5 funkcji, które powinien mieć dobry system DMS

Dlaczego warto zainwestować w dobry system DMS?

Dobrze zaprojektowany system DMS nie tylko umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także automatyzuje wiele procesów biznesowych, zwiększa efektywność pracy i zmniejsza ryzyko błędów.

Wybór odpowiedniego rozwiązania nie powinien być przypadkowy – istnieją funkcje, które każdy nowoczesny system do zarządzania dokumentami po prostu musi mieć. W tym artykule przedstawimy 5 najważniejszych funkcji, na które warto zwrócić uwagę planując wdrożenie systemu DMS w organizacji. Podpowiemy też, jak wybrać narzędzie, które nie tylko spełni podstawowe potrzeby, ale też pozwoli rozwijać się wraz z firmą.

1. Centralne przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Jedną z podstawowych, a zarazem najważniejszych funkcji, jakie powinien oferować system DMS jest centralne przechowywanie dokumentów. Oznacza to, że wszystkie firmowe pliki – od faktur i umów po raporty i korespondencję – znajdują się w jednym, uporządkowanym miejscu. Dzięki temu każdy uprawniony użytkownik ma do nich szybki i łatwy dostęp, niezależnie od działu czy lokalizacji.

Centralna baza dokumentów eliminuje problem rozproszonej dokumentacji przechowywanej na komputerach pracowników, w e-mailach czy fizycznych archiwach. To z kolei przekłada się na większą przejrzystość, lepszą organizację pracy i znacznie mniejsze ryzyko utraty danych.

Dodatkowo nowoczesny system do zarządzania dokumentami zapewnia funkcje archiwizacji – dokumenty są automatycznie porządkowane, oznaczane metadanymi, a starsze wersje mogą być przechowywane zgodnie z polityką retencji danych w firmie. Jest to szczególnie istotne w kontekście zgodności z regulacjami prawnymi.

Efektywne zarządzanie dokumentami zaczyna się właśnie od centralizacji. Dlatego warto upewnić się, że wybrany DMS system wspiera tę funkcję na najwyższym poziomie.

2. Zaawansowane wyszukiwanie i indeksowanie

W firmach, które generują i przetwarzają setki dokumentów miesięcznie, szybki dostęp do informacji staje się kluczowy. Dlatego dobry system DMS powinien oferować zaawansowane mechanizmy wyszukiwania i indeksowania treści. To jedna z tych funkcji, która realnie wpływa na codzienną wygodę użytkowników i efektywność pracy całego zespołu.

Nowoczesne systemy do zarządzania dokumentami umożliwiają wyszukiwanie nie tylko po nazwie pliku, ale także po słowach kluczowych, tagach, datach, autorach, a nawet pełnej treści dokumentu. Dzięki technologii OCR (optyczne rozpoznawanie tekstu) możliwe jest również przeszukiwanie skanów (ma to ogromne znaczenie w firmach, które digitalizują papierowe archiwa).

Indeksowanie dokumentów to z kolei proces, który pozwala przypisać do pliku konkretne metadane – np. typ dokumentu, kategorię, dział czy numer sprawy. To sprawia, że odnalezienie konkretnej informacji zajmuje dosłownie kilka sekund, a nie kilka godzin.

Dobrze działające wyszukiwanie w systemie DMS to nie tylko wygoda – to także mniejsze ryzyko błędów, duża oszczędność czasu i szybszy obieg informacji w organizacji. Im bardziej zaawansowane i intuicyjne funkcje wyszukiwania, tym większa szansa, że system będzie faktycznie wykorzystywany przez pracowników na co dzień.

3. Kontrola wersji dokumentów

Współpraca nad jednym dokumentem przez wiele osób to codzienność w większości firm. Bez odpowiednich narzędzi łatwo o chaos, nadpisywanie danych czy zgubienie najnowszej wersji pliku. Dlatego kontrola wersji to funkcja, której nie może zabraknąć w żadnym systemie DMS.

Dzięki wersjonowaniu każda zmiana w dokumencie jest zapisywana z dokładną informacją o dacie edycji, autorze oraz wprowadzonych poprawkach. Użytkownicy mogą wrócić do wcześniejszych wersji, porównać je ze sobą, a w razie potrzeby przywrócić poprzednią. To ogromne ułatwienie, zwłaszcza w pracy nad umowami, raportami czy projektami wymagającymi akceptacji wielu działów.

