Elektroniczny obieg zamówień
Setki faktur miesięcznie to codzienność w Twojej firmie? Pracownicy poświęcają czas na ich sprawdzenie, w tym powiązanie z konkretnym zamówieniem? Chcesz przyspieszyć ten proces i wyeliminować pomyłki? Poznaj program do zamówień AMODIT – dzięki któremu osiągniesz lepszą kontrolę nad budżetem, a praca Twojego zespołu będzie bardziej efektywna.
Po co program do obsługi zamówień?
Co jest podstawą zarządzania finansami przedsiębiorstwa? Bieżąca kontrola kosztów i utrzymanie ich na założonym poziomie. Budżet musi się zgadzać. Jak to osiągnąć? Ważne są dwie kwestie: szybka reakcja, w chwili, gdy pojawiają się odchylenia, oraz pewność, że pracownicy podejmują w imieniu spółki zobowiązania zgodnie z procedurami i poziomem swoich kompetencji. Oba procesy usprawni elektroniczny obieg zamówień.
Dla kogo elektroniczny obieg zamówień?
Elektroniczny obieg zamówień to uniwersalne rozwiązanie – sprawdzi się w każdej firmie bez względu na branżę. Małe firmy czy korporacje? Zasada jest prosta: im większy biznes, tym więcej dokumentów, które trzeba zweryfikować. W związku z tym wdrożenie obiegu zamówień najbardziej docenią duże firmy, które dzięki AMODIT zaoszczędzą sporo czasu.
Korzyści dla Twojej firmy z elektronicznego obiegu zamówień
Dzięki temu rozwiązaniu przyspieszysz procesy i zyskasz wygodny dostęp do bieżących informacji. AMODIT pozwoli Ci, m.in.:
Powiązać faktury z zamówieniami
i sprawdzić zgodność obu dokumentów bez konieczności ręcznej weryfikacji (również w sytuacji, gdy faktury są generowane bezpośrednio z systemu ERP)
Automatycznie powiązać
zamówienie z umową
Odwzorować strukturę akceptacji
wraz z przypisaniem limitów wydatków
Składać zamówienia u dostawcy
i monitorować status zamówienia
Sprawdzać poziom wykorzystania budżetu
dla firmy, dowolnych działów lub kosztów
Przeprowadzić integrację z wdrożonym systemem ERP
co umożliwi automatyzację pracy dzięki, np. pobraniu listy dostawców i produktów czy zapisaniu zamówienia w systemie
Jeszcze więcej korzyści z programu do zamówień AMODIT
Ręczne i automatyczne tworzenie zamówień
Zamówienia mogą być wprowadzane ręcznie przez użytkowników lub powstawać automatycznie, np. na podstawie budżetu, rejestru umów lub innych cyklicznych zdarzeń. Sposób tworzenia zamówień ustalisz w zależności od rodzaju zamawianej usługi lub produktu.
Zamówienia a rejestr umów
Po połączeniu zamówienia z umową, której dotyczy, oszczędzasz czas podwójnie. Po pierwsze, w zamówieniu mogą zostać wykorzystane informacje z konkretnej umowy, a po drugie, na podstawie rejestru umów możesz automatycznie generować kolejne zamówienia.
Wygodny wgląd w rejestr zamówień
W AMODIT masz dostęp do wszystkich zamówień, w tym do ich statusów oraz wynikających z nich zobowiązań w kolejnych okresach.
Przestrzeganie poziomów kompetencji
Chcesz mieć pewność, że Twoi pracownicy działają zgodnie z przyjętymi normami i uprawnieniami? Podczas składania zamówienia system sprawdza, czy dany użytkownik może stworzyć dokument na tę określoną kwotę. Bazą odniesienia będą wewnętrzne procedury oraz matryca kompetencji.
Różne typy ścieżek akceptacji
W zależności od typu zamówienia, jego kwoty, dostawcy czy innych parametrów dokumenty przechodzą odpowiednie ścieżki akceptacji. Po przejściu przez wszystkie etapy zamówienie może zostać przesłane do dostawcy.
Szybka akceptacja faktur
Po połączeniu faktury z zamówieniem następuje weryfikacja formalna. W przypadku zgodności faktura trafia bezpośrednio do działu księgowego. Dokument nie wymaga dodatkowych podpisów – wcześniej zostało zaakceptowane samo zamówienie. Coś się nie zgadza? Każda rozbieżność zostanie sprawdzona, a faktura przekazana do powtórnej akceptacji.
