Elektroniczne akta osobowe – jak wybrać odpowiednie narzędzie dla Twojej firmy?

Dlaczego elektroniczne akta osobowe zyskują na znaczeniu?

Coraz więcej procesów przenosimy do online’u. Naturalnym krokiem staje się też cyfryzacja dokumentacji pracowniczej. Dobrze wdrożony system pozwala uporządkować akta, zautomatyzować wiele zadań i zwyczajnie – ułatwia codzienną pracę.

Ale właśnie – dobrze wdrożony. Bo nie chodzi o to, żeby „mieć system”, tylko żeby faktycznie działał: był prosty w obsłudze, zgodny z przepisami i dopasowany do potrzeb firmy. I tu pojawia się pytanie: jak wybrać odpowiednie narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych?

Czym są elektroniczne akta osobowe?

Elektroniczne akta osobowe to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych teczek pracowniczych, w których przechowuje się dokumenty związane z zatrudnieniem – od tych związanych z rekrutacją, przez umowy o pracę, po aneksy, zaświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem umowy. Różnica polega na tym, że wszystko trafia nie do szafy w dziale kadr, tylko do bezpiecznego systemu informatycznego.

Brzmi jak prosta zmiana formatu? W teorii tak. W praktyce to zupełnie inne podejście do zarządzania dokumentacją.

Elektroniczne akta osobowe są prowadzone zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami regulującymi sposób przechowywania dokumentów kadrowych. Od 2019 roku firmy w Polsce mają prawo, a coraz częściej i potrzebę prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. Kluczowe jest jednak to, by robić to zgodnie z wymaganiami prawa, czyli m.in. zapewniając integralność, autentyczność i dostępność danych przez określony czas.

Ważne: to nie jest tylko kwestia „skanowania papierów” i wrzucenia ich na dysk sieciowy. System do e-teczek musi spełniać określone warunki techniczne i organizacyjne – o czym więcej w kolejnych częściach.

Kluczowe funkcjonalności systemów do elektronicznych akt osobowych

Wybór systemu do prowadzenia elektronicznych akt osobowych to nie decyzja „na oko”. Oprogramowanie tego typu powinno nie tylko spełniać wymogi prawne, ale też realnie wspierać pracę działu HR – od codziennych zadań po sytuacje awaryjne jak kontrola z PIP czy konieczność szybkiego dostępu do dokumentów z kilku lat wstecz. Na co warto zwrócić uwagę?

Bezpieczeństwo danych – podstawa, nie opcja

Dane osobowe pracowników to jedne z najwrażliwszych informacji w każdej firmie. Umowy, numery PESEL, adresy, orzeczenia lekarskie, dokumenty z klauzulami poufności, wszystko to musi być przechowywane zgodnie z RODO i zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Dobry system powinien oferować szyfrowanie, kontrolę dostępu, dwuskładnikowe logowanie i historię zmian. Brak tych funkcji to nie ryzyko – to zaproszenie do problemów.

Intuicyjność obsługi – liczy się codzienność

Nawet najbardziej zgodne z ustawą narzędzie nie będzie miało sensu, jeśli jego obsługa przypomina grzebanie w Excelu z 2002 roku. Interfejs powinien być przejrzysty, a obsługa dokumentów – możliwa bez konieczności wertowania instrukcji za każdym razem. Idealnie, jeśli system da się dostosować do sposobu pracy firmy, a nie odwrotnie.

Integracja z innymi systemami

System do e-teczek nie działa w próżni. Najlepiej, jeśli da się go zintegrować z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie: systemem kadrowo-płacowym, ERP czy nawet wewnętrznym workflowem do akceptacji umów. Dzięki temu unikasz ręcznego przenoszenia danych, zmniejszasz ryzyko błędów i zyskujesz spójny przepływ informacji.

Zgodność z przepisami

Przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych potrafią się zmieniać – nie drastycznie, ale wystarczająco, żeby trzeba było dostosowywać narzędzia. System powinien być tworzony i rozwijany w taki sposób, by nadążał za zmianami prawa.

Kroki do wdrożenia elektronicznych akt osobowych

Wprowadzenie systemu do elektronicznych akt osobowych to nie tylko kwestia techniczna. To też zmiana podejścia – do pracy z dokumentacją, do procesów w dziale HR, czasem nawet do organizacji wewnętrznej całej firmy. Dlatego zanim pojawi się system, warto dobrze zaplanować całą ścieżkę.

1. Zrób porządną analizę potrzeb

Zacznij od podstaw: czego konkretnie potrzebujesz? Inaczej będzie wyglądał wybór narzędzia w firmie zatrudniającej 30 osób, a inaczej w organizacji z rozbudowaną strukturą i dużą rotacją. Czy zależy Ci tylko na przechowywaniu dokumentów? A może chcesz zautomatyzować cały obieg kadrowy – od umowy po akceptacje i aneksy? Im precyzyjniej określisz potrzeby, tym łatwiejszy będzie wybór.

2. Wybierz narzędzie, które naprawdę pasuje

Na rynku jest sporo systemów do e-teczek, od bardzo prostych po kompleksowe platformy z workflow, szablonami dokumentów i rozbudowanymi integracjami. Wybierając dostawcę, zwróć uwagę nie tylko na funkcjonalność, ale też na doświadczenie we wdrożeniach w firmach podobnych do Twojej. Warto też dopytać o wsparcie techniczne i rozwój systemu – czy dostawca realnie dba o zgodność z przepisami, czy tylko „sprzedał i zapomniał”.

