Czym są dokumenty HR?

Dlatego warto uporządkować wiedzę: jakie dokumenty należy przechowywać, jak długo i co dokładnie wchodzi w zakres dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów tworzonych i przechowywanych przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Jej prowadzenie ma na celu zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi oraz umożliwienie weryfikacji warunków zatrudnienia przez instytucje nadzorujące lub w przypadku sporu prawnego.

Z punktu widzenia prawa pracy dokumentacja pracownicza obejmuje przede wszystkim:

• akta osobowe pracownika (czyli indywidualny zbiór jego dokumentów),
• dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy,
• dokumentację dotyczącą wynagrodzenia i innych świadczeń.

To wszystko składa się na kompletny obraz zatrudnienia danej osoby zarówno dla pracodawcy, jak i np. dla ZUS, sądu pracy, czy inspektora PIP.

W praktyce mówimy tu o setkach dokumentów: od wniosku o urlop wypoczynkowy, przez grafik pracy, aż po świadectwo pracy. Co więcej, od 2019 roku obowiązują nowe przepisy, które ściśle regulują nie tylko co przechowujemy, ale też jak długo, w jakiej formie i w jakim porządku.

Nie chodzi więc tylko o to, by „coś było w teczce”. Chodzi o spójny, uporządkowany system, który rzetelnie przedstawi przebieg zatrudnienia każdego pracownika.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to uporządkowany zbiór różnorodnych dokumentów, podzielonych na odrębne kategorie. Każda z nich pełni określoną funkcję i podlega odrębnym regulacjom dotyczącym formy, zakresu oraz sposobu przechowywania.

Najbardziej znanym elementem dokumentacji pracowniczej są akta osobowe, które zgodnie z rozporządzeniem dzielą się obecnie na pięć części:

• Część A – dokumenty z etapu rekrutacji. Czyli to, co pracownik dostarcza jeszcze przed zatrudnieniem, np. CV, kopie świadectw pracy, zaświadczenia lekarskie.
• Część B – umowy o pracę, zakresy obowiązków, szkolenia BHP, oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminami. To tu trafiają wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.
• Część C – rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, w tym wypowiedzenia, porozumienia stron, świadectwa pracy.
• Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych, jeżeli zostały nałożone.
• Część E – to nowość wprowadzona przepisami. Trafiają tu różnego rodzaju dokumenty dodatkowe, które nie mieszczą się w poprzednich częściach, ale są wymagane przez prawo (np. wnioski związane z rodzicielstwem czy elastycznymi formami pracy).

Poza aktami osobowymi, dokumentacja pracownicza obejmuje też:

• ewidencję czasu pracy – czyli to, ile pracownik pracował, kiedy miał przerwy, czy był na urlopie,
• dokumenty związane z wynagrodzeniem – listy płac, informacje o dodatkach, potrąceniach, zasiłkach.

Dokumenty dla nowego pracownika – co należy przygotować?

Dokumentacja pracownicza zaczyna się jeszcze zanim pracownik pojawi się pierwszego dnia w pracy. Już na etapie przygotowań do zatrudnienia firma powinna zadbać o zestaw obowiązkowych dokumentów. Czego dokładnie potrzebujesz?

1. Kwestionariusz osobowy – to dokument, w którym przyszły pracownik podaje podstawowe dane, niezbędne m.in. do sporządzenia umowy. Wzór jest określony w rozporządzeniu, ale firmy mogą go delikatnie modyfikować, o ile nie wykraczają poza zakres danych, które wolno przetwarzać.

2. Skierowanie na badania wstępne – zanim ktoś zostanie dopuszczony do pracy, musi mieć aktualne orzeczenie lekarskie. To obowiązek pracodawcy i dokument obowiązkowy w aktach osobowych.

3. Umowa o pracę – podpisana przed rozpoczęciem pracy. Tu nie ma pola do manewru – brak umowy to nie tylko ryzyko kary, ale też poważne konsekwencje prawne.

4. Informacja o warunkach zatrudnienia – czyli dokument, który szczegółowo opisuje warunki pracy i zasady wynagradzania. Czasem zawierany bezpośrednio w umowie, ale często jako osobny dokument.

5. Oświadczenia i zgody – m.in. o zapoznaniu się z regulaminem pracy, polityką RODO, instrukcją BHP, a także zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeśli są potrzebne do celów niezwiązanych bezpośrednio z zatrudnieniem.

6. Wnioski ZUS i PIT – na starcie trzeba również zadbać o zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń i przygotowanie np. PIT-2, jeśli zamierza korzystać z kwoty wolnej.

Niektóre firmy dodają też checklistę wdrożeniową albo wewnętrzną listę kontrolną dokumentów – to nie jest obowiązkowe, ale pomaga uporządkować proces, zwłaszcza w większych zespołach.

