no to cyferki, nasze wyniki. Prawda jest taka, że ciężko jest operować wynikami, naszymi przychodami, kiedy tak naprawdę nie widzimy, gdzie uciekają nam pieniądze, bo de facto dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy, osoby, które zarządzają budżetem w firmach powinny wszystko widzieć na tacy.
Powinny, tylko czy tak naprawdę widzą?

Krzysztof: Działając z poziomu systemu tak naprawdę takie informacje jesteśmy w stanie uzyskać, dotrzeć do nich w zdecydowanie krótszym czasie. No i to jest ta przewaga systemowa, jeśli rozmawiamy już o takich zaletach wykorzystania systemu, no to to przede wszystkim ta oszczędność czasu.
Ewa: Cześć Krzysiek, cześć Kacper.
Krzysztof: Cześć Ewa, cześć Kacper.
Ewa: Spotykamy się dzisiaj, żeby pogadać trochę o budowlance. Mamy do czynienia z firmami budowlanymi na co dzień, współpracujemy z takimi firmami. I nie byłabym sobą, gdybym nie zaczęła trochę prowokacyjnie. Słuchajcie, bałagan w dokumentacji, obieg dokumentów.
Czy tak jest rzeczywiście, czy my tworzymy jakiś sztuczny problem, który tak naprawdę nie istnieje? Bo przecież zlecenia są, projekty trwają, faktury są płacone – jedne szybciej drugie później. Z czym tak naprawdę jest problem, czy ta branża jest jakaś wyjątkowa, ma specyficzne cechy? Jak Wy to widzicie?
Krzysztof: Wiesz co, to są bardzo dobre pytania i cieszę się, że mamy okazję spotkać się tutaj dzisiaj i porozmawiać o specyfice branży budowlanej. Branża budowlana, jak każda inna branża, ma swoje problemy, ma swoje potrzeby i nie chciałbym, żeby też to tak wybrzmiało, że my tutaj na tym spotkaniu będziemy szukać panaceum na te wszystkie bolączki.
Nie, podszedłbym bardziej do tego na zasadzie może krótkiego podsumowania, wypunktowania tych kwestii, z którymi mierzą się firmy budowlane niekorzystające z rozwiązań systemowych. Ten chaos, o którym wspomniałaś, on bardzo często nie zatrzymuje pracy, on ją spowalnia, on podbija nam koszty i my często nie mamy nawet świadomości, że tak się w tle dzieje, bo o ile te koszty typu: materiały, IT, ludzie znamy, jesteśmy w stanie wyłapać, podsumować, no to są takie rzeczy, które bardzo łatwo mogą nam uciec, jak na przykład opóźnienia decyzyjne, sprawy zamiecione pod dywan, rozmyta odpowiedzialność, dublowanie prac, ryzyka prawne wynikające bezpośrednio z zapisu podpisanych kontraktów, no i utracone okazje biznesowe, które jakby w gąszczu tych wszystkich informacji, które nie są w żaden sposób systemowo poukładane, no po prostu tracimy.
No najgorsze sytuacje są, gdy ktoś mówi, że czegoś nie wiedział, że nie miał pełnego obrazu sytuacji, a mimo to podjął decyzję, bazując właśnie na takich niekompletnych informacjach, bo tak mu się wydawało, bo twierdził, że tak będzie najlepiej. Pytanie jaką decyzję podjąłby, gdyby te wszystkie informacje były jednak zagregowane w jednym miejscu, gdyby ta osoba miała do tego dostęp. Być może ta decyzja przybrałaby trochę inny kierunek, inną formę.
Wiadomo, najgorzej podejmować decyzję w oparciu o niekompletne informacje, gdy za tymi decyzjami stoją konkretne pieniądze.
Ewa: Czyli trochę taki bałagan podszyty intuicją, trochę przeczuciem co nam się udaje, a co nam się nie udaje, wyciąganie wniosków na podstawie chyba błędów, nie?
Krzysztof: Dokładnie tak.
Ewa: Kacper, co o tym myślisz?
Kacper: To, co mogę na pewno nawiązać chociażby do tego aspektu ilości dokumentów Jeżeli tutaj mówimy bardziej z takiego technicznego punktu widzenia, problem nie polega na tym, że tych dokumentów jest za dużo w firmie. To bardziej jest kwestia tego, że te dokumenty żyją w bardzo gdzieś tam równoległych światach można powiedzieć, że dużo dokumentów jest na mailach, dużo dokumentów jest papierowych, te dokumenty się gubią. Bardzo często dopiero znajdują się po miesiącu i dużym rzeczywiście wyzwaniem jest to, aby te dokumenty segregować i odpowiednio dostarczyć do już dalszych osób decyzyjnych, które powinny się nimi zająć.
Jeszcze kolejnym przykładem, który gdzieś tam dosyć może być dla nas problematyczny, jest kwestia wersjonowania, czyli te dokumenty są w wersji pierwszej, wersji drugiej.
Ewa: Kopii od kopii.
Kacper: Tak, wersja finalna jeden, wersja finalna dwa i tutaj zaczyna się po prostu problem, żeby takie dokumenty uporządkować.
Nie wiadomo, które dokumenty są aktualne, które ustalenia są aktualne. W takim przypadku bardzo dużo czasu poświęcamy na to, żeby te dokumenty odpowiednio, żeby w zasadzie odnaleźć się w tej całej sytuacji. Już nie mówiąc o tym, że z każdego dokumentu wynikają kwestie finansowe i tutaj też szczególnie ważne jest dla nas to, że pewne ustalenia wymagają czasu.
Jeżeli ten czas niepotrzebnie marnujemy, to tak naprawdę cały projekt gdzieś tam na tym traci. Dobrym rozwiązaniem w takim przypadku jest rzeczywiście system Workflow, który może nam w dużej części uporządkować taki proces, ponieważ w przypadku, kiedy wszystkie te drogi wejścia, które mamy, czyli dokumenty z maili, dokumenty papierowe, teraz KSeF. Wszystko to może nam wpływać do jednego głównego core’a, który odpowiada tak naprawdę za wszystkie procesy firmowe, za to, jak te dokumenty przebiegają po firmie.
I co najważniejsze daje nam możliwość wglądu w to, na jakim etapie taki dokument jest, czyli to właśnie nie jest tak jak na obecny moment, że dokument trafia nam gdzieś prawdopodobnie na sekretariat, prawdopodobnie gdzieś na budowę. Nikt tego nie wie, tylko rzeczywiście bardzo łatwo nam wtedy odnaleźć to, co dokładnie się z tymi dokumentami dzieje, gdzie one są aktualnie.
I co ważne, jeżeli są jakieś przestoje to w bardzo łatwy sposób możemy taki przestój zlokalizować i przyspieszyć całą procedurę chociażby opisu merytorycznego, akceptacji, odnalezienie powiązanej umowy. Odnalezienia powiązanych zaliczek.
Ewa: Czyli wszystkie załączniki tak naprawdę de facto, które nam są potrzebne operacyjnie do pracy na konkretnym projekcie są dostępne w jednym miejscu?
Kacper: Tak, tak, zdecydowanie tak.
Ewa: Ok, słuchajcie, co się liczy tak naprawdę najbardziej, czy to budowlanka czy inna branża, no to cyferki, nasze wyniki. Prawda jest taka, że ciężko jest operować wynikami, naszymi przychodami, kiedy tak naprawdę nie widzimy, gdzie uciekają nam pieniądze, bo de facto dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy, osoby, które zarządzają budżetem w firmach, powinny wszystko widzieć na tacy.
Powinny. Tylko czy tak naprawdę widzą? Bo w moim wyobrażeniu wszyscy święci, mądre głowy z całej firmy spotykają się na cotygodniowym zebraniu, rozmawiają o swoich planach na najbliższy czas, o swoich największych wydatkach, o wpływach do budżetu organizacji. Po drugiej stronie są ludzie, którzy nie do końca widzą to w ten sposób.
