OCR - czym jest i do czego służy?

Czym jest OCR?

OCR (Optical Character Recognition) to technologia, która umożliwia odczytywanie tekstu z plików graficznych takich jak skany dokumentów czy zdjęcia. Efektem zastosowania OCR jest przekształcenie obrazu zawierającego znaki w tekst możliwy do edycji, kopiowania lub przeszukiwania.

Działanie opiera się na analizie układu graficznego dokumentu. Po zeskanowaniu pliku system identyfikuje litery, cyfry i symbole, a następnie zapisuje je w formie cyfrowej. Dzięki wykorzystaniu OCR treść z papierowego dokumentu może zostać szybko zaimportowana do systemu elektronicznego obiegu dokumentów lub innej aplikacji biznesowej.

Ogólne zastosowania technologii OCR

Systemy wykorzystujące OCR wspierją firmy w cyfryzacji dokumentów, usprawniając procesy związane z archiwizacją, wyszukiwaniem informacji oraz integracją danych z systemami informatycznymi.

Program do OCR znajduje zastosowanie w sytuacjach, które wymagają:

• przeniesienia treści z dokumentów papierowych do systemów cyfrowych,
• zautomatyzowania rejestracji danych np.: z faktur, umów czy wniosków,
• ułatwienia dostępu do informacji zawartych w zeskanowanych plikach,
• ograniczenia pracy manualnej przy obiegu dokumentów.

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest zwiększenie efektywności operacyjnej organizacji, usprawnienie komunikacji wewnętrznej i redukcja kosztów obsługi dokumentów.

Program OCR –  przebieg procesu rozpoznawania tekstu

Proces związany z OCR obejmuje kilka etapów. Pierwszym jest rozpoznanie struktury dokumentu. Program OCR identyfikuje pola tekstowe, cyfry, nagłówki czy tabele. W kolejnym kroku analizowana jest zawartość i przekształcana w dane możliwe do dalszego przetwarzania.

Rozpoznane informacje mogą zostać automatycznie poddane weryfikacji. System sprawdza np. zgodność danych z oczekiwanym formatem, poprawność numerów identyfikacyjnych czy kompletność pól. W razie potrzeby użytkownik może skorygować błędy lub uzupełnić brakujące elementy.

Po zatwierdzeniu danych przez użytkownika lub system, informacje są przekazywane do kolejnych etapów, np. wypełniają pola w formularzu, czy trafiają do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych z dokumentów papierowych, a to ogranicza błędy i przyspiesza realizację procesów.

W uproszczonym schemacie, w firmach pracujących z dokumentacją papierową proces cyfryzacji dokumentu zazwyczaj rozpoczyna się od jego zeskanowania i zapisania w formacie graficznym lub PDF. Następnie plik trafia do systemu, w którym uruchamiany jest program OCR.

Zastosowanie systemu OCR w środowisku biznesowym

W przypadku rozwiązań biznesowym program OCR często stanowi część większego rozwiązania informatycznego, zintegrowanego z systemami klasy ERP, DMS lub workflow. Dzięki jego wykorzystaniu możliwe jest automatyczne przechwytywanie danych z dokumentów i przekazywanie ich bezpośrednio do procesów obsługiwanych cyfrowo.

Przykładowo technologia OCR znajduje zastosowanie w obszarach kadrowych, gdzie pozwala digitalizować i zarządzać dokumentacją pracowniczą. Powstają w ten sposób m.in. elektroniczne teczki pracownicze, zawierające umowy, aneksy, zaświadczenia czy wnioski, które po rozpoznaniu mogą być przypisane do odpowiednich pracowników i przechowywane w archiwum cyfrowym.

System OCR może także wspierać obieg korespondencji w firmie. Rozpoznane dokumenty są automatycznie rejestrowane, przypisywane do spraw, a następnie przekazywane do odpowiednich jednostek organizacyjnych z uzupełnionymi informacjami. Ułatwia to kontrolę obiegu korespondencji i przyspiesza obsługę formalnych procesów.

Ale to nie wszystkie rozwiązania, w których można wykorzystać technologię OCR: faktury, dokumenty osobiste, wnioski i ankiety to tylko niektóre z przykładów. Wszystkie dane, których nie chcemy wprowadzać ręcznie do systemów, mogą zostać tam dodane z wykorzystaniem systemu OCR.

Wraz z rosnącym znaczeniem automatyzacji i cyfryzacji procesów, dostęp do danych zawartych w dokumentach przestaje być barierą technologiczną. Program OCR wpisuje się w te zmiany, umożliwiając organizacjom lepsze wykorzystanie informacji, które dotąd były trudne do przetworzenia. Wdrażając takie rozwiązania, firmy zyskują nie tylko większą efektywność, ale także możliwość dalszego rozwoju w kierunku pełnej transformacji cyfrowej.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o OCR

1. Czy OCR dobrze rozpoznaje tekst z dokumentów ręcznie pisanych?

OCR najlepiej działa na tekst drukowany – maszynowy. Rozpoznawanie pisma odręcznego jest dużo trudniejsze, a jego skuteczność zależy od jakości pisma, kontrastu, skanu i samego algorytmu OCR. Niektóre zaawansowane systemy OCR wspierają częściowo pismo odręczne (np. w formularzach), ale zwykle wymagają dodatkowej korekty ręcznej.

2. Jakie są wymagania techniczne, aby OCR działał poprawnie?

Kluczowe czynniki to:

• dobra jakość skanu / zdjęcia (wysoka rozdzielczość, brak rozmycia),

• wyraźny kontrast między tekstem a tłem,

• prosty układ dokumentu (bez nadmiernych ozdobników, zakłóceń),

• dokumenty w odpowiednim formacie (np. PDF, obraz typu PNG, JPEG) oraz

• ewentualnie wcześniejsze przygotowanie (np. oczyszczenie skanu, wyrównanie, usunięcie skosów).

3. Jakie błędy mogą wystąpić przy użyciu OCR i jak je minimalizować?

Typowe problemy to:

• błędne rozpoznanie znaków („l” zamiast „1”, „O” zamiast „0” itp.),

• nieprawidłowy podział wierszy lub kolumn,

• problemy z tabelami lub grafikami w dokumencie,

• błędy w językach ze znakami diakrytycznymi lub niestandardową czcionką.
  Aby je zminimalizować: używać wysokiej jakości skanów, sprawdzać wynik OCR, wprowadzać korekty ręczne tam, gdzie to konieczne, wybierać systemy OCR z możliwością uczenia / dostosowania słowników.

4. W jakich przypadkach warto zainwestować w OCR w firmie?

OCR jest szczególnie opłacalny, gdy firma:

• przetwarza duże ilości dokumentów papierowych/fizycznych,

• chce usprawnić obieg dokumentów i zredukować ręczne wprowadzanie danych,

• potrzebuje szybkiego dostępu do danych zawartych w dokumentach (wyszukiwania, analizy),

• dąży do lepszej archiwizacji dokumentów cyfrowych,

• integruje się z systemami takimi jak ERP, DMS, workflow, kadry itp.

5. Czy technologia OCR jest bezpieczna, jeśli chodzi o dokumenty zawierające dane osobowe?

Tak, pod warunkiem że wdrożony system OCR spełnia standardy bezpieczeństwa danych. Ważne jest:

• szyfrowanie dokumentów w trakcie przetwarzania i przechowywania,

• kontrola dostępu do dokumentów/danych,

• audyt i logowanie operacji,

• zgodność z regulacjami prawnymi (np. RODO w UE),

• wybór dostawcy o dobrej reputacji i ewentualnie z certyfikatami bezpieczeństwa.