Ochrona sygnalisty

Kogo dotyczy ochrona sygnalistów?

Ochrona przysługuje osobom, które dokonują zgłoszeń w dobrej wierze, niezależnie od formy zatrudnienia. Dotyczy to m.in.:
• Pracowników i byłych pracowników.
• Kandydatów do pracy.
• Podwykonawców i dostawców.
• Stażystów i praktykantów.
• Członków zarządu i rad nadzorczych.
Zgłoszenia mogą dotyczyć różnorodnych obszarów – od naruszeń prawa pracy, przez przestępstwa gospodarcze, po naruszenia ochrony środowiska, danych osobowych czy bezpieczeństwa konsumentów.

Wymogi prawne

Zgodnie z unijną dyrektywą i projektami ustawy krajowej, organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożyć wewnętrzny system przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Wymogi obejmują:
• Zapewnienie anonimowości lub poufności zgłaszającego
• Wskazanie osoby lub działu odpowiedzialnego za odbiór zgłoszeń
• Utrzymywanie rejestru zgłoszeń
• Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście w określonym terminie (np. 3 miesiące)
• Zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi

Zagrożenia i wyzwania

Niedostosowanie się do wymogów może skutkować:
• Sankcjami finansowymi lub administracyjnymi.
• Odpowiedzialnością za działania odwetowe.
• Utratą zaufania pracowników i kontrahentów.
• Reputacyjnymi stratami medialnymi.
Dla wielu firm i instytucji kluczowym wyzwaniem jest również zapewnienie, aby system zgłaszania był intuicyjny, bezpieczny i zgodny z RODO.

Jak AMODIT wspiera ochronę sygnalistów?

Platforma AMODIT oferuje gotowy, konfigurowalny moduł do obsługi zgłoszeń sygnalistów, który spełnia wszystkie wymogi unijne i krajowe. System został zaprojektowany z myślą o poufności, automatyzacji i przejrzystości procesu.

Funkcje AMODIT wspierające ochronę sygnalistów:

• Anonimowy formularz zgłoszeniowy – sygnalista może dokonać zgłoszenia bez podawania tożsamości.
• Bezpieczny obieg zgłoszenia – dostęp mają tylko wyznaczone osoby lub zespoły, z pełną kontrolą uprawnień.
• Automatyczne powiadomienia i terminy – system przypomina o obowiązku odpowiedzi w wymaganym czasie.
• Rejestr zgłoszeń – pełna ewidencja zgłoszeń z historią działań i datami, zgodna z przepisami.
• Szyfrowanie i ochrona danych – zgodność z RODO, kontrola dostępu, możliwość pseudonimizacji danych.
• Raportowanie i audyt – możliwość generowania raportów na potrzeby zarządu lub kontroli zewnętrznych.
Dzięki gotowemu rozwiązaniu w AMODIT, organizacje mogą szybko uruchomić kanał zgłoszeń i zapewnić jego obsługę w zgodzie z prawem, bez konieczności tworzenia rozwiązań od zera.

Ochrona sygnalisty a cyfrowa transformacja

Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w środowisku elektronicznym to kolejny krok na drodze do pełnej cyfryzacji procesów zgodności i zarządzania ryzykiem. Zamiast zbierania zgłoszeń w formie papierowej lub e-mailowej, firmy mogą korzystać z bezpiecznego, centralnego narzędzia z kontrolą dostępu, historią zmian i automatyzacją całego procesu.
AMODIT wspiera organizacje w adaptacji do nowych przepisów, budując zaufanie wewnątrz firmy i chroniąc sygnalistów przed działaniami odwetowymi. To inwestycja nie tylko w zgodność, ale także w kulturę etyczną organizacji.

Podsumowanie

Ochrona sygnalistów to obowiązek prawny, ale także szansa na budowanie kultury otwartości, przejrzystości i odpowiedzialności w organizacji. Platforma AMODIT pozwala wdrożyć system zgłoszeń w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami i gotowy do audytu.