Oni widzą maile, oni widzą polecenia rzucone gdzieś w korytarzu. Czy nie wystarczy większa dyscyplina w dziale finansowym na przykład, wśród naszych księgowych? Czy my potrzebujemy systemu, żeby powiedzieć ludziom, jak powinni pracować? Czy wystarczy, że rzucimy im jakieś krótkie hasło przy kawie w kuchni?
Krzysztof: Wiesz co, to są znowu bardzo dobre pytania i oczywiście takie cotygodniowe spotkania, o których mówisz, to jest jakiś pomysł i co więcej – jest to praktykowane w wielu firmach. Natomiast nie wszystko na takich spotkaniach może udać się ustalić, nawet jeśli przeprowadzamy taką burzę mózgów. Przykłady: faktury czekające na akceptację. Z reguły takie spotkania mają to do siebie, że omawiane tematy nie sprowadzają się do pojedynczych wątków, prawda?
Rozmawiamy szerzej, przez co te kwestie takie związane właśnie choćby z bieżącymi konkretnymi płatnościami mogą albo nie być poruszone albo gdzieś tam zejść na dalszy plan i w efekcie temat w ogóle może nie zostać poruszony. Natomiast właśnie te faktury czekające na akceptację – to z kolei może pociągać za sobą przekroczone terminy płatności, odsetki, utraty rabatów od dostawców, z którymi mamy podpisane umowy.
Co jeszcze? Zamówienia składane równolegle przez różne działy mogą pociągać za sobą zbędne wydatki lub mniej korzystne ceny zakupu składane pojedynczo niż gdybyśmy mieli taki ogólny obraz tego, czego potrzebujemy, w podziale nawet na różne działy, gdyby ubrać to w jedno duże zamówienie i takie jedno duże zamówienie przesłać do wybranego dostawcy.
Kolejna rzecz: umowy z terminami, których niedotrzymanie skutkuje karami. To jest ważna kwestia i też duży problem w niektórych organizacjach, o którym mało kto pamięta, no bo kto tak naprawdę regularnie zagląda do tych wszystkich umów podpisanych, kto śledzi te terminy? Najczęściej to już wychodzi po fakcie, kiedy otrzymujemy właśnie jakąś karę, jakieś wezwanie do zapłaty.
I wtedy robi się problem. Natomiast takich przykładów jest więcej. Opóźnione decyzje inwestycyjne, które mogą również skutkować dla nas jako firmy, jako organizacji, konkretnymi kosztami bądź też utratą okazji biznesowych Czyli przegapimy szansę na rozkręcenie jakiejś nowej inwestycji nowego biznesu. Właśnie dlatego, że po prostu, nie mieliśmy albo wiedzy albo ta wiedza gdzieś była, ale po prostu rozproszona. Nie mieliśmy tych wszystkich informacji w jednym miejscu. No i takim dużym problemem, ale to nie tylko branża budowlana, to w zasadzie każda branża, która nie korzysta z rozwiązań systemowych, ręczne sprawdzanie dokumentów.
Każdy kto przez to przechodził wie, ile czasu na to potrzeba, jaką frustrację potrafi to rodzić u osób, które pracują w taki sposób, zwłaszcza gdy w krótkim czasie zachodzi konieczność dotarcia do konkretnych informacji. Działając z poziomu systemu tak naprawdę takie informacje jesteśmy w stanie uzyskać dotrzeć do nich w zdecydowanie krótszym czasie.
No i to jest ta przewaga systemowa, jeśli rozmawiamy już o takich zaletach wykorzystania systemu. No to, ta oszczędność czasu. No i tutaj też czas osób decyzyjnych, managerów, kierowników, dyrektorów. Znowu potrzeba odnalezienia konkretnych informacji, żeby na bazie tych informacji przygotować jakieś podsumowanie przygotować jakiś raport, wysłać to wszystko w konkretnej postaci wyżej.
Z tym jest problem, jeżeli te informacje nie są odkładane w jednym miejscu, jeśli nie są porządkowane. No i do tego m.in. służą rozwiązania systemowe. Także słuchajcie, najdroższe w firmie nie są błędy tylko właśnie te opóźnienia decyzyjne, które generują wszelkiego rodzaju problematyczne sytuacje.
Ewa: Słuchajcie rozmawiałam ostatnio z przedstawicielami właśnie branży budowlanej na temat tej frustracji, o której wspomniałeś, o tym przepisywaniu danych ze źródła do źródła, o powielaniu informacji o dosłownie przeklepywaniu tych samych fraz w różnych dokumentach, czy to jest Excel, czy to są jakieś wewnętrzne systemy, na których operuje firma. I rzeczywiście słyszę głos zmęczenia, słyszę głos wypalenia zawodowego często. I na tej podstawie zapytałam jedną z firm, ile trwa tak naprawdę u nich obieg dokumentów? Takie proste zlecenie: jest umowa, jest wykaz prac do wykonania, no nic tylko zamówić materiał wrzucić to na cykl produkcyjny i działać.
I nie uwierzycie, ale usłyszałam, że „to zależy”. Osoba, która zajmuje się akurat taką organizacją pracy w tej firmie, ma też inne obowiązki i wszystko zależy od tego, kiedy otrzyma taką umowę w wersji papierowej. No to już mamy jeden punkt, o którym Krzysiek wspomniałeś. Kiedy zaniesie taką umowę dalej do działu zaopatrzenia, kiedy wszystkie osoby, które pracują na tej umowie znajdą zapis „pilny”. A przecież termin umowy to świętość. Straszymy najgorszym scenariuszem prawnym? Czy Kacper to jest realna rzeczywistość takich firm? No przecież musimy pilnować terminów. Jeśli nie terminy to utracimy kontrahentów, utracimy przyszłe projekty. Nie możemy sobie pozwolić na utratę naszej reputacji.
Kacper: Myślę, że tutaj zdecydowanie masz rację, jeżeli chodzi o taką terminowość i kwestie ustaleń, kwestie trzymania się tych ustaleń. To jest to kwestia, tak naprawdę priorytetowa w tutaj branży budowlanej, ale też myślę, że w każdej branży, która gdzieś tam działa na podstawie umów. Znaczy na pewno to, co mogę powiedzieć, to jest kwestia może w pierwszej kolejności tego, że to zabiera dużo czasu.
Myślę, że tutaj przy wdrażaniu takiego rozwiązania może się tak wydawać. Na pewno jest to jakiś czas, który trzeba zainwestować, ale tak naprawdę bardzo szybko widzimy tego efekt. Widzimy, że te dokumenty są w odpowiednich miejscach, nie musimy ich poszukiwać po firmie, widzimy aktualnie co się z takim dokumentem dzieje.
I ta droga rzeczywiście przebiega szybciej, ale przede wszystkim oprócz samego szybszego przebiegu, przede wszystkim wiemy co z takim dokumentem się dzieje. Jeżeli chodzi o faktury, tutaj jeszcze może troszeczkę nawiążę do samej kwestii finansowej – to co też gdzieś wcześniej wspominałaś. Jeżeli chodzi o samą księgowość i to, jak ta księgowość gdzieś tam działa, to jest to troszeczkę za późny etap, żebyśmy mogli decydować o jakichkolwiek zmianach.
Jeżeli dokumenty trafią nam do programu finansowo – księgowego, to już zostały zaksięgowane i tak naprawdę proces takiego dokumentu już gdzieś tam się kończy.
Ewa: Jest po wszystkim.
Kacper: Tak, jest po wszystkim. Z naszej perspektywy, bardzo istotna jest kwestia tego, co się dzieje z takim dokumentem dużo wcześniej, czyli właśnie to, co wspominaliśmy: kto zaakceptował, w jakim momencie zaakceptował, dlaczego zostały zaakceptowane pewne decyzje. Bo oprócz samych podstaw umów przecież doskonale wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że te umowy bardzo różnie odzwierciedlają rzeczywistość. Jeżeli ustalamy sobie jakąś konkretną kwotę, wiadomo, że często przychodzi sytuacja, w której faktura, która do nas dotarła jest na kwotę trochę wyższą, czyli tak zwane prace dodatkowe.
Ewa: Dokładnie.
