Warsztat automatyzacji procesów - jak firmy identyfikują straty i podejmują trafne decyzje wdrożeniowe

Warsztat automatyzacji procesów – jak podjąć trafne decyzje wdrożeniowe

Warsztat automatyzacji procesów to narzędzie, które pomaga podjąć świadomą decyzję przed wdrożeniem. Umożliwia ocenę stanu obecnego, identyfikację strat i policzenie potencjalnych oszczędności. Zamiast zgadywać, co się opłaca, można to po prostu sprawdzić.

Warsztat automatyzacji procesów – dlaczego warto zacząć od analizy

Decyzja o wdrożeniu automatyzacji powinna być poprzedzona rzetelną analizą procesów, które funkcjonują w organizacji. Bez tego trudno oszacować, czy inwestycja w nowe narzędzie przyniesie oczekiwany zwrot, a same działania mogą zakończyć się wdrożeniem rozwiązań, które nie odpowiadają na realne potrzeby.

Warsztat automatyzacji procesów to metoda, która pozwala zobaczyć, jak procesy działają „na żywo”, z perspektywy osób, które je realizują. Zespół warsztatowy wspólnie z pracownikami firmy:

• mapuje przebieg aktualnych działań,
• identyfikuje wąskie gardła,
• analizuje czasochłonność i koszty,
• porównuje różne podejścia stosowane w działach lub oddziałach.

Dzięki temu powstaje konkretna baza wiedzy, która pozwala stwierdzić, co warto automatyzować w pierwszej kolejności, a co można zostawić na późniejszy etap. To nie tylko oszczędność pieniędzy, to mądrzejsze podejście do całej transformacji.

Warsztat automatyzacji procesów – przykład zastosowania w dziale HR

Jednym z częstszych obszarów, które firmy analizują podczas warsztatu automatyzacji procesów jest dział kadr. Choć procesy kadrowe wydają się oczywiste, w praktyce często są najbardziej czasochłonne i najmniej zautomatyzowane.

W jednej z dużych firm produkcyjnych, zatrudniającej 450 osób, dział HR miesięcznie obsługiwał:

• około 500 wniosków urlopowych,
• ponad 200 dokumentów: umów, aneksów, zaświadczeń,
• zgłoszenia L4, nadgodzin i inne dane ewidencyjne.

Całość odbywała się ręcznie: dokumenty były drukowane, podpisywane, skanowane i przesyłane e-mailem lub przekazywane osobiście. Nie było jednego systemu, centralnego podglądu statusów ani możliwości szybkiego raportowania. Każde opóźnienie lub błąd oznaczał dodatkową pracę, a w przypadku braku aneksu także ryzyko prawne.

W trakcie warsztatu AMODIT Lab:

• zmapowano cały proces obiegu dokumentów,
• policzono czas i koszty obsługi: przeciętnie 15 minut na dokument,
• wykazano, że łącznie dział HR poświęca na to 175 godzin miesięcznie, co przy średniej stawce 65 zł/h oznaczało ponad 11 000 zł kosztów miesięcznych.

Po wdrożeniu automatyzacji:

• czas obsługi spadł do 3 minut,
• miesięczne zaangażowanie zespołu zmniejszyło się o 140 godzin,
• oszczędność wyniosła 9 100 zł miesięcznie,
• zwrot z inwestycji nastąpił po nieco ponad 5 miesiącach.

Dodatkowe efekty to:

• mniej błędów,
• szybsze raportowanie dla zarządu,
• gotowość do wdrożenia e-podpisów i integracji z ERP.

To tylko jeden przykład, który pokazuje, że warsztat automatyzacji procesów pozwala nie tylko „coś poprawić”, ale realnie zmniejszyć koszty i zwiększyć przewidywalność działania.

Warsztat automatyzacji procesów – co zyskujesz jako firma

Udział w warsztacie automatyzacji procesów to nie tylko krok w stronę digitalizacji, ale przede wszystkim konkretna analiza tego, jak działa Twoja firma od środka. W efekcie warsztatu zyskujesz nie deklaracje, ale twarde dane i mierzalne wnioski, które można od razu wykorzystać w decyzjach operacyjnych i strategicznych.

Najważniejsze rezultaty warsztatu to:

• Zmapowane procesy biznesowe w wersji „as-is”: dzięki wspólnej analizie, firma uzyskuje rzeczywisty obraz swoich działań, pokazujący przepływ zadań, dokumentów i decyzji między działami. Często już ten etap ujawnia rozbieżności między tym, jak coś powinno działać, a jak działa w praktyce.
• Świadomość problemów i wąskich gardeł: warsztat pozwala obiektywnie nazwać elementy, które generują największe straty czasu i pieniędzy. Pracownicy i menedżerowie widzą, gdzie powstają opóźnienia, dublowanie zadań czy błędy wynikające z braku systemowych rozwiązań.
• Oszacowanie kosztów obecnych i potencjalnych oszczędności: każdy proces analizowany jest pod kątem kosztów pracy, liczby dokumentów, czasu zaangażowania oraz błędów. Dzięki temu możesz zidentyfikować, które obszary automatyzacji przyniosą największy zwrot z inwestycji.
• Podstawy do podjęcia świadomej decyzji: raport z warsztatu nie narzuca wdrożenia konkretnego systemu. Daje Ci narzędzie, które wspiera zarząd w racjonalnym zaplanowaniu zmian z jasnym oszacowaniem ich skutków.

Warsztat automatyzacji procesów to zatem nie produkt, ale proces decyzyjny, który zmniejsza ryzyko nietrafionych inwestycji i pozwala przygotować się do zmian z pełną kontrolą nad tym, co, kiedy i dlaczego warto wdrożyć.

Warsztat automatyzacji procesów – kiedy warto z niego skorzystać

Nie każda firma musi od razu inwestować czas i zasoby w warsztat automatyzacji procesów. Warto najpierw wiedzieć, dla kogo taka forma pracy przynosi największą wartość – a kiedy lepiej chwilowo poczekać lub skupić się na innych krokach przygotowawczych.

Kiedy warsztat ma największy sens?

Największą wartość z warsztatu wyciągają firmy, które:

• liczą ponad 100 pracowników i mają kilka działów współpracujących w ramach jednego procesu (np. HR, finanse, administracja, sprzedaż),
• doświadczają chaosu informacyjnego: dokumenty krążą mailowo, w Excelach lub papierze, a informacje o statusach są rozproszone,
• chcą świadomie przygotować się do automatyzacji, zanim wybiorą konkretną technologię czy narzędzie,
• nie wiedzą, od czego zacząć: które procesy warto automatyzować jako pierwsze i jak policzyć potencjalny zwrot z inwestycji.

Warsztat automatyzacji procesów – czy to coś dla Twojej firmy?

Jeśli zastanawiasz się, czy automatyzacja procesów w Twojej firmie ma sens, nie musisz zaczynać od wdrożeń czy zakupów systemów. Zanim podejmiesz decyzję, warto zyskać pełny obraz sytuacji i dane, na których można oprzeć kolejne kroki.

Warsztat automatyzacji procesów to bezpieczny i opłacalny sposób, by zobaczyć, gdzie firma traci czas i pieniądze. Dzięki konkretnym danym i analizie procesów organizacja może:

• lepiej planować inwestycje,
• uniknąć nietrafionych wdrożeń,
• szybciej osiągnąć efekty biznesowe.

Sprawdź, jak wygląda AMODIT Lab – warsztat automatyzacji procesów i przekonaj się, ile możesz zyskać.