22 35 52 164 poland@amodit.com

Zarówno procesy operacyjne jak i rekrutacyjne oraz kadrowe przeniosły się w czasach COVID-19 do Internetu. Na co zwrócić uwagę przy elektronicznym wypełnianiu, dostarczaniu i podpisywaniu dokumentów, żeby zachować zgodność z procedurami?

Coraz więcej firm rozważa skorzystanie z wprowadzonej 1 stycznia 2019 zmiany w prawie, która umożliwia zdalne podpisywanie umów oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Od wybuchu pandemii w 1. kwartale zeszłego roku coraz więcej firm przechodzi przyśpieszoną, a nawet wymuszoną cyfryzację.

Cyfrowo potwierdzona spójność

By móc wprowadzić zgodne z prawem cyfrowe udogodnienia, wszystkie dokumenty w wersji elektronicznej muszą być przede wszystkim opatrzone kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej lub kwalifikowaną pieczęcią firmową. Wszystko po to, by dokumenty miały zapewnioną spójność i integralność oraz prawidłową datę.

W myśl przepisów eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną, lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Oznacza to, że przy zawieraniu umów tymczasowych, np. zleceń oraz podpisywaniu innych dokumentów, np. ewidencji czasu pracy, protokołów czy wniosków urlopowych można stosować podpisy zaawansowane, np. potwierdzane kodem SMS.

Jak zatrudnić zdalnie, ale legalnie?

Gdy w firmie pojawia się nowy pracownik, zgodnie z art. 29 par. 2 Kodeksu pracy należy zawrzeć z nim umowę o pracę na piśmie. Na szczęście jeszcze przed pandemią pojawiła się możliwość złożenia oświadczenie woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z art. 78.1 par. 2 Kodeksu cywilnego.

Trudno jednak oczekiwać od przeciętnego Kowalskiego wyrabiania podpisu kwalifikowanego tylko do celu podpisania umowy o pracę. I tym razem przepisy przychodzą z pomocą, oferując formę szczególną dla umowy o pracę, ale nie pod rygorem nieważności, co stosownie do art. 73 par. 1 Kodeksu cywilnego oznacza, że zawarcie umowy o pracę w formie dokumentowej (elektronicznej), tzn. z podpisem niekwalifikowanym, będzie ważne oraz nie będzie powodować ograniczeń dowodowych.

Ważność samej umowy o pracę nie przesądza jednak o tym, że przy jej podpisywaniu nie doszło do naruszenia przepisów pracy. Potencjalnych problemów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy można uniknąć stosując art. 29 par. 2 KP, tzn. zawierając umowę o pracę w formie dokumentowej oraz opatrując ją zwykłym podpisem elektronicznym pracownika, a kwalifikowanym podpisem elektronicznym – pracodawcy. Taka forma nadaje walor pisemnego potwierdzenia stron, rodzaju i warunków zawartej umowy. Ważne jest, by nastąpiło to przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Zobacz: podpis elektroniczny online