Systemy do zarządzania dokumentami z funkcją wersjonowania nie tylko chronią przed utratą danych, ale także zwiększają przejrzystość procesu współpracy. Dzięki temu wiadomo, kto, kiedy i dlaczego wprowadził daną zmianę.

4. Bezpieczeństwo i kontrola dostępu

Bezpieczeństwo danych to jeden z najważniejszych aspektów każdego cyfrowego środowiska pracy. W przypadku dokumentów firmowych, które często zawierających dane osobowe, finansowe czy strategiczne, ochrona informacji staje się absolutnym priorytetem. Dlatego system DMS musi oferować zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu i zabezpieczania danych.

Dobrze zaprojektowany system zarządzania dokumentami umożliwia nadawanie uprawnień na poziomie użytkownika, zespołu, a nawet pojedynczego pliku. Dzięki temu tylko osoby uprawnione mogą przeglądać, edytować, komentować lub zatwierdzać konkretne dokumenty. Nowoczesne systemy DMS oferują pełne ścieżki audytowe – każda akcja użytkownika jest rejestrowana i możliwa do prześledzenia.

Warto również zwrócić uwagę na funkcje takie jak szyfrowanie danych, dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA) oraz automatyczne blokowanie dostępu po określonym czasie bezczynności. Tego typu rozwiązania są standardem w profesjonalnych systemach.

5. Integracja z innymi systemami

Firmy korzystają z wielu narzędzi cyfrowych – od systemów ERP i CRM, przez platformy do zarządzania projektami, aż po różnego rodzaju aplikacje branżowe. Dlatego system DMS powinien łatwo integrować się z innymi rozwiązaniami używanymi w organizacji. To pozwala zautomatyzować przepływ informacji, skrócić czas wykonywania zadań i ograniczyć ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

Dzięki integracjom dokumenty mogą być automatycznie pobierane z innych systemów, przekazywane do kolejnych etapów procesów biznesowych, a nawet archiwizowane bez udziału użytkownika. Na przykład – faktura wprowadzona w systemie księgowym może automatycznie trafić do archiwum DMS gdzie zostanie oznaczona odpowiednimi metadanymi i przypisana do konkretnego projektu.

AMODIT – rozwiązanie, które łączy DMS z obiegiem dokumentów

Na rynku dostępne jest wiele systemów, które oferują funkcje typowe dla DMS takie jak przechowywanie dokumentów, kontrola wersji czy dostępność z różnych urządzeń. Warto jednak zwrócić uwagę na rozwiązania, które łączą zarządzanie dokumentami z możliwością automatyzacji procesów.

Jednym z przykładów takiego podejścia jest AMODIT – system, który zawiera w sobie pełną funkcjonalność DMS, ale został zaprojektowany również z myślą o obsłudze elektronicznego obiegu dokumentów i modelowaniu procesów firmowych. Użytkownicy mogą nie tylko porządkować i archiwizować dokumenty, ale również ustawiać etapy akceptacji, definiować reguły przekazywania dokumentów między działami czy rejestrować decyzje w systemie.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie dokumentami to dziś coś więcej niż porządek w firmowych plikach. To sposób na usprawnienie pracy zespołów, zwiększenie bezpieczeństwa informacji i lepsze wykorzystanie czasu. Systemy DMS stają się nieodłącznym elementem infrastruktury informacyjnej firm – zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Przy wyborze odpowiedniego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje ono kluczowe funkcje: centralne przechowywanie dokumentów, szybkie i precyzyjne wyszukiwanie, kontrolę wersji, rozbudowane mechanizmy bezpieczeństwa oraz możliwość integracji z innymi narzędziami. Dodatkowo coraz większą wartość zyskują systemy, które wspierają także obieg dokumentów i automatyzację procesów.

Inwestycja w odpowiednie narzędzie to nie tylko krok w stronę cyfryzacji, ale także realne wsparcie dla rozwoju organizacji. Właśnie dlatego warto postawić na sprawdzony i elastyczny system DMS.