3. Zadbaj o przeszkolenie zespołu

Nawet najlepszy system nie pomoże, jeśli nikt nie będzie umiał z niego korzystać. To nie znaczy, że każdy pracownik musi zostać ekspertem od elektronicznych akt osobowych – ale kluczowe osoby w dziale kadr powinny dokładnie wiedzieć, jak działa system, jakie są jego możliwości i gdzie szukać pomocy w razie potrzeby. Dobre szkolenie na początku oszczędza wielu nieporozumień później.

4. Przemyśl migrację danych

Jeśli przechowujesz dokumenty pracownicze w wersji papierowej lub w różnych plikach „rozsianych” po firmowych dyskach, konieczne będzie ich uporządkowanie i przeniesienie do nowego systemu. To może brzmieć jak wyzwanie – i faktycznie bywa czasochłonne – ale dobry dostawca oprogramowania powinien pomóc Ci ten proces zaplanować. Czasem warto zacząć od aktualnych pracowników, a archiwum przenosić stopniowo. Pamiętaj, że nie musisz wprowadzać tych danych ręcznie, możesz skorzystać z OCR, które zrobi to za Ciebie.

Najczęstsze wyzwania i jak im sprostać

Wdrożenie elektronicznych akt osobowych to krok w stronę nowoczesności i większej efektywności, ale nie zawsze wszystko idzie gładko. Warto wiedzieć wcześniej, z jakimi przeszkodami możesz się spotkać – i jak je sensownie ograć.

Opór przed zmianą

„Po co nam nowy system, skoro ten działa?” – jeśli jeszcze tego nie usłyszałaś/-eś w zespole, to duża szansa, że usłyszysz. Opór wobec zmiany to zupełnie normalna reakcja, zwłaszcza gdy dotyczy codziennej rutyny.

Tu kluczowa jest dobra komunikacja i pokazanie korzyści: że nie chodzi o „utrudnienie życia”, tylko o realne ułatwienie – szybszy dostęp do dokumentów, brak konieczności ręcznego podpisywania wszystkiego, mniejsze ryzyko błędów. I jeszcze jedno: daj ludziom czas. Dobre wdrożenie to nie sprint, tylko proces.

Koszty wdrożenia

Tak, system kosztuje. Ale warto spojrzeć na to jak na inwestycję, nie wydatek. Tradycyjne prowadzenie akt osobowych też ma swoją cenę – czas pracowników, miejsce na archiwum, ryzyko kar w przypadku nieprawidłowości.

Dobrze policzone wdrożenie zwraca się szybciej niż się wydaje – zwłaszcza jeśli weźmiesz pod uwagę automatyzację części procesów i ograniczenie ryzyka związanego z błędami czy brakami dokumentów.

Zgodność z prawem

Prawo pracy i przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie są zbyt „stabilne” – raz na jakiś czas coś się zmienia, a dział kadr musi się dostosować. Jednym z największych wyzwań jest więc wybranie takiego systemu, który nadąża za zmianami – i nie wymaga każdorazowo wymiany całej infrastruktury.

Tu znów wracamy do wyboru dostawcy – warto postawić na takiego, który ma doświadczenie w obszarze HR i dokumentacji pracowniczej, i który na bieżąco aktualizuje swoje rozwiązanie. Inaczej może się okazać, że system był zgodny z przepisami, ale dwa lata temu.

Rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb – przykład platformy AMODIT

Na rynku nie brakuje narzędzi do elektronicznych akt osobowych. Warto jednak zwrócić uwagę na takie, które nie kończą się na samej e-teczce. Przykład? AMODIT – system, który dobrze sprawdza się w firmach szukających rozwiązania zarówno do porządkowania dokumentacji pracowniczej, jak i do szerszej automatyzacji procesów HR.

E-teczka AMODIT spełnia wymagania prawne, jest zgodna z RODO i pozwala bezpiecznie prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Ale to tylko część możliwości. W ramach jednej platformy możesz też obsługiwać wnioski urlopowe, obieg umów, podpisy elektroniczne, a nawet udostępnić pracownikom portal samoobsługowy.

To wygodne, szczególnie jeśli zależy Ci na spójnym systemie, bez potrzeby łączenia kilku osobnych narzędzi. AMODIT można wdrażać etapami, zaczynając od e-teczki – a z czasem rozbudować go o kolejne funkcje, jeśli pojawi się taka potrzeba.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim odpowiedź na rosnące wymagania organizacyjne i prawne. Dobry system pozwala uporządkować akta, zadbać o bezpieczeństwo danych, a przy okazji uprościć wiele codziennych zadań w dziale HR.

Wybierając narzędzie, warto patrzeć szerzej niż tylko na podstawowe funkcje. Liczy się elastyczność, możliwość integracji z innymi systemami i rozwój w kierunku automatyzacji całych procesów kadrowych.

Jeśli chcesz zyskać większą kontrolę nad dokumentacją pracowniczą i ułatwić pracę całemu zespołowi, dobrym punktem wyjścia będą właśnie elektroniczne akta osobowe.