
E-doręczenia w dużych firmach – wyzwanie dla efektywnego zarządzania dokumentami
22.01.2025
obszar administracyjny
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to elektroniczny system przesyłania oficjalnych dokumentów pomiędzy firmami a urzędami lub instytucjami państwowymi. Zostały wprowadzone, aby usprawnić komunikację, zredukować koszty oraz poprawić bezpieczeństwo wymiany informacji. Od 10 grudnia 2023 roku obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy coraz większej liczby podmiotów, co oznacza, że duże firmy muszą dostosować swoje systemy do nowych wymagań.
Najczęstsze pytania dotyczące e-doręczeń
- Co to jest e-doręczenie?
- E-doręczenie to usługa, która umożliwia doręczanie dokumentów drogą elektroniczną z mocą prawną równoważną tradycyjnej korespondencji poleconej.
- Od kiedy obowiązują e-doręczenia?
- Obowiązek korzystania z e-doręczeń stopniowo wprowadzany jest od 10 grudnia 2023 roku dla instytucji publicznych, a od 2024 roku dla firm i organizacji.
- Jak działa skrzynka e-doręczeń?
- Każda firma otrzymuje unikalny adres skrzynki e-doręczeń, która służy do odbierania i wysyłania oficjalnej korespondencji.
- Czy skrzynka może się przepełnić?
- Tak, skrzynki mogą się przepełniać, a to może prowadzić do opóźnień i chaosu organizacyjnego jeśli nie jest zastosowany system zarządzania dokumentami jak np. AMODIT.
Wyzwania związane z e-doręczeniami w dużych firmach
Domniemanie doręczenia – pułapka dla firm
W systemie e-doręczeń każda wiadomość, która trafia na skrzynkę, jest traktowana jako doręczona po 14 dniach od jej wysłania, nawet jeśli nikt jej faktycznie nie otworzył. To oznacza, że jeśli skrzynka jest przepełniona lub zapomniano usunąć starsze wiadomości, może dojść do sytuacji, w której ważne dokumenty pozostaną niezauważone, a terminy miną bez reakcji.
W AMODIT rozwiązaliśmy ten problem poprzez automatyczne czyszczenie skrzynek oraz archiwizowanie całej historii korespondencji i załączników. Takie podejście eliminuje ryzyko przepełnienia i utraty ważnych informacji. Ponadto możemy zaplanować datę pobierania wiadomości w taki sposób, by były one pobierane w dni robocze w określonych godzinach pracy firmy.
Problematyczne zarządzanie załącznikami
Obsługa e-doręczeń przez ePUAP bywa uciążliwa, zwłaszcza w kontekście załączników. Aby je odczytać, często trzeba je ręcznie przekierować na inne skrzynki, a to generuje dodatkowe opóźnienia i wymaga czasu. Przy dużych wolumenach dokumentów ten proces staje się nieefektywny.
System AMODIT rozwiązuje ten problem, automatycznie przechowując wszystkie załączniki, zachowując ich historię i umożliwiając ich szybki podgląd bez konieczności ręcznego przekierowywania. Każdy dokument może zostać opatrzony unikalnym potwierdzeniem odbioru (UPO). Po pobraniu wiadomości załączniki można podejrzeć bezpośrednio w AMODIT np. w formie pdf.
Odpowiedzi na dokumenty – zautomatyzowane i szybkie
Kiedy zachodzi potrzeba odpowiedzi, małe firmy mogą pozwolić sobie na codzienne logowanie się na skrzynkę e-doręczeń i ręczne przygotowywanie odpowiedzi, natomiast duże organizacje, obsługujące setki spraw dziennie, potrzebują automatyzacji. W AMODIT każda odpowiedź może być automatycznie podpisana, zarejestrowana i wysłana z potwierdzeniem odbioru (UPO), co eliminuje błędy wynikające z działań manualnych.
Chcesz wdrożyć automatyzację w obsłudze korespondencji? Zobacz bezpłatny webinar!
Przepełnione skrzynki w firmach – prosta droga do chaosu
W dużych firmach często funkcjonuje jedna ogólna skrzynka e-doręczeń, do której trafiają wszystkie wiadomości. Szybkie przepełnienie takiej skrzynki może doprowadzić do chaosu informacyjnego, zagubienia ważnych dokumentów oraz przekroczenia terminów odpowiedzi.
AMODIT nie tylko automatycznie rozdziela dokumenty do odpowiednich działów lub pracowników na podstawie zdefiniowanych słów kluczowych, np. „podatek od gruntu”, ale również monitoruje status każdej sprawy, zapewniając jej ciągłość. Bardzo ważną funkcjonalnością jest możliwość ustawienia zastępstw podczas nieobecności, dzięki czemu mamy pewność, że każda sprawa zostanie zaopiekowana.
Dlaczego AMODIT to rozwiązanie dla dużych firm?
W małych firmach e-doręczenia można obsługiwać ręcznie, ale duże organizacje muszą radzić sobie z setkami, a nawet tysiącami dokumentów dziennie. System AMODIT pozwala zautomatyzować cały proces, eliminując potrzebę ręcznej obsługi i minimalizując ryzyko błędów lub przekroczenia wiążących terminów.
Podsumowanie
E-doręczenia stawiają przed firmami nowe wyzwania, zwłaszcza dla tych, które muszą obsługiwać duże ilości dokumentów. Rozwiązania rynkowe często skierowane są do małych firm, podczas gdy duże organizacje potrzebują systemów takich jak AMODIT, aby zapewnić automatyzację procesów, eliminację błędów i pełną kontrolę nad dokumentacją.
Więcej informacji na temat rozwiązania AMODIT dla e-doręczeń znajdziesz na stronie: https://amodit.pl/edoreczenia/