Integracja z eNadawcą i firmami kurierskimi rozwiązaniem na lepszą obsługę przesyłek

Jak automatyzacja procesów korespondencyjnych może pomóc Twojej organizacji?

• System obiegu dokumentów AMODIT oferuje kompleksowe rozwiązanie, które automatyzuje procesy korespondencyjne.
• Możliwość usprawnienie procesów dzięki funkcjonalnościom generowania odpowiedzi, przygotowywania pism z szablonów i monitorowania terminowości odpowiedzi. Buduj dowolne procesy akceptacji, przejdź na podpis elektroniczny oraz korzystaj z wszystkich korzyści elektronicznego archiwum.
• AMODIT jest zintegrowany z eNadawcą Poczty Polskiej, FedEx i DHL – to wszystko ułatwia i przyspiesza proces nadawania przesyłek.

Skorzystaj z szeregu udogodnień

Mimo postępującej cyfryzacji nadal wiele spraw załatwianych jest w sposób tradycyjny, na papierze. Korespondencja papierowa przeplata się z tą elektroniczną. Dzięki AMODIT możliwe jest efektywne zarządzanie przepływem dokumentów, od ich tworzenia, przez digitalizację, przetwarzanie, aż do archiwizacji niezależnie od tego, w jakiej formie wpłyną do Twojej firmy.

Automatyzacja procesów korespondencyjnych za pomocą AMODIT przynosi wiele korzyści. Oto kilka z nich:

• Szybkość i efektywność – dzięki AMODIT możliwe jest szybkie tworzenie, przekazywanie i przetwarzanie dokumentów. System umożliwia łatwe generowanie odpowiedzi, tworzenie powiązań między korespondencją wychodzącą a przychodzącą, przygotowywanie pism z wykorzystaniem szablonów oraz monitorowanie terminowości odpowiedzi. To wszystko przyczynia się do skrócenia czasu realizacji zadań i zwiększenia efektywności pracy.
• Minimalizacja ryzyka błędów – automatyzacja procesów korespondencyjnych eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych i powielania informacji. Dzięki temu ryzyko popełnienia błędów ulega redukcji. System AMODIT umożliwia także definiowanie reguł i procedur, co zapewnia spójność i dokładność przetwarzanych dokumentów.
• Elektroniczne archiwum – AMODIT umożliwia elektroniczne archiwizowanie dokumentów, co przekłada się na łatwy dostęp do przechowywanych informacji. Zamiast przeszukiwać fizyczne akta, użytkownicy mogą szybko i wygodnie odnaleźć potrzebne dokumenty w systemie w kilka sekund. Elektroniczne archiwum przyczynia się także do oszczędności miejsca, redukcji papierowej dokumentacji i optymalizacji kosztów.

AMODIT w integracji z eNadawcą i firmami kurierskimi

Ostatnim krokiem w procesie korespondencji wychodzącej jest nadawanie przesyłek. Z jakimi problemami zmaga się Twój biznes i co możemy zoptymalizować?

AMODIT jest zintegrowany z eNadawcą Poczty Polskiej, FedEx i DHL, co umożliwia łatwe i szybkie nadawanie przesyłek. Dzięki integracji z tymi rozwiązaniami proces staje się kompletny, bardziej efektywny i wygodny.

W przypadku integracji z eNadawcą Poczty Polskiej, informacje dotyczące przesyłek są przekazywane wprost do systemu eNadawcy, eliminując konieczność ponownego wprowadzania danych. To oznacza, że rejestrowanie przesyłek, śledzenie ich statusu oraz monitorowanie dostarczenia staje się bardziej efektywne i precyzyjne.

Integracja z firmami kurierskimi takimi jak FEDEX i DHL umożliwia jeszcze większą automatyzację procesu nadawania przesyłek. Dane wprowadzone w systemie AMODIT są przekazywane bezpośrednio do odpowiednich portali tych firm, co eliminuje potrzebę wielokrotnego wpisywania tych samych informacji.

Jakie zalety niesie ze sobą integracja oraz z jakich funkcjonalności można skorzystać?

• Rejestracja przesyłek – użytkownicy mogą łatwo zarejestrować przesyłki bezpośrednio z poziomu platformy AMODIT. Po wykonaniu tej czynności dane wprowadzone przez zlecającego są przekazywane do odpowiedniej platformy. W przypadku braku integracji dane musiałyby zostać przepisane z przesyłki i wprowadzone ręcznie przez pracownika kancelarii bądź recepcji.
• Zamawianie i anulowanie kuriera – dzięki temu cały proces odbywa się w jednym miejscu. Poprzez opcję zamówienia kuriera bezpośrednio w AMODIT, pracownicy korzystają cały czas z jednej platformy, bez konieczności logowania się do stron firm kurierskich. Jeśli z jakiegoś powodu przesyłka musi zostać anulowana, uprawnieni użytkownicy mogą to zrobić bezpośrednio z poziomu systemu.
• Drukowanie etykiet przesyłek – po zarejestrowaniu przesyłki i jej odpowiednim opakowaniu, użytkownicy mogą wygenerować etykietę z niezbędnymi informacjami, takimi jak adres nadawcy, odbiorcy, numer przesyłki itd. Tak przygotowaną paczkę, w zależności od tego jak funkcjonuje proces nadań w Twojej firmie, wystarczy dostarczyć do osoby odpowiedzialnej za przekazanie do nadania lub poczekać na jej odbiór.
• Śledzenie statusu – integracja rozszerza dostęp do wiedzy o przesyłkach, umożliwiając użytkownikom szybkie i samodzielne uzyskanie informacji, eliminując potrzebę zwracania się do innych osób w celu otrzymania danych.

Wszystkie te czynności można wykonać w sposób łatwy i wygodny, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi systemami i powielania pracy. Dane wystarczy wprowadzić tylko raz.

Każda z integracji wymaga posiadania odpowiedniego klucza licencyjnego do platformy AMODIT wspierającego określony moduł integracyjny. Umowa na świadczenie usług przez Pocztę Polską lub firmę kurierską jest podstawą do przeprowadzenia integracji.

Co dalej?

Dążymy do tego, aby AMODIT zapewniał nie tylko kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania korespondencją, ale również efektywną integrację z najnowszymi technologiami, które zrewolucjonizują sposób, w jaki prowadzimy korespondencję w biznesie.

Integracje, które wspieramy na ten moment to nie wszystko. Cały czas je rozwijamy. Już w najbliższej wersji dostępna dla jednostek publicznych będzie integracja z ePUAP. Ze względu na przepisy Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, integracja dla podmiotów niepublicznych jest niemożliwa.

Zdecydowaną zmianą będzie obligatoryjne wejście w życie eDoręczeń, które pozwolą przenieść jeszcze większą ilość korespondencji do cyfrowego świata, jednak w tym wypadku w pełni bez papieru.

Zachęcamy do śledzenia zmian i nowości. O ePUAP i eDoręczeniach przeczytasz więcej już wkrótce.

Jesteś zainteresowany digitalizacją procesów korespondencyjnych? Zapraszamy na bezpłatne konsultacje z naszymi specjalistami, którzy przeanalizują Twój proces korespondencji i doradzą, jak w łatwy sposób możesz go zoptymalizować.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie