E-Doręczenia - od kiedy będą obowiązkowe i jak sprawnie wdrożyć je w swojej firmie?

Czy e-Doręczenia będą obowiązkowe?

Tak, e-Doręczenia będą obowiązkowe, ale termin zależy od tego, jak działa Twoja firma (KRS czy CEIDG) oraz od daty rejestracji. Najprościej: obowiązek dotyczy posiadania i używania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) w komunikacji z administracją publiczną – zgodnie z harmonogramem.

Warto też rozróżnić dwie rzeczy:

• obowiązek e-Doręczeń dotyczy oficjalnej korespondencji (doręczeń) i skutków prawnych doręczenia,

• „obowiązek elektronicznego obiegu dokumentów” w firmie to pojęcie szersze (procesy, akceptacje, archiwizacja). Przepisy o e-Doręczeniach nie zmuszają do wdrożenia pełnego systemu EOD dla wszystkich dokumentów, ale w praktyce wymuszają uporządkowanie obiegu pism urzędowych i ich terminowej obsługi. To dobry moment, żeby potraktować e-Doręczenia jako „starter” do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów tam, gdzie naprawdę daje to zysk operacyjny.

E-doręczenia od kiedy? Najważniejsze daty dla firm

Terminy wejścia w życie e-Doręczeń dla firm zależą głównie od tego, czy działalność jest zarejestrowana w KRS czy w CEIDG oraz kiedy nastąpił wpis. Poniżej znajdziesz najważniejsze daty, które warto od razu zaznaczyć w kalendarzu, żeby spokojnie przygotować firmę na obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE).

E-doręczenia dla firm z KRS

• Od 1 stycznia 2025 r. – podmioty rejestrowane w KRS od tej daty zakładają ADE w procesie rejestracji.

• Od 1 kwietnia 2025 r. – wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą mieć ADE.

E-doręczenia dla firm z CEIDG (JDG)

• Od 1 stycznia 2025 r. – przy zakładaniu działalności (wniosek o wpis do CEIDG) trzeba utworzyć ADE w toku rejestracji.

• Od 1 lipca 2025 r. – jeśli firma była w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., to przy zmianie wpisu po 30 czerwca 2025 r. pojawia się obowiązek uzupełnienia danych o ADE.

• Od 1 października 2026 r. – wszystkie firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. muszą mieć ADE (niezależnie od tego, czy robiły zmiany we wpisie).

Chcesz wdrożyć e-Doręczenia i kompleksową obsługę korespondencji? Zobacz bezpłatny webinar!

Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) muszą posiadać przedsiębiorcy (zarówno wpisani do KRS, jak i do CEIDG) zgodnie z harmonogramem wskazanym wyżej, a także podmioty publiczne, dla których obowiązek wynika z odrębnego harmonogramu dla poszczególnych grup instytucji. ADE dotyczy również osób wykonujących zawody zaufania publicznego ujęte w harmonogramie, takich jak m.in. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi czy notariusze. Jeśli Twoja firma ma wątpliwości, czy ten obowiązek jej dotyczy, zwykle wystarczy odpowiedzieć na dwa pytania: czy działasz w KRS czy CEIDG oraz czy rejestracja nastąpiła przed czy po 1 stycznia 2025 r.

Jak sprawnie wdrożyć e-Doręczenia w firmie – 7 kroków do sukcesu

1)  Ustal, jaki termin dotyczy Twojej firmy

Zacznij od prostej klasyfikacji: KRS vs CEIDG i data rejestracji. Dzięki temu od razu wiesz, czy działasz „na już”, czy masz czas na wdrożenie bez presji.

2) Wyznacz właściciela procesu i zastępstwa

E-Doręczenia to nie „kolejna skrzynka”, tylko kanał z konsekwencjami prawnymi. Wyznacz:

• osobę odpowiedzialną za odbiór i dystrybucję korespondencji,

• minimum jedną osobę zastępującą (urlopy, choroby),

• zasady reakcji na pisma z krótkimi terminami.

