Elektroniczny obieg zamówień
Setki faktur miesięcznie to codzienność w Twojej firmie? Pracownicy poświęcają czas na ich sprawdzenie, w tym powiązanie z konkretnym zamówieniem? Chcesz przyspieszyć ten proces i wyeliminować pomyłki? Poznaj AMODIT – narzędzie, dzięki któremu osiągniesz lepszą kontrolę nad budżetem, a praca Twojego zespołu będzie bardziej efektywna.
Po co elektroniczny obieg zamówień?
Co jest podstawą zarządzania finansami przedsiębiorstwa? Bieżąca kontrola kosztów i utrzymanie ich na założonym poziomie. Budżet musi się zgadzać. Jak to osiągnąć? Ważne są dwie kwestie: szybka reakcja, w chwili, gdy pojawiają się odchylenia, oraz pewność, że pracownicy podejmują w imieniu spółki zobowiązania zgodnie z procedurami i poziomem swoich kompetencji. Oba procesy usprawni elektroniczny obieg zamówień.
Dla kogo elektroniczny obieg zamówień?
Elektroniczny obieg zamówień to uniwersalne rozwiązanie – sprawdzi się w każdej firmie bez względu na branżę. Małe firmy czy korporacje? Zasada jest prosta: im większy biznes, tym więcej dokumentów, które trzeba zweryfikować. W związku z tym wdrożenie obiegu zamówień najbardziej docenią duże firmy, które dzięki AMODIT zaoszczędzą sporo czasu.
Korzyści dla Twojej firmy z elektronicznego obiegu zamówień
Dzięki temu rozwiązaniu przyspieszysz procesy i zyskasz wygodny dostęp do bieżących informacji. AMODIT pozwoli Ci, m.in.:
Powiązać faktury z zamówieniami
i sprawdzić zgodność obu dokumentów bez konieczności ręcznej weryfikacji (również w sytuacji, gdy faktury są generowane bezpośrednio z systemu ERP)
Automatycznie powiązać
zamówienie z umową
Odwzorować strukturę akceptacji
wraz z przypisaniem limitów wydatków
Składać zamówienia u dostawcy
i monitorować status zamówienia
Sprawdzać poziom wykorzystania budżetu
dla firmy, dowolnych działów lub kosztów
Przeprowadzić integrację z wdrożonym systemem ERP
co umożliwi automatyzację pracy dzięki, np. pobraniu listy dostawców i produktów czy zapisaniu zamówienia w systemie
Jeszcze więcej korzyści z elektronicznego obiegu zamówień
Ręczne i automatyczne tworzenie zamówień
Zamówienia mogą być wprowadzane ręcznie przez użytkowników lub powstawać automatycznie, np. na podstawie budżetu, rejestru umów lub innych cyklicznych zdarzeń. Sposób tworzenia zamówień ustalisz w zależności od rodzaju zamawianej usługi lub produktu.
Zamówienia a rejestr umów
Po połączeniu zamówienia z umową, której dotyczy, oszczędzasz czas podwójnie. Po pierwsze, w zamówieniu mogą zostać wykorzystane informacje z konkretnej umowy, a po drugie, na podstawie rejestru umów możesz automatycznie generować kolejne zamówienia.
Wygodny wgląd w rejestr zamówień
W AMODIT masz dostęp do wszystkich zamówień, w tym do ich statusów oraz wynikających z nich zobowiązań w kolejnych okresach.
Przestrzeganie poziomów kompetencji
Chcesz mieć pewność, że Twoi pracownicy działają zgodnie z przyjętymi normami i uprawnieniami? Podczas składania zamówienia system sprawdza, czy dany użytkownik może stworzyć dokument na tę określoną kwotę. Bazą odniesienia będą wewnętrzne procedury oraz matryca kompetencji.
Różne typy ścieżek akceptacji
W zależności od typu zamówienia, jego kwoty, dostawcy czy innych parametrów dokumenty przechodzą odpowiednie ścieżki akceptacji. Po przejściu przez wszystkie etapy zamówienie może zostać przesłane do dostawcy.
Szybka akceptacja faktur
Po połączeniu faktury z zamówieniem następuje weryfikacja formalna. W przypadku zgodności faktura trafia bezpośrednio do działu księgowego. Dokument nie wymaga dodatkowych podpisów – wcześniej zostało zaakceptowane samo zamówienie. Coś się nie zgadza? Każda rozbieżność zostanie sprawdzona, a faktura przekazana do powtórnej akceptacji.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obieg zamówień w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.