Grupa Żywiec: Transformacja procesów biznesowych dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT
Wyzwania związane z brakiem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów
Przed wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów Grupa Żywiec napotykała na szereg problemów związanych z tradycyjnym, papierowym zarządzaniem dokumentacją.
Czasochłonność procesów
Manualne przekazywanie dokumentów między działami wydłużało czas realizacji kluczowych procesów biznesowych.
Ryzyko błędów i zagubienia dokumentów
Papierowa forma dokumentów zwiększała prawdopodobieństwo ich zgubienia lub popełnienia błędów podczas ręcznego wprowadzania danych.
Brak transparentności i trudności w monitorowaniu
Śledzenie statusu dokumentów oraz etapów ich akceptacji było utrudnione.
Decyzja o wyborze systemu AMODIT
W obliczu powyższych wyzwań Grupa Żywiec poszukiwała rozwiązania, które usprawniłoby obieg dokumentów w firmie. Wybór padł na system AMODIT, który początkowo miał obsługiwać jedynie umowy zakupowe.
Szukaliśmy narzędzia do obsługi umów zakupowych. Potem okazało się, że będzie to użyteczne narzędzie, które pomoże nam w obsłudze faktur, a w tym momencie wspiera ono również wiele procesów wewnętrznych.
Elastyczność i możliwość dostosowania AMODIT do różnych procesów biznesowych były kluczowymi czynnikami przy wyborze tego systemu.
Obszary wykorzystania systemu elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Grupie Żywiec
Po wdrożeniu AMODIT Grupa Żywiec zaczęła wykorzystywać system w różnych obszarach działalności.
Akceptacja umów zakupowych
System AMODIT umożliwia sprawną rejestrację, weryfikację i zatwierdzanie umów zakupowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki jasnym ścieżkom akceptacyjnym i możliwości przypisywania odpowiedzialności na każdym etapie procesu firma zyskała pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentów zakupowych.
Podpisywanie umów
Wdrożenie podpisu elektronicznego zintegrowanego z systemem obiegu dokumentów pozwoliło Grupie Żywiec na odejście od fizycznego podpisywania dokumentów. Proces podpisywania jest teraz szybki, bezpieczny i możliwy do zrealizowania zdalnie, a to znacząco przyspieszyło zawieranie kontraktów z partnerami biznesowymi.
Obieg faktur
Elektroniczny obieg faktur umożliwił szybsze ich przetwarzanie, redukcję błędów oraz lepszą kontrolę nad płatnościami. Dzięki automatyzacji zatwierdzania i przekazywania faktur do konkretnych działów i osób przestoje zostały wyeliminowane, a ryzyko opóźnień w płatnościach zminimalizowane.
Akceptacja grafików
System usprawnił proces zatwierdzania grafików, zapewniając przejrzystość i dostępność aktualnych informacji dla wszystkich zainteresowanych stron. Obieg dokumentów w firmie w tym obszarze został uproszczony, a pracownicy mają stały wgląd w harmonogramy.
Akceptacja regulaminów
W przypadku regulaminów firmowych – takich jak regulaminy pracy, BHP czy zasad organizacyjnych – AMODIT umożliwia ich elektroniczne zatwierdzanie przez odpowiednie działy i osoby decyzyjne. Dzięki temu każda zmiana regulaminu trafia w uporządkowany sposób do wszystkich zainteresowanych, a proces przebiega w zgodzie z wewnętrznymi procedurami firmy.
Dokumenty wewnętrzne
Oprócz umów i regulaminów, system wspiera akceptację szerokiej gamy dokumentów wewnętrznych takich jak procedury, instrukcje, wytyczne korporacyjne czy dokumenty związane z compliance. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie sprawia, że żaden istotny dokument nie zostanie pominięty.
Kluczowe korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT
Implementacja AMODIT przyniosła Grupie Żywiec szereg korzyści.
Eliminacja papierowej dokumentacji
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozwoliło na znaczną redukcję zużycia papieru. Jest to korzystne zarówno z perspektywy ekologicznej, jak i ekonomicznej.
Skrócenie czasu realizacji procesów
Automatyzacja obiegu dokumentów przyczyniła się do przyspieszenia wielu procesów biznesowych, a to zwiększyło efektywność operacyjną firmy.
Zwiększenie wygody i satysfakcji pracowników
Elektroniczny obieg dokumentów uprościł codzienną pracę, co w konsekwencji pozytywnie wpłynęło na komfort i zadowolenie pracowników.
Jesteśmy naprawdę dużą organizacją i proszę sobie wyobrazić, że przed erą AMODIT dokumenty były podpisywane ręcznie. W tym momencie mamy elektroniczny podpis, więc procesy znacznie się skróciły i są o wiele wygodniejsze dla wszystkich pracowników uczestników procesu.
Współpraca z Astrafox – producentem systemu AMODIT
O sukcesie wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów świadczy również jakość współpracy z zespołem Astrafox, który odpowiada za rozwój i wdrożenie AMODIT. Jak podkreśla Alicja Roziewicz, relacja ta oparta jest na partnerstwie i realnym wsparciu w codziennej pracy.
Jesteśmy zadowoleni ze współpracy z firmą Astrafox, z konsultantami. Mamy oczywiście wsparcie serwisowe, z którego jesteśmy bardzo zadowoleni, ale też muszę powiedzieć, że cenimy sobie wsparcie w naszych procesach rozwojowych.
To, co wyróżnia Astrafox na tle innych dostawców to elastyczność i otwartość na potrzeby klienta. Grupa Żywiec samodzielnie tworzy nowe procesy i reguły w systemie, jednak w trudniejszych przypadkach może liczyć na pomoc ekspertów. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Grupie Żywiec okazało się krokiem milowym w kierunku cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych. Dzięki wsparciu narzędzia możliwe było: znaczne skrócenie czasu obiegu dokumentów, wyeliminowanie papierowych wersji dokumentów, zwiększenie kontroli nad realizacją procesów oraz usprawnienie codziennej pracy zespołów.
Na pytanie, czy Grupa Żywiec poleciłaby AMODIT innym organizacjom, odpowiedź Alicji Roziewicz nie pozostawia wątpliwości.
Z całego serca jesteśmy w stanie polecić AMODIT. Narzędzie naprawdę usprawniło wiele procesów w naszej organizacji.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze administracyjnym?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.