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obieg zamówień w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.
Najczęściej zadawane pytania o programie do obsługi zamówień
1 Jakie korzyści przynosi wdrożenie elektronicznego obiegu zamówień w firmie?
Wdrożenie elektronicznego obiegu zamówień to krok w stronę optymalizacji i automatyzacji procesów zakupowych. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą:
- Przyspieszyć procesy zamówieniowe – eliminacja papierowych dokumentów i ręcznego wprowadzania danych pozwala na szybsze zatwierdzanie i realizację zamówień.
- Zminimalizować błędy ludzkie – automatyczne mechanizmy weryfikacji eliminują ryzyko pomyłek, np. w kwotach czy dostawcach.
- Zapewnić pełną kontrolę nad budżetem – system umożliwia śledzenie wydatków i porównywanie ich z dostępnym budżetem.
- Poprawić transparentność – wszystkie zamówienia są rejestrowane, a ich status jest dostępny w czasie rzeczywistym.
AMODIT, jako nowoczesny program do zamówień, pozwala firmom na pełną automatyzację procesów, poprawiając wydajność i eliminując niepotrzebne koszty operacyjne.
2 Czy elektroniczny obieg zamówień sprawdzi się w każdej firmie?
Tak, elektroniczny system zamówień może być wdrożony w każdej firmie, niezależnie od branży czy wielkości. W mniejszych organizacjach pomaga w uporządkowaniu procesów zakupowych, a w większych zapewnia zgodność z procedurami oraz precyzyjną kontrolę nad zamówieniami.
AMODIT to elastyczny program do obsługi zamówień, który można dostosować do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, zapewniając sprawny obieg dokumentów i nadzór nad każdym etapem realizacji zamówień.
3 Jak AMODIT wspiera powiązanie zamówień z fakturami i umowami?
Wiele firm boryka się z problemem ręcznego dopasowywania faktur do zamówień, co może prowadzić do błędów i opóźnień w płatnościach.
AMODIT automatycznie kojarzy faktury z zamówieniami oraz umowami, zapewniając:
- Automatyczną weryfikację zgodności – system sprawdza, czy kwoty i warunki na fakturze odpowiadają danym w zamówieniu.
- Skrócony czas akceptacji – dokumenty są natychmiast kierowane do odpowiednich osób do zatwierdzenia.
- Eliminację błędów – ręczne sprawdzanie dokumentów nie jest już konieczne.
Dzięki AMODIT firmy mogą znacznie usprawnić procesy księgowe i uniknąć problemów związanych z błędnymi fakturami.
4 W jaki sposób AMODIT odwzorowuje strukturę akceptacji zamówień i limity wydatków?
Każda firma ma określone zasady dotyczące akceptacji zamówień i limitów wydatków dla poszczególnych pracowników lub działów.
AMODIT, jako program do obsługi zamówień, umożliwia:
- Tworzenie elastycznych ścieżek akceptacji – system kieruje zamówienia do odpowiednich osób na podstawie ich wartości czy kategorii.
- Definiowanie progów zatwierdzania – każda osoba ma przypisane limity, powyżej których wymagane jest dodatkowe zatwierdzenie.
- Automatyczne powiadomienia – użytkownicy są informowani o konieczności akceptacji dokumentów.
Dzięki temu rozwiązaniu firmy mają pełną kontrolę nad zamówieniami i mogą uniknąć nieautoryzowanych wydatków.
5 Czy AMODIT umożliwia monitorowanie statusu zamówień?
Tak, jednym z kluczowych elementów efektywnego zarządzania zamówieniami jest możliwość monitorowania ich statusu na każdym etapie realizacji.
Dzięki AMODIT firmy mogą:
- Śledzić postęp zamówienia – użytkownicy mają dostęp do informacji, czy dokumenty są już zaakceptowane, przekazane do dostawcy lub oczekują na realizację.
- Otrzymywać powiadomienia o opóźnieniach – system generuje alerty, gdy zamówienie nie jest realizowane w terminie.
- Analizować historię zamówień – firmy mogą tworzyć raporty dotyczące efektywności dostawców i czasu realizacji.
Dzięki temu program do zamówień AMODIT zwiększa kontrolę nad procesem zakupowym i pozwala firmom lepiej zarządzać swoimi zasobami.