Kacper: Tutaj szczególnie ważne jest to, żeby takie faktury wyłapać. Jeżeli nie mamy takiego systemu – nie mamy przede wszystkim narzędzia, które pozwala nam takie dane gdzieś zbierać. To prawdopodobnie takiej informacji nie wyłapiemy, czyli po prostu zapłacimy dodatkowe pieniądze, które gdzieś tam zostały po prostu dodane.
Jeżeli mamy system, to system w dużym stopniu kontroluje nam to, co aktualnie się dzieje i dużo przyspiesza nam samą decyzyjność. I jeszcze bym wspomniał o kwestii czasu. Jeżeli mamy perspektywę biura, to rzeczywiście te dokumenty są, powiedzmy, codzienną pracą. One gdzieś tam są kluczowe do odpowiedniego ułożenia tego, jak wygląda inwestycja. Co się na niej aktualnie dzieje, czy gdzieś tam spełniamy terminy.
Ale jeżeli chodzi już o samą budowę, no to wiadomo, że tam raczej nie ma takiej ogromnej chęci biurokracji i te dokumenty, no to nie są najprzyjemniejszą rzeczą. Z reguły często nie ma po prostu na to czasu.
Ewa: Ma być szybko i sprawnie.
Kacper: Tak ma być szybko i sprawnie. Tutaj mogę powiedzieć, że taki system może w dużym stopniu zoptymalizować taką pracę i skrócić wszystkie wymagane czynności, które trzeba wykonać, aby taką dokumentację. Aby takie dokumenty odpowiednio dostosować gdzieś tam do dalszej pracy.
Takim dobrym przykładem może być chociażby kwestia umów i kwestia protokołów. Jeżeli mamy to wszystko przygotowane w jednym systemie, ogromną ilość czasu oszczędzamy na tym, że nie musimy takiej informacji szukać. Wystarczy, że znajdziemy sobie kontrahenta wyszukując, chociażby po NIP-ie, po nazwie i pod tym kontrahentem w bardzo łatwy sposób jesteśmy w stanie znaleźć taką umowę.
Co więcej kwestia protokołów. Bardzo łatwy sposób generowania takiego protokołu, gdzieś tam bezpośrednio z danych, które już w systemie mamy. Nie musimy tego szukać po różnych plikach, nie musimy gdzieś ręcznie wpisywać tych liczb. Z systemem możemy bardzo szybko tak naprawdę te dane uzyskać, tylko kwestia gdzieś tam wydruku, podpisania z kontrahentem i te dane mamy już praktycznie przygotowane.
Myślę, że tutaj po stronie budowy jest to ogromna oszczędność czasu na tym, że właśnie nie musimy wykonywać takiej wielkiej papierkowej roboty, tylko system nam to wszystko optymalizuje.
Ewa: Czyli taka kooperacja biuro-budowa, wymiana całej dokumentacji, bo to nie tylko przecież protokoły odbioru, ale też protokoły serwisowe, protokoły montażowe, deklaracje właściwości użytkowych, karty materiałowe, karty techniczne.
Ogrom dokumentacji, która na dzień dzisiejszy krąży pomiędzy biurem, a budową za pośrednictwem podwykonawców, którzy czasami zostawią te dokumenty w samochodzie, gdzieś w schowku. Dokumenty giną skutkuje to tak naprawdę opóźnieniami, bo te dokumenty trzeba wydrukować po raz kolejny, złapać prezesa gdzieś w biegu, który to podpisze za nas, a to wszystko może się odbywać w jednym miejscu.
Kacper: Tak, zdecydowanie. Rzeczywiście odbywa się to wszystko online, przez co praktycznie z każdego miejsca tak jak potrzebujemy możemy te dokumenty uzyskać.
Ewa: W telefonie również?
Kacper: W telefonie również. W tablecie. Bardzo częstą praktyką, jeżeli chodzi o samą budowę, jest to, żeby właśnie wziąć tablet i gdzieś tam bezpośrednio na tablecie uzupełniać te wszystkie informacje, które gdzieś tam są nam potrzebne.
Ewentualnie często się zdarza tak, że tego internetu gdzieś nie ma na samej budowie, więc wtedy warto zrobić chociażby zdjęcia, gdzieś tam kawałek dalej, kiedy już uzyskamy to łącze z internetem możemy od razu wszystko uzupełnić. No i sprawy mamy z głowy. Nie musimy wracać do biura, nie musimy gdzieś tam się zastanawiać po pracy, czy wszystko jest uzupełnione, tylko gdzieś przy najbliższej okazji dostępu do internetu możemy wszystko załatwić.
No i takie prace idą dalej, co ważne wtedy widać, że dana czynność została wykonana. Widać, kiedy została wykonana, więc też później, jeżeli chodzi o dalsze też rozrachunki tego, czy wszystko zostało wykonane prawidłowo. Właśnie gdzieś tam kwestia odpowiedzialności. Bardzo łatwo możemy wszystko udowodnić. Co myślę gdzieś tam jest szczególnie ważne, w sytuacji, jeżeli właśnie podczas, chociażby jakichś tam ustaleń powstaną jakieś nieścisłości.
Ewa: Czyli znowu ten aspekt prawny, bardzo ważny akurat dla tej branży.
Kacper: Tak, tak, tak. To zdecydowanie duże usprawnienie, które też oszczędza nam masę czasu na tym, że nie wyszukujemy tych informacji, tylko że praktycznie mamy je podane na tacy.
Ewa: Słuchajcie, ale widzę też dużo analogii, bo firmy budowlane to nie tylko tak naprawdę budowa, nie tylko biuro, ale też magazyn. Jeżeli bardzo łatwo korzysta się z systemu na budowie, która posiada bardzo wyjątkowe, szczególne warunki pracy, to również magazyn, czyli kooperacja z kierowcami, planowanie dostaw zaplanowanie aut, synchronizacja tego z naszym załadunkiem.
To jest równie proste jak operacja pomiędzy budową?
Kacper: Wiesz co, jeżeli chodzi o sam magazyn tutaj mogę powiedzieć, że te główne procesy są bardzo podobne. Czyli na pewno mamy kwestie umów, na pewno mamy kwestie faktur, gdzieś tam pewnie znajdą się protokoły. WZ-ki, PZ-ki to są raczej stałe dokumenty różnią się tylko gdzieś tam szczegóły.
Tutaj warto jeszcze zauważyć, że jeżeli chodzi o system AMODIT, to bardzo prosto możemy takie rzeczy poprawić. Tutaj nie mamy sytuacji, w której system zmusza nas do czegoś, że tak to zostało kiedyś zbudowane i tak to musi być. Tylko możemy ten system rozwijać, możemy ten system dopasowywać pod nasze potrzeby, dodawać kolejne funkcjonalności. O ile core rzeczywiście jest z reguły stały, tak te wszystkie zmiany, które gdzieś tam musimy wprowadzić to możemy tutaj przyznać, że rzeczywiście jest to dosyć duże ułatwienie, że takie dostosowanie gdzieś tam możemy zrobić i to też nie potrzeba aż tak dużo czasu na to, żeby te rzeczy wykonać.
Ewa: Czyli możemy tworzyć wzory takich dokumentów na podstawie tego, na czym operowaliśmy przez lata.
Kacper: Tak. To właśnie bardzo dobry pomysł, żeby takie dokumenty przekazać tutaj do odpowiednich osób i żeby pracować praktycznie na takich samych przykładach.
Ewa: To jest ważne, bo często nasi partnerzy są przyzwyczajeni do jakiejś formy i w tej współpracy B2B widzimy, że każda zmiana generuje stres.
W tej branży jest dodatkowy stres zdecydowanie niepotrzebny, więc wydaje mi się, że odtworzenie tych dokumentów, w takiej formie z jakiej korzystaliśmy do tej pory, byłoby jak najbardziej zasadne.
Kacper: Tak zdecydowanie i to bardzo częsta praktyka z życia, czyli otrzymywanie dokumentu i uzupełnianie wskazanych przez klienta informacji często właśnie w tych samych miejscach, gdzie było to wcześniej.
