22 35 52 164 poland@amodit.com

AMODIT od wielu lat potrafi odczytywać pliki XML, w tym oczywiście pliki zgodne ze schematem zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów. Przygotowany jest więc do obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Gdy tylko Ministerstwo Finansów opublikuje interfejs API do systemu KSeF, AMODIT będzie mógł automatycznie odczytywać eFaktury, bezpośrednio z systemu KSeF.

Krajowy System e-Faktur

1 października 2021 roku Sejm przyjął zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług, które dotyczą między innymi wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowy system ma zacząć działać w styczniu 2022 roku. Czy system ten wyeliminuje potrzebę OCR’owania faktur w celu odczytania z nich danych?

W uzasadnieniu do ustawy czytamy: projektowana ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Nie wdając się w szczegóły ustawy, kiedy, kto i jakie typy faktur będzie mógł wystawiać w KSeF, należy przypuszczać, że faktura ustrukturyzowana w perspektywie 2-3 lat zastąpi całkowicie faktury papierowe i elektroniczne ze względu na wygodę, bezpieczeństwo i różnego rodzaju zachęty ze strony MF, aby stosować tę formę dokumentowania transakcji. 

Co to oznacza dla systemów obiegu dokumentów, w których faktury są opisywane, dekretowane i ostatecznie wysyłane do systemu ERP w celu zaksięgowania? 

Czym jest faktura ustrukturyzowana i czym różni się od faktury papierowej i elektronicznej?

Przyjrzyjmy się fakturom papierowym oraz elektronicznym. Faktury papierowe i tzw. faktury elektroniczne (plik PDF) to obrazy faktur czytelne dla człowieka, ale już znacznie gorzej czytelne dla systemów informatycznych. Faktury takie wymagają inteligentnych systemów OCR, które odczytują informacje z faktury i próbują je zaklasyfikować np. że data, którą odczytały to data płatności, a nie data wystawienia faktury. Co więcej, jak na fakturze będzie napisane „Płatność w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury”, system musi to odpowiednio zinterpretować. Obecnie każdy system do wystawiania faktur może stosować inny układ faktury. Datę zapisywać w różnych formatach, w różnych miejscach na fakturze, numer konta umieszczać np. po nazwie wystawcy albo w stopce faktury itd. Utrudnia to systemom ich interpretację.

Faktura ustrukturyzowana natomiast, jest plikiem w formacie XML. Plik taki jest wprawdzie mało czytelny dla człowieka, ale za to jest bardzo łatwo odczytywany i interpretowany przez systemy informatyczne. Plik taki nie wymaga jednak „obróbki”, aby odczytać z niego dane, np. datę wystawienia, NIP dostawcy, termin płatności i tak dalej, ponieważ dane zapisane są w nim w sposób ustrukturyzowany. System e-Faktura wprowadza jednolite zasady zapisu danych z faktur, właśnie w postaci ściśle określonego, jednoznacznego, publicznie znanego schematu. Dzięki temu odczytanie danych i wprowadzenie ich do systemu obiegu dokumentów będzie jednoznaczne i bezbłędne.

Należy też podkreślić, że system KSeF, w praktyce zwalnia wystawcę i odbiorcę faktury z przechowywania (archiwizowania) faktur w dotychczasowej formie. Będą one, przez okres przewidziany w ustawie dostępne po prostu w systemie KSeF.

Podsumowując

Krajowy System e-Faktur uprości i przyspieszy proces przekazywania i rejestracji faktur w systemach obiegu dokumentów. Nie będzie potrzeby przesyłania faktury do odbiorcy, bo będzie dostępna w KSeF, nie będzie potrzeby jej rejestrowania w AMODIT, bo AMODIT zrobi to automatycznie korzystając z API do KSeF. Nie będzie potrzeby wysyłania faktur do OCR, bo będą miały czytelną dla systemu ustrukturyzowaną formę, co oczywiście wyeliminuje błędy interpretacyjne związane z OCR’owaniem dokumentów.

Bądź z nami na bieżąco!