Jak kilka osób może podpisać umowę w 5 minut podpisem zaawansowanym?

24.11.2020

aktualności

Podpisanie umowy przez kilka osób, nawet gdy jest to wykonywane elektronicznie, a nie na papierze, nadal wymaga wysyłania dokumentu do kolejnych osób i pilnowania, aby każda z nich złożyła podpis. Te czynności mogą zająć sporo czasu i wcale nie muszą być łatwe do skoordynowania.

Amodit TrustCenter umożliwia podpisanie dokumentów (przykładowo umów, oświadczeń, aneksów, protokołów) przez wiele osób w tym samym czasie na tym samym egzemplarzu umowy, bez konieczności wielokrotnego przesyłania mailem do kolejnych osób.

Czy to zgodne z prawem?

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz polskim ustawodawstwem należy zastosować odpowiedni typ podpisu do konkretnej sytuacji. Odsyłamy tu do opinii prawnej dostępnej w tym miejscu: opinia prawna, w której te zagadnienia są omówione szerzej.

Rozporządzenie eIDAS stwierdza, że podpis elektroniczny jest ważny i nie można odmówić mu skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym tylko z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

W dużym skrócie można powiedzieć, że jeżeli przepisy zastrzegają dla danej czynności tzw. formę dokumentową, to wystarczy użycie podpisu zaawansowanego (w rozporządzeniu eIDAS został on zdefiniowany w art. 26). Zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

Być unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
Umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego,
Być składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod swoją wyłączoną kontrolą,
Być powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Te wszystkie warunki spełnia podpis zaawansowany w Amodit TrustCenter. W Amodit obsługiwane są dwa typy podpisów zaawansowanych:

Podpis SMS – polegający na dodatkowym potwierdzeniu poprzez wysłanie na telefon osoby podpisującej jednorazowego kodu SMS, który musi zostać przepisany w Amodit.

Podpis odręczny + podpis SMS – polega na złożeniu graficznego podpisu za pomocą rysika lub palca na urządzeniu typu tablet lub smartfon oraz dodatkowego potwierdzenia poprzez wysłanie na telefon osoby podpisującej, jednorazowego kodu SMS, który musi zostać przepisany w Amodit.

Jak podpisać dokument podpisem zaawansowanym?

Każdy uczestnik podpisywania otrzymuje wiadomość e-mail, z którą może się zapoznać. Znajduje się w niej link do umowy.
Po kliknięciu w link użytkownik przechodzi na stronę logowania, gdzie należy wpisać jednorazowy kod SMS.
W kolejnym kroku można zapoznać się z umową, sprawdzić kto już podpisał dokument lub na czyje podpisy nadal czekamy i oczywiście podpisać dokument.
Wybieramy typ podpisu, którym podpiszemy dokument. W tym przypadku jest to podpis SMS. Potwierdzamy swoją tożsamość oraz że możemy reprezentować firmę. Następnie otrzymujemy kod SMS w celu potwierdzenia swojej tożsamości i podpisania dokumentu.
Po złożeniu podpisu dokument zostaje wysłany na podany adres e-mail.

W tych kilku prostych krokach został złożony prawidłowy podpis elektroniczny, tak zwany podpis zaawansowany zgodny z rozporządzeniem eIDAS. Dowiedz się więcej o podpisie elektronicznym i przekonaj się, jak łatwo i szybko pracuje się w biurze bez papieru.