No bo tak, wiadomo, przyzwyczajamy się wszyscy do konkretnego gdzieś tam układu i to później możemy odtworzyć, żeby ta praca też była dla nas komfortowa, bo oczywiście ten system ma nam. Budować taki komfort, optymalizować te działania, więc tutaj zdecydowanie tak jak mówisz.
Ewa: Słuchajcie, budowlanka to chaos, budowlanka pracuje w chaosie. Firmy mówią otwarcie mamy chaos, odnajdujemy się w nim, pracujemy w taki sposób.
Tylko chaos organizacyjny a chaos decyzyjny to coś zupełnie innego. Porozmawiajmy trochę o procedurach. Z mojego doświadczenia wynikającego z wielu rozmów, które przeprowadziłam, kiedy coś idzie nie tak, wprowadza się nową procedurę. Jako wyjątek od reguły od reguły od reguły, która się nie sprawdziła nam wczoraj w zeszłym miesiącu i tak trochę zapętlamy się w tych nowych procedurach, które chyba nie do końca cokolwiek nowego wnoszą.
Czy tutaj znowu potrzebny jest system, żeby ludzie wiedzieli jakie mamy standardy jakie mamy procedury i jak powinniśmy działać? Powiedzcie coś więcej.
Krzysztof: Sytuacja wygląda często tak, przynajmniej z mojego doświadczenia z rozmów z firmami z branży budowlanej, ale nie tylko, bo to tak jak rozmawialiśmy na początku, przypadłość wielu różnych branż.
My wiemy jak mamy działać, my mamy to poukładane, my nie potrzebujemy systemu tylko wiecie. Problem pojawia się wtedy, kiedy mamy jakieś procedury na papierze, czyli organizacja zadała sobie ten trud, przygotowała te procedury, bo przecież procedury nie są po to, żeby nam utrudniać pracę utrudniać życie, tylko standaryzować tę pracę, ale też chronić firmę przedsiębiorstwo przed ryzykami, np. finansowymi.
Ewa: Ale to też nasz obowiązek prawny, jakby nie patrzeć.
Krzysztof: Zgadza się. Więc teraz sytuacja, kiedy mamy te procedury. Natomiast one nie pokrywają się z tym, co odbywa się w rzeczywistości, no to tu się pojawia kłopot. I dlaczego tak się dzieje? Argumentacja, bo tak jest szybciej, bo tak jest wygodniej, bo tak robimy zawsze i to często sytuacja, kiedy procedura wchodzi do firmy, gdzie już są pewne utarte schematy działania, więc część osób zwyczajnie ma problem, żeby się dostosować, żeby się przestawić.
No i wiecie, papier przyjmie wszystko, czyli taką procedurę można pięknie stworzyć pięknie rozbudować, pięknie opisać. Natomiast pytanie, czy faktycznie wszyscy w firmie tej procedury przestrzegają. Czy jednak robią nadal rzeczy po swojemu i nawet teoretycznie zmierzają w tym samym kierunku, w tę samą stronę. Po drodze mogą popełniać więcej błędów, mogą właśnie narazić firmę na dodatkowe ryzyka, na jakieś kary finansowe. Czy nawet, i to taka prozaiczna rzecz – ale nie kompletując wszystkich informacji, jakie tak naprawdę powinni zbierać w tym swoim obszarze działania. No bo zwróćcie uwagę, informacje, które na przykład my zbieramy, ktoś gdzieś dalej może wykorzystywać, żeby wykonać swoją pracę. Jeśli my tego nie robimy, no to pojawiają nam się luki. Te luki, ktoś prędzej czy później, będzie musiał zapełnić. Czyli to generuje dodatkowe opóźnienia, dodatkową pracę, dodatkowy stres też dla tych osób, które potrzebują czegoś pilnie, tych informacji po prostu nigdzie nie ma.
I takie podejście, byleby zrobić swoje, byleby dobić do brzegu, mieć z głowy, niech ktoś inny się martwi, bo to już nie moje zadanie, nie moja rola. To często niestety pokutuje w różnego rodzaju organizacjach, nie ograniczałbym tego tylko do branży budowlanej. Efekt jest taki, że te wszystkie informacje, te decyzje one krążą sobie radośnie po takich firmach: na mailach, na komunikatorach, w rozmowach telefonicznych, na żółtych karteczkach przyklejanych do monitora.
Gdzieś tam ktoś komuś na korytarzu, rzuci taką informację luzem. Nie mamy, słuchajcie jednego miejsca, gdzie to wszystko jest odkładane skrupulatnie i co do tym idzie nie mamy tego jednego źródła wiedzy, do którego zawsze możemy się cofnąć i te informacje odszukać. Efekt jest taki, że po prostu, nie mamy takiej jasnej audytowalnej ścieżki decyzyjnej, brak historii tego, dlaczego coś się zadziało w taki, a nie inny sposób.
I to jest to, o czym wcześniej już mówiliśmy, tak? Ktoś podjął taką decyzję, bo wydawało mu się, że tak będzie najlepiej a tak naprawdę nie dysponował kompletem informacji, bazował na przeczuciu, bazował na utartych schematach, na doświadczeniu swoim z innych projektów. No i jeśli się pojawia problem, no to trzeba kogoś z tych decyzji rozliczyć. No i wtedy okazuje się, że mogliśmy tego uniknąć, gdyby te wszystkie informacje były zagregowane w jednym miejscu, czyli w jednym systemie.
Ewa: Ale że odpowiedzialność była rozmyta, to tak naprawdę nikt tych konsekwencji nie poniesie, o czym wspomniałeś. Zarząd widzi, że robota nie została wykonana i słyszy sugestię, że być może trzeba zatrudnić nowego pracownika, bo coś zgrzyta w komunikacji pomiędzy działami. A prawda jest taka, że zatrudniając kolejną osobę na starych utartych schematach, wdrażamy ją z nowymi brakami. Czyli nie dość, że wnosi tak naprawdę energię już pomniejszoną o te błędy, które popełniały osoby, które ją przyjmują, które przeprowadzają onboarding. To jeszcze daje swój jakiś taki nowy wkład w popełnianie kolejnych błędów, no bo nikt jej z tych błędów nie rozliczy, tak?
Odpowiedzialność jest zbiorowa, czyli żadna.
Krzysztof: Dokładnie tak i konsekwencje ponosi firma. Nie konkretne osoby, w związku z tą rozmytą odpowiedzialnością, tylko właśnie firma. Tak?
Ewa: A wiecie, że taka reputacja nie jest tylko wewnętrzna, nie? To nie jest tak, że ludzie wewnątrz firmy są niezadowoleni, mówią to między sobą i to pozostaje w organizacji.
To wszystko wychodzi na zewnątrz. Kacper, na pewno często spotykasz się z takim sygnałem, że kontrahenci słyszą co się dzieje wewnątrz firmy, a to nie wpływa dobrze na jej funkcjonowanie.
Kacper: Znaczy, zdecydowanie można powiedzieć, że ten biznes też nie jest aż tak ogromny. Tutaj dosyć duża ilość firm zna się w jakimś tam stopniu albo przynajmniej słyszała o sobie.
Więc tutaj jak najbardziej sytuacja, w której takie rzeczy gdzieś tam wychodzą na zewnątrz są słyszane przez kontrahentów często ma swoje konsekwencje już w dalszych krokach. Czyli to szczególnie ważne jest dla nas, żeby takie sytuacje rozwiązywać gdzieś wewnątrz firmy. Na tych wczesnych etapach. Póki one jeszcze nie eskalują tak daleko, że są odczuwalne już poza samą organizacją.
Więc to, co jeszcze mogę tutaj powiedzieć w tej kwestii to też co Krzysztof tutaj nawiązał. Kwestia tego, czy same zasady są egzekwowane w firmie. Czyli przede wszystkim ustalamy sobie jakieś procedury cała firma przez jakiś tam określony czas przygotowuje wdraża dane rozwiązania. Pytanie kto z tego rzeczywiście korzysta.