Aby wszystkie niezbędne formalności zostały dokonane, powyższe dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych i być przechowywane w odpowiedniej części (najczęściej A lub B).

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – obowiązki pracodawcy

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to proces regulowany przepisami prawa, wymagający odpowiedniego uporządkowania, bieżącej aktualizacji i zgodności z obowiązującymi normami. To nie tylko kwestia technicznego przechowywania plików, lecz stały element organizacji pracy działu kadr. Jakie obowiązki w tym zakresie spoczywają na pracodawcy?

Forma dokumentacji

Od 2019 roku pracodawcy mają wybór: dokumentację można prowadzić w formie papierowej albo elektronicznej. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, musisz spełnić kilka warunków:

• zapewnić trwałość i czytelność dokumentów,
• chronić dane osobowe (np. hasła, uprawnienia, szyfrowanie),
• mieć możliwość odtworzenia dokumentacji na żądanie – np. na potrzeby kontroli.

Jeśli chcesz zmienić formę prowadzenia  dokumentacji pracowniczej (np. przejść z tradycyjnej wersji papierowej  na elektroniczne teczki osobowe), musisz to zrobić zgodnie z procedurą przewidzianą w rozporządzeniu, w tym przygotować podpisaną informację o konwersji.

Czas przechowywania dokumentacji

To jedna z najczęstszych pułapek. Przepisy mówią jasno:

• jeśli pracownika zatrudniono po 1 stycznia 2019 r., dokumentację przechowuje się przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy,
• jeśli zatrudnienie miało miejsce wcześniej, okres ten wynosi 50 lat, chyba że pracodawca przystąpił do specjalnego systemu przekazywania danych do ZUS (wtedy też może być 10 lat).

Porządek i kompletność

Każdy dokument musi trafić do odpowiedniego miejsca – czyli do konkretnej części akt osobowych albo innego zbioru (np. ewidencji czasu pracy). Nie można tego robić „na oko”, są określone zasady, a inspektorzy PIP doskonale wiedzą, gdzie szukać braków.

Aktualizacja i archiwizacja

Dokumentacja musi żyć razem z pracownikiem. Nowy kurs BHP? Zmiana nazwiska? Nowe uprawnienia zawodowe? To wszystko trzeba dołączyć. Po zakończeniu współpracy dokumenty archiwizujemy, ale tak, by były dostępne do wglądu przez cały okres wymagany przepisami.

Rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej – kluczowe informacje

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, formalnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r., to fundament, na którym opiera się cały system dokumentowania zatrudnienia.

Czego konkretnie dotyczy to rozporządzenie?

Po pierwsze podziału dokumentacji na akta osobowe i pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. To właśnie ono wprowadziło obecny system pięciu części akt osobowych (A, B, C, D, E), który obowiązuje do dziś.

Po drugie formy prowadzenia dokumentacji. Ustanowiło możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej, ale jednocześnie narzuciło warunki: odpowiednie zabezpieczenia, system identyfikacji dostępu, czytelność plików przez lata.

Po trzecie czasu przechowywania dokumentów kadrowych. To z rozporządzenia (w połączeniu z przepisami ustawy) wynika rozróżnienie na 10 i 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia. Ustalono też, że pracodawca musi poinformować pracownika, jak długo i w jakiej formie jego dokumenty będą przechowywane.

Po czwarte sposobu przekazywania dokumentów pracownikowi. Po zakończeniu współpracy pracownik ma prawo otrzymać całość lub kopię dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek to umożliwić bez dodatkowych opłat.

Warto też wiedzieć, że rozporządzenie nie jest „martwe”. W ostatnich latach było nowelizowane. Pojawiły się m.in. doprecyzowania dotyczące dokumentów rodzicielskich czy zmian warunków pracy. Dlatego dobrze być na bieżąco z zapisami rozporządzenia i czytać komunikaty płynące z ministerstwa albo korzystać z aktualnych wzorów dokumentów dostępnych na rządowych portalach.

Dokumentacja pracownicza to nie tylko formalność, to realna odpowiedzialność, która ma wpływ na bezpieczeństwo i przejrzystość w firmie. Rzetelnie prowadzony obieg dokumentów kadrowych, chroni przed błędami, problemami prawnymi i stresem w przypadku kontroli. Jeśli chcesz uporządkować ten obszar i mieć pewność, że wszystko działa zgodnie z przepisami rozważ wdrożenie systemu, który Ci to ułatwi. AMODIT pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą elektronicznie, zgodnie z rozporządzeniem, bez zbędnego chaosu.

Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, jak AMODIT może pomóc w Twojej firmie.