AI w obiegu dokumentów i workflow – pytania i odpowiedzi na przykładzie AMODIT Copilot, AskAI i Bazy Wiedzy (RAG)

1. Jak AI wspiera obieg dokumentów i procesy biznesowe?

W systemach klasy workflow AI przyspiesza pracę i eliminuje powtarzalne czynności. Najważniejsze korzyści to:

1. szybsze przeglądanie i analizowanie dokumentów,
2. automatyczne podpowiadanie lub uzupełnianie danych,
3. sprawniejsza obsługa zgłoszeń i wniosków,
4. redukcja błędów i brak konieczności manualnego „przeklikiwania” procesów,
5. lepsza organizacja wiedzy firmowej,
6. większa efektywność działów operacyjnych, HR, księgowości, administracji czy sprzedaży.

Efektem jest bardziej uporządkowany obieg dokumentów, krótsze czasy realizacji i większy poziom automatyzacji procesów.

2. Jakie moduły AI dostępne są w AMODIT?

W AMODIT działają trzy komplementarne narzędzia sztucznej inteligencji:

✔ AMODIT Copilot (Chat)

Asystent AI, z którym można rozmawiać w języku naturalnym. Pomaga w tworzeniu procesów i automatyzacji.

✔ AskAI

AI analizujące treść konkretnej sprawy lub dokumentu – idealne do pracy operacyjnej.

✔ Baza Wiedzy (RAG)

AI potrafiące odpowiadać na pytania użytkowników na podstawie firmowych dokumentów, procedur i regulaminów.

Każde narzędzie pełni inną funkcję, dlatego najlepiej sprawdzają się razem – wspierają zarówno codzienne zadania, jak i rozwój procesów workflow.

3. Czy AMODIT Copilot ma funkcje tylko pomocnicze, czy potrafi działać samodzielnie?

Copilot to znacznie więcej niż chatbot. To narzędzie, które faktycznie przyspiesza projektowanie procesów, tworzenie automatyzacji i budowanie workflow.

Co potrafi AMODIT Copilot?

1. generuje procesy workflow wraz z krokami, formularzami i polami,
2. przygotowuje raporty, zestawienia i podsumowania,
3. tworzy teksty i opisy do dokumentów, szablonów i instrukcji,
4. proponuje reguły i logikę automatyzacji,
5. pomaga modyfikować istniejące procesy,
6. tłumaczy, jak działa dany element systemu (np. krok, warunek, reguła).

Przykład:

„Stwórz proces obiegu umów z krokami: wprowadzenie, weryfikacja, akceptacja i archiwizacja.”

AMODIT Copilot wygeneruje szkic procesu, który można potem dopracować.

To narzędzie do tworzenia workflow i automatyzacji, nie tylko „podpowiadacz”.

4. Do czego służy AskAI w obiegu dokumentów?

AskAI działa w kontekście aktualnie otwartej sprawy. Oznacza to, że „rozumie”:

1. dane we wniosku lub formularzu,
2. załączone dokumenty (PDF, skany, umowy, faktury),
3. pola i komentarze.

AskAI potrafi:

1. streścić dokument w kilku zdaniach,
2. wskazać najważniejsze informacje,
3. podpowiedzieć braki lub niespójności,
4. odpowiedzieć na pytania dotyczące treści sprawy,
5. pomóc pracownikowi szybciej zrozumieć dokument.

Przykład:

„Podsumuj tę umowę w 5 punktach i wskaż kluczowe zobowiązania.”

AskAI idealnie wspiera działy, które pracują na dużej liczbie dokumentów:

HR, księgowość, administracja, obsługa klienta, działy prawne.

5. Jak działa Baza Wiedzy (RAG) i czym różni się od AskAI?

Baza Wiedzy (RAG) to narzędzie, które pozwala AI korzystać z dokumentów firmowych – takich jak procedury, instrukcje, polityki, regulaminy, umowy z dostawcami, materiały szkoleniowe.

AI analizuje te dokumenty i odpowiada na pytania typu:

1. „Jak wygląda procedura urlopowa?”
2. „Co muszę zrobić, aby zgłosić zapotrzebowanie zakupowe?”
3. „Jakie są zasady pracy zdalnej?”

Różnica między AskAI a Bazą Wiedzy (RAG)

Zestawienie tych dwóch modułów daje organizacji kompletne wsparcie:

AskAI pomaga w codziennych sprawach, a Baza Wiedzy służy do centrali wiedzy firmowej.

6. Czy AI zastępuje pracownika w obiegu dokumentów?

Nie – AI nie zastępuje ludzi, lecz odciąża ich od:

1. przeglądania dokumentów,
2. streszczania umów,
3. wyszukiwania informacji w procedurach,
4. ręcznego tworzenia raportów i opisów,
5. powtarzalnych czynności w procesach.

Dzięki temu pracownik może skupić się na tym, co wymaga ludzkiej oceny:

decydowaniu, akceptowaniu, negocjowaniu, analizie i pracy z klientem.

7. Jaki jest koszt uruchomienia AMODIT Copilot, AskAI i Bazy Wiedzy?

Koszt składa się z dwóch elementów:

✔ Licencje na moduły AI

Każdy moduł (AMODIT Copilot, AskAI, Baza Wiedzy (RAG)) może być licencjonowany osobno. Cena zależy od:

1. liczby użytkowników,
2. liczby procesów,
3. intensywności użycia AI (np. liczby zapytań),
4. wielkości organizacji.

✔ Wdrożenie

Zwykle obejmuje:

1. uruchomienie modułu,
2. krótkie szkolenie użytkowników,
3. wsparcie przy pierwszych automatyzacjach,
4. (opcjonalnie) przygotowanie dokumentów do Bazy Wiedzy.

W praktyce pierwsze efekty można zobaczyć już po kilku godzinach korzystania z systemu.

8. Czy integracja AI z istniejącymi procesami jest bezpieczna?

Tak, pod warunkiem że system spełnia standardy bezpieczeństwa, m.in.:

1. szyfrowanie danych,
2. kontrolę dostępu,
3. zgodność z RODO,
4. audyt zmian i logowanie operacji.

AI w AMODIT działa na danych wewnętrznych firmy, co zapewnia brak wycieku informacji do modeli zewnętrznych.

9. Czy każda firma może skorzystać z AI w workflow?

Tak – zarówno małe firmy, jak i korporacje.

Dzięki technologii no-code oraz gotowym modułom AI, automatyzacja procesów staje się dostępna bez dużych budżetów i wielomiesięcznych wdrożeń.

Podsumowanie

Sztuczna inteligencja w systemach workflow i obiegu dokumentów nie jest dodatkiem – to realna zmiana w sposobie pracy organizacji.

W AMODIT AI działa na trzech poziomach:

1. AMODIT Copilot – tworzy procesy i automatyzacje,
2. AskAI – analizuje dokumenty i sprawy,
3. Baza Wiedzy (RAG) – odpowiada na pytania, korzystając z firmowych procedur i instrukcji.

Dzięki temu firmy mogą budować nowoczesne, inteligentne i zautomatyzowane workflow, które oszczędzają czas, redukują błędy i odciążają pracowników.