Jeżeli nie mamy systemu – no to bardzo trudno nam jest realnie zweryfikować, czy takie czynności ktoś podjął, czy wszystko było zrobione zgodnie z procedurami. Często tak właśnie bywa, że niektóre rzeczy gdzieś tam spychamy tą odpowiedzialność. Ewentualnie nie mamy dostępu do wszystkich dokumentów, które nam mówią o pełnej sytuacji.
To nam też zdecydowanie opóźnia działanie. Może zwiększać nam koszty, ale tak jak wspomnieliście – tutaj też niebezpieczną sytuacją jest to, kiedy te błędne decyzje i te niezrozumienia, eskalują nam na tyle szeroko, że czuć je nawet poza organizacją.
Krzysztof: Tak, wejdę Ci w słowo to jest bardzo fajne co mówisz w kontekście właśnie posiadania systemu, bo zwróćcie uwagę: mamy procedury, mamy system, układamy proces według tej procedury i tak naprawdę ten proces każdego pracownika, już bez względu na dział, na stanowisko – prowadzi za rękę. On niejako narzuca na tego pracownika obowiązek wykonania pewnych czynności na swoim etapie, uzupełnienia konkretnych pól, podania konkretnych informacji dołączenia konkretnych dokumentów, inaczej nie przepuści go dalej.
Jest ta standaryzacja i w tym momencie maleje nam to ryzyko, że coś nie pójdzie, a efekty tego będą odczuwalne na zewnątrz. Tak jak mówisz Kacper. Czyli nasi klienci, nasi kontrahenci, czyli najgorsze chyba co się może wydarzyć. Mówimy o reputacji firmy jako takiej, prawda?
Ewa: Czyli nie ma już takiej sytuacji, że nie zrobiłem, bo nie wiedziałem, nie zauważyłem maila, ten mail był sprzed tygodnia, jeszcze do niego nie dotarłem, bo byłem na urlopie.
Absolutnie w ogóle nie dopuszcza takich możliwości? Czy system informuje o tym, co jest do zrobienia w pierwszej kolejności?
Kacper: Tu akurat mamy dosyć dużo do ułatwienia, bo jeżeli jakaś informacja nie jest prowadzona, to to po prostu nas nie przepuści dalej. Więc tak nieładnie mówiąc, system nas zmusza do tego, żebyśmy niektóre informacje wprowadzili, żebyśmy powiązali niektóre dokumenty, które są konieczne na danym etapie.
Więc spowoduje to, że takie braki w informacjach minimalizujemy do sytuacji, w której gdzieś jesteśmy pewni, jak wygląda rzeczywistość, jak wyglądają finanse na dany moment. Już tutaj idealny przykład właśnie w sytuacji, w której przychodzi do nas faktura, która jest często na inne wartości, czy która może być wskazana na inne wartości niż wynika to bezpośrednio gdzieś tam z umowy, czy wynika to z protokołów.
Bardzo ważne po naszej stronie jest to, żeby te dokumenty przygotować w takiej formie, jak system od nas tego wymaga. Czyli uzupełnić wszystkie podstawowe dane, wszystkie daty wszystkie kwoty i w dalszej kolejności, jeżeli powstanie jakaś różnica, to system najpewniej zaświeci nam się na żółto czy na czerwono. Informując o tym, że słuchaj, te informacje kompletnie nie pasują do tego, co mi przekazałeś. Czyli ta faktura jest nieprawidłowa. Powinieneś tą fakturę albo zwrócić, albo wykonać aneks do umowy, żeby tę sytuację wyjaśnić.
I takie informacje też możemy przesyłać dalej. W jasny sposób możemy te dane przekazać do odpowiednich osób decyzyjnych. Tak aby one stwierdziły co w takiej sytuacji powinno się zrobić.
Ewa: Czy w razie czego możemy też upewnić się w źródłach zewnętrznych, możemy to skonsultować z kancelarią prawną, czy możemy też wysłać takie dokumenty do naszego partnera B2B w jakiś sposób, jeśli ten partner nie korzysta z systemu AMODIT?
Kacper: Tak, tutaj mamy odpowiednie rozwiązanie, które właśnie umożliwiają nam dostęp tymczasowy. Gdzieś przygotowanie tak zwanego użytkownika zewnętrznego, który gdzieś będzie miał wgląd tylko i wyłącznie w określone miejsce w systemie, bez dostępu do danych niepożądanych. Dodatkowo takie dokumenty, jeżeli chodzi o system, też bardzo przydatne jest przygotowanie szablonu dokumentu. Przygotowania automatycznej wysyłki maili. Czyli takie rzeczy, które możemy zautomatyzować i przekazać gdzieś tam naszemu kontrahentowi, nawet niespecjalnie o tym myśląc. Gdzieś tam sytuacje, które mogą się dziać niezależnie od jakiejś tam naszej codziennej pracy w systemie, czyli to, co dzieje się automatycznie.
Ewa: Czyli wygląda to tak naprawdę, że jesteśmy w stanie zapanować nad obiegiem takiej faktury w pełni. Niestety KSeF nie daje nam takiej gwarancji czy rzeczywiście faktura jest powiązana z budżetem, czy jest powiązana z danym projektem, czy dotyczy tego konkretnego elementu właśnie z naszej realizacji. W systemie bardzo łatwo jesteśmy w stanie przeprowadzić taki opis merytoryczny, powiązać ją z zamówieniem, powiązać ją z projektem i też z całym budżetem.
I dodatkowo jeszcze jesteśmy w stanie zabezpieczyć się z naszą kancelarią prawną poprzez taki zewnętrzny dostęp. Czy rzeczywiście taka faktura, czy też taka umowa nie potrzebuje korekty, czy numer konta jest wiarygodny, czy płatnik się zgadza. Czyli zabezpieczamy firmę pod każdym możliwym kątem.
Krzysztof: Tak Ewa, myślę, że to co mówisz jest bardzo ważne. KSeF faktycznie nie waliduje danych, on nam nie powie czy ta faktura jest zasadna, czy ona wpadła do nas w powiązaniu z konkretną umową, czy zamówieniem.
Tutaj tym bardziej rola systemu, żeby wyłapywać pewne nieścisłości, pewne rozbieżności. Aby się nie okazało, że ktoś na przykład próbuje nam, gdzieś tam przemycić fakturę wysyłając ją do KSeFu, która nie ma kompletnie żadnego powiązania z podpisanymi przez nas umowami czy też zamówieniami.
Ewa: Czyli nielegalnie używając naszego NIP-u.
Krzysztof: No jest takie ryzyko.
Ewa: Krzysiek sytuacja brzmi poważnie, ale ile firm na dzień dzisiejszy w sektorze budowlanym ma realne problemy prawne z powodu obiegu dokumentów, zbyt długiego obiegu dokumentów?
Krzysztof: Wiesz co, to jest ważna kwestia, ciekawa i też szeroka i nie chciałbym, żeby to wybrzmiało jak straszenie, bo to nie jest straszenie. To są przykłady z życia, przez które tak naprawdę trafiają do nas kolejne firmy szukające rozwiązań systemowych. Te przykłady można mnożyć.
Brak wiedzy i dowodów akceptacji umowy u wszystkich osób zaangażowanych w proces. Nieaktualne niejasne pełnomocnictwa. Czasami udzielane nawet na gębę, czyli dobra podpisz to, będzie z głowy.
Ewa: Później będziemy się martwić.
Krzysztof: Zgadza się. To, co wybrzmiało już wcześniej, czyli brak kontroli nad wersjami dokumentu, brak kontroli nad zapisami, czy indywidualnymi nawet ustaleniami.
Przez co, nam potem łatwiej wmówić, że coś było ustalane, coś było obiecane, a my tak naprawdę nie jesteśmy w stanie tego zweryfikować. I dla dobrych relacji, żeby nie stracić klienta, nie stracić kontrahenta, często godzimy się na rzeczy, które ktoś nam po prostu wmawia, a które nie mają żadnego pokrycia w dokumentach.
Natomiast to my, tak naprawdę, nie jesteśmy w stanie tego zweryfikować.
Ewa: Albo które są po prostu nieopłacalne.
Krzysztof: Zgadza się, zgadza się. Z takich przykładów co jeszcze? Trudności w audytach to też na pewno jak przychodzi do kontroli do weryfikacji. Masa straconego czasu na wyjaśnianie tematów, gdzie brakuje tej dokumentacji.
To jest właśnie ta systematyczna praca. Jeśli gromadzimy to wszystko skrupulatnie i do tego służą różnego rodzaju rozwiązania systemowe. AMODIT bardzo fajnie się tutaj sprawdza z uwagi na to, że tak naprawdę może obsługiwać toczące się projekty, pozwala gromadzić dokumentację, pozwala dodawać komentarze, rejestrować tak naprawdę wszystkie czynności jakie zadziały się w obrębie konkretnego projektu. I w obrębie konkretnych procesów na tym projekcie, więc nie dochodzi do sytuacji, że czegoś nam brakuje. O ile tylko faktycznie jako użytkownicy te informacje wprowadzamy. No bo tak naprawdę każdy system jest wart, tyle ile informacji w nim zawartych. Jeżeli tych informacji wprowadzać nie będziemy, no to ten system też niewiele nam zwrotnie powie, bo po prostu nie będzie dysponował ani tymi dokumentami, ani tymi informacjami.
Ewa: Takich umów podpisywanych jest równolegle mnóstwo, bo mówimy naprawdę o ogromnych organizacjach. Nie sposób nad tym zapanować w jednej głowie. Być może w małej firmie, może komuś by się udało, jeśli rzeczywiście porusza mało wątków na co dzień, tych projektów jest niewiele. Ok, jestem w stanie się z tym zgodzić, ale w dużych organizacjach w ogromnych firmach, taka sytuacja dla mnie jest niemożliwa do ogarnięcia.
Krzysztof: Zwłaszcza, że Ewa zwróć uwagę, pracownicy, ludzie rotują między firmami. Ta osoba jest, za chwilę może jej nie być. Jeżeli nie ma tego w systemie, to tak naprawdę ta cała wiedza siedzi w głowie tej jednej osoby. Jeśli ta osoba nam zniknie, to tak naprawdę nie wiemy – co ta osoba miała w głowie, nie odnajdziemy tych informacji. Ta osoba odchodząc, zabiera tę całą wiedzę ze sobą i firma ma problem, bo tak naprawdę albo musi ścigać tego pracownika i te wszystkie informacje wyciągać albo posiłkować się dokumentami. Najgorszym chyba scenariuszem jest dopytywanie naszych kontrahentów, klientów jakie były ustalenia.
No nie wyobrażam sobie tego, ale właśnie takim sytuacjom można zapobiec systematycznie, skrupulatnie, odkładając to wszystko, już nie w głowach pracowników, tylko właśnie w dobrze przygotowanym skonfigurowanym systemie.
Ewa: Pamiętajmy też o tym ryzyku, że nie zawsze rozstajemy się z takim pracownikiem w dobrych warunkach i może to znowu podkreślę to, bo wydaje mi się, że to wybrzmiało już kilka razy – przynieść nam konsekwencje prawne.
Krzysztof: Zgadza się. Także ten temat jest szeroki. Ale pamiętajcie: odkładając informacje w systemie, tak naprawdę one siedzą w jednym miejscu mamy do niej wgląd zawsze możemy się tam cofnąć i tu już bez względu na te zmiany kadrowe czy ta osoba czy któraś po niej, ale zawsze może do tego konkretnego wątku się cofnąć się do tych konkretnych dokumentów, bo to wszystko jest ograne systemowo.
Jeśli nie gromadzi to jedna osoba w swojej głowie, gdy tej osoby zabraknie, wtedy pojawiają się problemy.
Ewa: Kacper to czemu nie trzymać tego w Excelu?

Kacper: Jeżeli chodzi o Excel, to tutaj wydaje mi się, że największym problemem jest samo wersjonowanie. Pozyskiwanie informacji, co zostało zmienione, kto to zmienił, w jakiej formie to zmienił.
Nie mamy takiej informacji i to niestety później wpływa na nasz biznes gdzieś tam bezpośrednio przez to, że te decyzje są niejasne. Często nie jesteśmy w stanie wskazać, dlaczego taka konkretna decyzja padła. System rzeczywiście w bardzo dużym stopniu umożliwia nam sprawdzenie historii nawet konkretnej informacji czy dana kwota została uzupełniona poprawnie, czy ktoś się pomylił o jakieś grosiki.
Więc tutaj, jeżeli chodzi o Excel, to niestety nie mamy takich możliwości. Excel też nie pozwoli nam przesyłać tego dokumentu pomiędzy konkretnymi osobami, a tutaj jest to kluczowe. System, co ważne, umożliwia to, że taki dokument przekazujemy do tej osoby, do której rzeczywiście powinien trafić.
Ewa: Czyli bezpieczeństwo.

Kacper: Tak, bezpieczeństwo. Jeżeli mamy małą firmę. Czyli powiedzmy do 10 osób, to te osoby z reguły się znają. Nie mamy powiedzmy większej komplikacji z tym, że ten dokument nie trafi do odpowiedniej osoby. Po prostu przekazujemy go sobie wtedy ręcznie. Ale jeżeli mamy już duże organizacje. Jeżeli te organizacje gdzieś tam są rozbite pomiędzy różnymi lokalizacjami. Jeżeli mamy sytuację taką, że duża część firmy na przykład pracuje zdalnie.
W tych sytuacjach niestety Excel może nam nie pomóc w tym, aby ten dokument dostarczyć do odpowiednich osób gdzieś tam w odpowiednim czasie. A tak system na podstawie danych, które mu dostarczymy. Czyli np. jeżeli to jest faktura towarowa. Jeżeli to jest faktura np. dotycząca danego kontrahenta. To wtedy przesyłają konkretnie do wskazanej osoby, na przykład na opisie merytorycznym.
Czyli wiemy już, do kogo dokument ma trafić. Nawet często nie znając tej osoby albo nie znając pełnego zakresu jesteśmy w stanie ten dokument przesłać tam, gdzie ten dokument powinien trafić, tak żeby można go było procesować dalej.

Ewa: Z naszymi oczekiwaniami co z tym dokumentem powinno dalej się zadziać?

Kacper: Tak jak najbardziej.

Ewa: Czyli zgodzicie się ze mną, że ani Excel, ani mail to nie proces?

Kacper: Nie, są to narzędzia, które gdzieś tam mogą nas wspierać, ale jeżeli chodzi o kwestie organizacji czy zarządzania całością, to tutaj niestety nie zastąpią nam systemu. Może się tak wydawać gdzieś tam na początku. Niestety im większa struktura, im więcej tych dokumentów im więcej informacji, tym mniej korzystamy z naszych pamięci i coraz więcej spraw niestety możemy przeoczyć, co później ma negatywne konsekwencje.

Ewa: Czyli dopóki sobie radzimy jest ok, a jak już przestajemy sobie radzić, to zauważamy, że to jest za mało. I słuchajcie, w tym momencie chciałabym Was zapytać załóżmy, że firma widzi problem. Są osoby, którym zaczyna to przeszkadzać.
Są osoby, które na co dzień gaszą tyle pożarów, że twierdzą, że już dalej po prostu tak nie chcą. Od czego zacząć? Co doradzilibyście takiej firmie, takiemu zarządowi, żeby nie wywracać firmy do góry nogami? I tu pytanie – czy wprowadzenie takiego systemu, czy wdrożenie wywraca firmę do góry nogami, czy powoduje, że maszyny na hali produkcyjnej muszą się zatrzymać, że pracownicy przestają pracować, że dzieje się bardzo dużo niedobrych rzeczy i trzeba faktycznie zatrzymać moce przerobowe na kilka miesięcy na rok na dwa lata.
Powiedzcie, jak to wygląda rzeczywiście i odnieście się do hasła, które towarzyszy mi ostatnio dość często, czyli co z tym AI? Czy ono rzeczywiście zabierze ludziom pracę?

Krzysztof: Słuchaj, AI to pojęcie tak szerokie, że wiele osób tak naprawdę to nie wie, czego się można po takiej sztucznej inteligencji spodziewać.