6 Jak AMODIT pomaga w zarządzaniu budżetem zamówień?
Kontrola budżetu jest kluczowa dla efektywnego zarządzania finansami firmy.
AMODIT wspiera zarządzanie budżetem poprzez:
- Śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym – każda transakcja jest rejestrowana i porównywana z dostępnym budżetem.
- Automatyczne alerty – system informuje, gdy wydatki zbliżają się do wyznaczonego limitu.
- Raporty finansowe – firmy mogą generować szczegółowe zestawienia kosztów i analizować wydatki według działów, projektów czy dostawców.
Dzięki AMODIT zarządzanie budżetem staje się bardziej precyzyjne i pozwala uniknąć nieplanowanych wydatków.
7 Jakie funkcje powinien posiadać dobry program do obsługi zamówień?
Nowoczesny program do obsługi zamówień powinien oferować funkcje, które usprawniają i automatyzują cały proces zakupowy. Najważniejsze z nich to:
- Automatyczna rejestracja zamówień – system powinien pozwalać na szybkie wprowadzanie zamówień, np. poprzez integrację z innymi systemami lub bazami dostawców.
- Ścieżka akceptacji zamówień – istotne jest, aby każda firma mogła dostosować proces zatwierdzania zamówień do własnej struktury organizacyjnej.
- Integracja z fakturami i umowami – powiązanie zamówień z innymi dokumentami eliminuje błędy i przyspiesza rozliczenia.
- Śledzenie statusu zamówień – możliwość sprawdzania, na jakim etapie znajduje się realizacja zamówienia.
- Raportowanie i analityka – dostęp do szczegółowych danych na temat wydatków, dostawców i efektywności procesów.
AMODIT jako kompleksowy program do zamówień oferuje wszystkie powyższe funkcjonalności i umożliwia elastyczne dostosowanie procesów do potrzeb każdej organizacji, bez konieczności angażowania działu IT.
8 Jakie są najczęstsze błędy w procesie obsługi zamówień i jak ich unikać?
Wiele firm, które zarządzają zamówieniami w sposób tradycyjny lub bez odpowiednich narzędzi, często boryka się z typowymi problemami, takimi jak:
- Zagubione lub błędnie wprowadzone zamówienia – brak centralnego rejestru zamówień prowadzi do chaosu organizacyjnego i opóźnień.
- Brak kontroli nad budżetem – zamówienia są realizowane bez wcześniejszego sprawdzenia dostępności środków lub zatwierdzenia przez przełożonych.
- Opóźnienia wynikające z ręcznego przekazywania dokumentów – czas akceptacji zamówień wydłuża się, gdy dokumenty krążą w formie papierowej lub e-mailowej.
- Błędy w rozliczeniach – niezgodności między zamówieniami a fakturami mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach i problemów księgowych.
Aby uniknąć tych błędów, firmy coraz częściej wdrażają programy do obsługi zamówień, które automatyzują procesy, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania dokumentów. AMODIT umożliwia pełną kontrolę nad zamówieniami, od momentu ich złożenia po finalne rozliczenie, zapewniając transparentność i zgodność z polityką firmy.
9 Jakie są kluczowe czynniki przy wyborze programu do zamówień?
Wybierając program do zamówień, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, które zdecydują o jego przydatności w firmie:
- Łatwość wdrożenia i obsługi – system powinien być intuicyjny i nie wymagać długich szkoleń dla pracowników.
- Możliwość dostosowania do specyfiki firmy – każda organizacja ma inne procedury, dlatego ważne jest, aby system pozwalał na ich elastyczne konfigurowanie.
- Integracja z innymi narzędziami – połączenie z systemami ERP, księgowością czy magazynem znacznie ułatwia pracę.
- Bezpieczeństwo danych – ponieważ zamówienia często wiążą się z wrażliwymi danymi finansowymi, system powinien oferować kontrolę dostępu i zabezpieczenia zgodne z RODO.
- Automatyzacja procesów – im więcej czynności można wykonać automatycznie (np. zatwierdzanie zamówień czy generowanie raportów), tym bardziej efektywna staje się praca.
AMODIT to rozwiązanie, które spełnia wszystkie te kryteria, oferując kompleksowy program do obsługi zamówień dostosowany do różnych branż i wielkości firm. Dzięki elastyczności i intuicyjności systemu wdrożenie jest szybkie i nie wymaga angażowania działu IT.