KSeF: Rewolucja czy chaos? 5 Pułapek Technicznych, w które wpadają polskie firmy

Dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT i Ekspert automatyzacji procesów biznesowych i sztucznej inteligencji, podkreśla:

KSeF dostarcza ustrukturyzowane dane – to złoto dla automatyzacji. Ale jeśli firma nie ma inteligentnego systemu workflow do ich przetworzenia, te dane mogą stać się źródłem chaosu, kar i wyłudzeń.

Poniżej omawiamy pięć kluczowych pułapek i podpowiadamy, jakie pytania należy zadać swojemu dostawcy IT.

1. Kryzys Płatniczy: Fałszywe Numery Kont Bankowych

Oszuści mogą wykorzystać przejęty token dostępowy do wystawienia w imieniu legalnej firmy faktury z podstawionym numerem konta. Faktura, choć fałszywa w szczegółach, jest prawnie poprawna w KSeF.

Pytanie do Twojego IT: Czy nasz system wprowadza automatyczną walidację numeru konta bankowego z faktury KSeF z danymi na Białej Liście VAT przed skierowaniem jej do płatności?

Analiza i Rozwiązanie: Podstawowe systemy księgowe mogą przeoczyć ten błąd. Nie wystarczy zaufanie do KSeF; konieczna jest kontrola na styku z bankiem. Zabezpieczenie leży w zaawansowanym workflow, które blokuje przelew, jeśli numer konta nie zgadza się z NIP-em na fakturze.

AMODIT specjalizuje się w tworzeniu takich inteligentnych barier. Nasze rozwiązania wykorzystują AI do automatycznej weryfikacji Białej Listy, minimalizując ryzyko wyłudzenia środków finansowych.

2. Problem Uwierzytelniania: Nadmierne Uprawnienia i Brak Kontroli

Uwierzytelnienie w KSeF często skutkuje nadaniem zbyt szerokich uprawnień (np. biuro rachunkowe widzi wszystkie faktury kosztowe i sprzedażowe). To stanowi poważne naruszenie poufności biznesowej.

Pytanie do Twojego IT: W jaki sposób nasz system doprecyzowuje uprawnienia KSeF? Czy możemy ograniczyć dostęp pracownikom tylko do faktur przez nich wystawionych lub przypisanych do ich działu, bez konieczności ciągłego składania ZAW-FA?

Analiza i Rozwiązanie: KSeF oferuje tylko szerokie uprawnienia. Systemy IT muszą działać jako warstwa pośrednicząca (middleware), która zarządza uprawnieniami w granularny sposób.

Platforma AMODIT pozwala na 'rozbicie’ uprawnień, które otrzymujemy z KSeF, na precyzyjne role i jednostki organizacyjne w firmie. Zapewnia to, że menedżer widzi tylko koszty swojego budżetu, a audytor ma wgląd tylko w wybrane transakcje.

3. Pętla Wystawiania: Błędy, Korekty i Brak Cofania

Faktura raz wprowadzona do KSeF jest nieodwracalna. Błędy merytoryczne skutkują koniecznością wystawiania korekt, co jest kosztownym i czasochłonnym procesem administracyjnym.

Pytanie do Twojego IT: Czy nasz system jest w stanie przeprowadzić walidację biznesową e-faktury (np. sprawdzenie poprawności kodów GTU, zgodności kontrahenta, czy kompletności danych) przed wysyłką do KSeF, by uniknąć konieczności korygowania?

Analiza i Rozwiązanie: Podstawowe ERP zapewniają tylko walidację techniczną (czy XML jest poprawny). Zaawansowane rozwiązania wykorzystują logikę biznesową, aby zapobiegać błędom u źródła.

AMODIT wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do automatycznej prewalidacji dokumentów. System uczy się, które pola są krytyczne i blokuje wysyłkę faktury, dopóki wszystkie dane nie zostaną potwierdzone jako zgodne z wewnętrznymi regulacjami firmy.

4. Ryzyko Kar za „Ślepą” Komunikację Systemów (Awaria)

Niewywiązanie się z obowiązku dosłania faktur wystawionych w trybie offline (w przypadku awarii KSeF) w określonym terminie grozi karami do 100% VAT.

Pytanie do Twojego IT: Co dokładnie nasz system robi w przypadku awarii KSeF lub braku internetu? Czy automatycznie przechodzi w tryb offline, generując e-faktury w formacie XML, i pilnuje terminu ich późniejszej wysyłki?

Analiza i Rozwiązanie: Procedura awaryjna nie może być obsługiwana ręcznie. Potrzebny jest mechanizm, który gwarantuje zgodność prawną, nawet gdy podstawowe systemy nie działają.

Jako specjaliści od automatyzacji, wiemy, że tryb offline musi być bezbłędny. Systemy z rodziny AMODIT automatycznie zarządzają buforem faktur offline, zapewniając, że zostaną one wysłane do KSeF natychmiast po powrocie łączności, minimalizując ryzyko sankcji.

5. Czas to VAT: Brak Automatycznego Obiegu Kosztowego

Faktura jest formalnie doręczona w chwili nadania jej numeru KSeF. Jeśli system ERP tylko ją pobierze, a dalszy obieg jest ręczny (maile, telefon), firma traci cenne dni na akceptację i księgowanie, co wpływa na płynność i terminy odliczenia VAT.

Pytanie do Twojego IT: Jak długo trwa u nas średni cykl od pobrania faktury z KSeF do jej ostatecznego zaksięgowania i akceptacji? Czy system automatycznie przypisuje fakturę do właściwego menedżera na podstawie jej treści?

Analiza i Rozwiązanie: W nowoczesnej firmie faktura musi wywoływać automatyczny ciąg zdarzeń. Koniec z papierem i mailami.

AMODIT wykorzystuje dane z KSeF, aby natychmiast uruchomić inteligentny Workflow Obiegu Dokumentów. Faktura automatycznie trafia do właściwego menedżera, jest akceptowana online (nawet mobilnie), a następnie jej dane są gotowe do przekazania do księgowości. To skraca cykl akceptacji z dni do godzin.

Dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, Ekspert automatyzacji procesów biznesowych i sztucznej inteligencji, podsumowuje:

Inwestycja w zaawansowany system workflow jest kluczowa. Zamiast płacić kary za błędy i luki w procesach, wykorzystajmy KSeF jako fundament do zbudowania w pełni zautomatyzowanej i bezpiecznej firmy.