Wdrożenie systemu z każdej organizacji to jest proces i co do tego myślę, nie ma wątpliwości. To jest inwestycja to się nie zadzieje z dnia na dzień. To wymaga też często zmiany pewnych nawyków zmiany sposobów w jakich działamy, no bo to też jest okazja, żeby usprawnić pewne czynności, żeby je uprościć, żeby poukładać sobie to, co do tej pory wykonywaliśmy analogowo w momencie, kiedy wchodzi system.
Nagle się okazuje, że tracimy mniej czasu, jest to wszystko ustandaryzowane, więc nie, absolutnie nie bałbym się takiego wdrożenia. Natomiast tak, sztuczna inteligencja i te hasła, które jej towarzyszyły zwłaszcza na początku o tej utracie pracy, one mogą jak najbardziej trafiać na podatny grunt, dlatego my w przypadku każdego nowego wdrożenia tak naprawdę nie zaczynamy od technologii, zaczynamy od tych procedur, tej decyzyjności. Czyli kluczowe są dla nas na start pytania, gdzie zapadają te decyzje, kto za nie odpowiada, ile trwają i tutaj AMODIT można podać jako przykład takiego podejścia pozwalającego właśnie na uporządkowanie procesów i tej odpowiedzialności, no bo już wiemy kto za co odpowiada. Odpowiada na jakim etapie do kogo ta sprawa ma trafić na tym konkretnym etapie, żeby tę konkretną decyzję podjął lub tę konkretną czynność wykonał.
Mamy dzięki temu większą transparentność tych decyzji i tych zdarzeń, które w organizacji zachodzą i to jest bardzo ważne. Tak naprawdę mając system dobrze skonfigurowany, dostosowany do specyfiki naszej pracy, który uwzględnia faktycznie te wszystkie czynności, które my na co dzień wykonujemy. Odzyskujemy kontrolę nad tą codzienną pracą poprzez nic innego jak dostęp do tej wiedzy, która do tego momentu była rozproszona. Czy to te maile, komunikatory, głowy pracowników, dokumenty gdzieś tam luzem latające po biurkach czy szafach. Tutaj mamy to wszystko w jednym miejscu i dzięki temu lepiej jesteśmy w stanie zarządzać nie tylko swoim czasem, ale też tymi procesami, w których my jako osoby, jako pracownicy bierzemy udział.
Ewa: Czyli wchodzimy do firmy, sprawdzamy, gdzie boli najbardziej i tam przyklejamy pierwszy plaster i dopiero później zaczynamy grzebać dalej.
Co ważne, nie przenosimy procesów analogowych 1 do 1 do procesów digitalizowanych bo to nie ma sensu. To często powoduje, że przenosimy te same utarte standardy. Kasper, też to widzisz, że takie firmy chcą przenosić dokładnie to samo do wersji cyfrowej z nadzieją, że to zadziała tak samo albo lepiej?

Kacper: Jeżeli chodzi o takie rozwiązania pudełkowe, to bardzo często tak to wygląda, czyli mamy określony zakres, który po prostu przeklejamy go do danej firmy i mamy nadzieję, że to zacznie działać. Niestety, jeżeli chodzi o bardziej skomplikowane organizacje, które mają swoje indywidualne procesy, organizacje, które mają już wypracowany sposób działania, no to nie za bardzo się to niestety udaje. Jest chociażby ogromna niechęć ze strony zespołu do działania na narzędziach, które nie odpowiadają temu, co robili wcześniej. Tutaj, jeżeli chodzi o AMODIT, to przede wszystkim, co daje nam na plus, to jest kwestia, że to nie jest systemem pudełkowy. Wszystko dostosowujemy pod potrzeby klienta. Myślę, że szczególnie ważne – cały taki proces wdrożenia rozpoczynamy od szczegółowej analizy. Czyli są długie godziny spędzone nad tym, żeby poznać klienta poznać jego proces, potrzeby. Aby na podstawie tego dopiero zbudować rozwiązanie, które będzie odpowiadało temu, żeby ten klient rzeczywiście był usatysfakcjonowany z zalet, które otrzyma dzięki temu systemowi.
Czyli absolutnie nie wchodzimy z gotowym rozwiązaniem. Często korzystamy z mechanizmów, które gdzieś są sprawdzone i które poprawnie działają w szerszym zakresie. Ale tutaj bardzo kluczowe jest to, żeby takie rozwiązanie dopasować typowo pod danego klienta. No i to rzeczywiście się sprawdza. Te działania powodują, że systemy są dużo przyjaźniejsze, nie mamy jakichś topornych konfiguracji, które zostały gdzieś dawno ustalonych i tak działają. Tylko rzeczywiście ten klient, przede wszystkim widzi, że te działania są zbudowane tak, żeby go wspierać. Co też w zasadzie, w dużym stopniu ogranicza taką niechęć ze strony pracowników do przejścia na nowe. Bo oczywiście wiemy, że to bardzo często się zdarza.
Przy takiej współpracy niwelujemy sytuację, w której rzeczywiście ktoś z firmy próbuje gdzieś tam działać na niekorzyść, żeby tego systemu na przykład nie wdrożyć. Bo wiemy wtedy, że działamy dla wspólnego dobra i to nam ma ułożyć tą pracę. Ma nam pomóc w tej pracy. Spowodować żebyśmy tej pracy nie mieli powiedzmy ponad godziny programowe.
No i tak rzeczywiście się dzieje. Tutaj, jeżeli chodzi o samo AI, to myślę, że warto właśnie wspomnieć o tym, że tak jak gdzieś początkowo myśleliśmy, że rzeczywiście zabierze tą pracę, tej pracy będzie coraz mniej. Niestety na obecne standardy widzimy, że tej pracy jest coraz więcej. Więc wykorzystanie sztucznej inteligencji na ten moment jest, wydaje mi się, jedynym sensownym przykładem, po wprowadzeniu systemu. Dlatego aby po prostu być w stanie przerobić tę pracę, którą jesteśmy zmuszeni do wykonania.

Ewa: Mieć czas na analizę, na analityczne myślenie, na podejmowanie strategicznych, decyzji na skalowanie przedsiębiorstwa, a niekoniecznie na przeklepywanie ciągle tych samych informacji z systemu do systemu – bo to może dziać się w tle.

Kacper: Tak. Jak najbardziej tutaj w tym pomaga nam sztuczna inteligencja, pomaga nam system. Wspiera nam, w dość dużym stopniu działanie pracowników. Czyli właśnie tak jak mówisz pracownik nie musi siedzieć przez cały dzień i przeklepywać dane. Tylko rzeczywiście skupia się na rzeczach istotnych – czyli na weryfikowaniu, czy ta faktura jest poprawna, czy dane się zgadzają.
Ewa: Na podejmowaniu decyzji tu i teraz. Czyli wtedy, kiedy są one najważniejsze. Słuchajcie, my przychodzimy do organizacji, badamy potrzeby, sprawdzamy, gdzie boli. Natomiast potrzebujemy też współpracy. Wspomnieliście o tych blokerach wewnętrznych. Czyli o tym torpedowaniu zmian. Potrzebujemy też współpracy z zarządem, który rzeczywiście rozumiejąc potrzebę wdrożenia takiego systemu – będzie też to komunikował wewnętrznie w organizacji. Uważam, że to jest bardzo ważne, żeby podchodzić do tematu partnersko, a nie działać po prostu wbrew temu, co się dzieje wewnątrz organizacji. Zarówno z naszej strony jak i ze strony firmy.
Krzysztof: Tak to prawda. I z takim podejściem też się rzadko, bo rzadko, ale spotykamy.
I to wynika z różnych powodów. Czasami osoby, które, tak jak mówisz torpedują wdrożenie systemu, po prostu się obawiają tego rozliczenia własnej pracy.
Ewa: Czyli ja rzeczywiście pracowałem tak ciężko i tak długo.