3) Zorganizuj wewnętrzny obieg korespondencji

Tu wchodzi w praktyce obowiązek wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie pism urzędowych – nawet jeśli firma nie wdraża pełnego EOD dla wszystkich dokumentów. Ustal:

• kto kwalifikuje pismo (np. „US”, „ZUS”, „sąd”, „gmina”),

• kto podejmuje decyzję i kto przygotowuje odpowiedź,

• gdzie trafia archiwum (repozytorium, DMS, dysk firmowy z kontrolą dostępu).

4) Włącz e-Doręczenia do narzędzi, które już masz

Jeżeli firma używa CRM, ERP albo DMS, przygotuj prostą integrację procesową (nawet bez integracji technicznej):

• rejestr spraw (numer, data wpływu, termin, odpowiedzialny),

• statusy: „odebrane”, „w analizie”, „do odpowiedzi”, „wysłane”, „zamknięte”,

• przypomnienia o terminach.

5) Ustal standardy bezpieczeństwa i dostępu

Dostęp do skrzynki powinien być kontrolowany. Dobra praktyka to:

• uprawnienia nadawane tylko tym, którzy muszą pracować na korespondencji,

• rozdzielenie ról (odbiór vs przygotowanie odpowiedzi vs akceptacja),

• zasady przechowywania i archiwizacji pism oraz potwierdzeń.

6) Zrób krótkie szkolenie i „próbę generalną”

Wystarczy 30–60 minut:

• jak rozpoznać pilne pisma,

• gdzie zapisać potwierdzenia,

• jak przekazywać sprawę między działami,

• co robić, gdy w firmie nie ma osoby odpowiedzialnej (procedura awaryjna).

7) Monitoruj i poprawiaj proces po pierwszych 2–4 tygodniach

Po miesiącu zwykle widać, gdzie „uciekają” terminy albo brakuje odpowiedzialności. Wprowadź korekty: proste reguły, krótszą ścieżkę akceptacji, lepsze powiadomienia.

Techniczne wymagania i integracja

Techniczne wymagania i integracja e-Doręczeń obejmują:

• Kompatybilność systemową: Upewnij się, że Twoje systemy IT są zgodne z wymaganiami e-Doręczeń, w tym ze wsparciem dla odpowiednich protokołów komunikacyjnych i formatów danych.
• Bezpieczeństwo danych: Implementacja zaawansowanych mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie end-to-end, jest kluczowa do ochrony przesyłanych danych.
• Integracja z istniejącymi systemami: Praca nad integracją e-Doręczeń z Twoimi obecnymi narzędziami do zarządzania dokumentacją i komunikacją wewnętrzną.
• Automatyzację procesów: Rozważ możliwości automatyzacji związane z e-Doręczeniami, by maksymalizować ich efektywność operacyjną.
• Testowanie i optymalizację: Przeprowadzanie testów integracji systemów i procesów e-Doręczeń, aby upewnić się, że działają one płynnie i efektywnie.

Zabezpieczenia i ochrona danych

W kontekście e-Doręczeń, zabezpieczenia i ochrona danych są kluczowe. Zapewnienie poufności i integralności przesyłanych informacji wymaga stosowania zaawansowanych technologii takich jak szyfrowanie end-to-end. Równie ważne jest przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Firmy muszą zatem przyjąć środki bezpieczeństwa zapewniające, że dane są chronione zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania, oraz że dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby.

Podsumowując, wdrożenie e-Doręczeń w firmie to krok w kierunku efektywniejszej, bezpieczniejszej i bardziej zrównoważonej komunikacji. Korzyści wynikające z przejścia na cyfrowy obieg dokumentów są niezaprzeczalne, obejmując szybkość, dostępność, bezpieczeństwo i oszczędności kosztów. Dlatego też z uwagi na zbliżającą się datę obowiązkowego wprowadzenia e-Doręczeń, warto już teraz rozpocząć proces adaptacji w swojej firmie. To nie tylko kwestia dostosowania się do przepisów prawnych, ale również szansa na usprawnienie operacji biznesowych i podniesienie konkurencyjności firmy w erze cyfrowej.

Chcesz wdrożyć e-Doręczenia lub obieg korespondencji w swojej firmie? Odbierz darmową konsultację z ekspertem!