Krzysztof: Zgadza się, ale też są zwyczajnie obawy – czy ja po prostu w tym świecie technologii się odnajdę. Czy to, co do tej pory działo się analogowo, na bazie Excela tego papieru, którymi Polska nadal mocno stoi, czy ja sobie w tym poradzę? No i tutaj też nasza rola jako producenta jako dostawcy, żeby te osoby na starcie zaopiekować, przeszkolić pokazać jak to wszystko działa. I to też im daje dużo większą nie tylko pewność w takich codziennych działaniach, ale też wiedzę na co system pozwala. I słuchajcie, te osoby bardzo często biorą udział w konsultacji kolejnych procesów jakie mamy uruchamiać.
To jest akurat bardzo fajne. Taki użytkownik, który już zaznajomił się z tymi procesami uruchomionymi na start. On wie, czego może się po AMODICIE spodziewać, często widzi te luki, które można zaadresować kolejnymi procesami. I chce wdrożenia tych procesów, bo już wie, że ten system ułatwia mu pracę, że to nie jest coś wymierzonego przeciwko niemu. Tylko to jest coś, co faktycznie tę codzienną pracę ułatwia, porządkuje, systematyzuje.
No i tak naprawdę to, co Kacper mówiłeś to jest coś, co działa w interesie całej firmy. Nie przeciwko poszczególnym osobom czy działom, tylko w interesie całej firmy, bo tak naprawdę, od kondycji finansowej tej firmy zależy również nasze zatrudnienie. Prawda?
Ewa: To jest osoba, która bardzo często jest sfrustrowana tą pracą, która trwa i trwa i się powtarza i tymi błędami i tymi ciągłymi pożarami. A w momencie, kiedy zauważa potencjał ze strony systemu, uwalniane są jej prawdziwe kompetencje, ten pęd do pracy, ta chęć tak naprawdę podejmowania nowych aktywności.
I widzimy nowy potencjał, który po prostu gdzieś tam dawno zaszufladkowaliśmy, bo zawaliliśmy taką osobę nie oszukujmy się, po prostu za dużą ilością ręcznej pracy, która go znużyła i która doprowadziła do tego, że jest w takim miejscu w jakim jest.
Krzysztof: Dokładnie tak.
Ewa: Słuchajcie, byłam ostatnio na targach budowlanych na BUDMIE i prawda jest taka, że budowlanka stoi dziś przed dużymi problemami. Rozmawialiśmy o tym, że firmy borykają się z zamrożoną gotówką u swoich podwykonawców, u producentów. Z drugiej strony mamy ogromne inwestycje w kraju i za granicą. Wystarczy po nie sięgnąć. Trochę takie rozdroże dla tych firm. Gdzie widzicie największe zagrożenie?
Jak wyobrażacie sobie, że będzie wyglądał ten rok dla tej branży, właśnie pod kątem automatyzacji?
Krzysztof: Tak naprawdę przewagę konkurencyjną będą zyskiwały te firmy, te organizacje, które faktycznie zainteresują się tą automatyzacją, które będą chciały pójść w tym kierunku. To, tak naprawdę, powoduje, że jakość pracy tej firmy ulega polepszeniu. A to z kolei, przekłada się na to, jak ta firma jest odbierana na zewnątrz
Ewa: Czyli rynek powie sprawdzam po prostu.
Krzysztof: Dokładnie tak. I bardzo często klienci, którzy do nas się zgłaszają, już na tym początkowym etapie pytają wprost – co z tego co Państwo oferujecie, zapewni nam tę przewagę konkurencyjną?
Jakie mierzalne efekty, daje nam wdrożenie takiego systemu jakim jest AMODIT?

Kacper: Tutaj myślę, że zdecydowanie dużą rolę w najbliższych latach odegra sztuczna inteligencja i jej wykorzystanie. Nie tylko w samym świecie IT, ale właśnie również, jeżeli chodzi o firmy budowlane, to kluczowe będzie wykorzystanie tej technologii tak, aby właśnie wzmacniać możliwości zasobów, które możemy przerobić.
Dużo łatwiejszym myślę, że dużo szybszym sposobem jest wprowadzenie mechanizmów, które umożliwiają nam zarządzanie, w jakimś tam stopniu, dostępnymi umowami, tego jak te umowy wyglądają, jaki mają zakres. Systemy umożliwiają nam nadzorowanie tych informacji. Ale właśnie chociażby kwestia wprowadzenia i kwestia poprawnego wprowadzenia tych danych.
Bardzo pomocną na przykład kwestią, jeżeli chodzi, o gdzieś tam dokumenty, które nie są fakturami, jest OCR-yzacja. Czyli właśnie sczytywanie danych za pomocą sztucznej inteligencji. Myślę, że to jest dosyć ciekawy aspekt, który gdzieś będzie się rozwijał. W najbliższych latach, czyli właśnie to, aby zautomatyzować tą kwestię dokumentów, które bardzo często właśnie przychodzą w formie papierowej. Które gdzieś ręcznie wklepujemy w system, a prawdopodobnie tutaj duża automatyzacja zostanie wprowadzona.
Krzysztof: Zresztą zobaczcie to wszystko się dzieje już, tak? Mamy e-Doręczenia. Mamy KSeF, więc chcemy czy nie, ale tak naprawdę przepisy wymuszają poniekąd na nas jako firmach jako organizacjach stosowanie właśnie rozwiązań systemowych. Skoro już mamy te rozwiązania systemowe, to po prostu wybierajmy je mądrze i stawiajmy na takie, które umożliwią nie tylko digitalizację tego konkretnego obszaru – bo taki jest wymóg prawny. Ale spójrzmy szerzej czy ten system, który wybieramy, pomoże również innym działom, obsłuży inne procesy. Nie tylko to, czego wymaga od nas państwo, ale właśnie obszary, które być może tego wsparcia systemowego potrzebują. Gdzie też dostrzegamy te wąskie gardła, które do tej pory nie były zaopiekowane żadną aplikacją, a taka potrzeba jest.
No bo uciekają dokumenty, nie kontrolujemy statusów, mamy problem z dochowaniem terminów i w tym wszystkim, to jest to o czym Kacper mówił na początku. W tym wszystkim AMODIT jako platforma pomaga, bo po prostu pilnuje tego za nas. Pamięta o tych terminach, powiadamia użytkowników, więc tak naprawdę zdejmuje z nas cały ten ciężar kontrolowania pojedynczych wątków.
Gdy przychodzi taka konieczność, po prostu nas alertuje, przypomina o pewnych rzeczach, a my skupiamy się na tym, co jest kluczowe. W tych obszarach, w jakich procesy uruchomimy – więc już nie tylko korespondencja elektroniczna, nie tylko doręczenia, nie tylko obiekt faktur KSeF, ale dowolne inne procesy jak np. obsługa reklamacji, obsługa zgłoszeń serwisowych, elementy związane ze sprzedażą. Nawet obszar kadrowy, który swoją drogą jest bardzo wdzięczny, jeśli chodzi o różnego rodzaju cyfryzację, digitalizację, więc tych obszarów jest naprawdę bardzo dużo. I tak jak mówiłem, firmy, które postawią na taką aktywną digitalizację, pójdą w tę automatyzację. Jeszcze gdzieś po drodze wykorzystają tę sztuczną inteligencję do pewnych czynności, jak np. prognozowanie, analiza bieżących wyników, sugestie różnego rodzaju. Tak naprawdę, wysuną się na czołówkę tych organizacji w swojej branży i to będzie skutkowało być może nowymi kontraktami, lepszym pozycjonowaniem na rynku i tak naprawdę zwiększonymi przychodami.
Ewa: Czyli regulacje prawne, dwa kroki przed konkurencją i automatyzacja nie tylko na halach produkcyjnych, ale również całe operacje administracyjne przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji. To jest zdecydowanie przyszłość dla budowlanki. Panowie bardzo Wam dziękuję za to spotkanie, za tą rozmowę. To była bardzo ważna rozmowa dla nas, szczególnie w kontekście tego, co dzieje się na rynku budowlanym dzisiaj.
No i mam nadzieję do zobaczenia. Trzymajcie się, na razie.
Kacper: Dzięki.
Krzysztof: Dzięki również.