22 35 52 164 poland@amodit.com

W wersji trial naszego systemu pojawił się moduł: eTeczka. Pozwala on na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. We wpisie przybliżymy między innymi, jakie dane muszą być w niej gromadzone oraz jak wygląda obieg dokumentu kadrowego w ramach eTeczki. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie funkcjonalności musi spełniać system, aby uznać, że dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, kliknij w poniższy przycisk.

Zakres danych, jakie są gromadzone o pracowniku, jego zatrudnieniu czy rodzajach dokumentacji wprowadzanej do systemu zostały dokładnie określone przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Układ graficzny jest dowolny, możemy go modyfikować, tak aby był dopasowany do indywidualnych potrzeb Twojej firmy.

Czym jest Kartoteka Pracownika?

Kartoteka Pracownika jest miejscem, w którym zgromadzone są wszystkie niezbędne informacje na temat zatrudnienia pracownika,  podstawowe dane osobowe oraz przeprocesowana dokumentacja pracownicza w postaci akt osobowych podzielonych na części A,B,C i D. Wszystko to w jednym miejscu i dostępne z dowolnego urządzenia mobilnego w każdych warunkach z dostępem do internetu.

Wyszukiwanie papierowej kartoteki pracownika zajmuje już zbyt wiele czasu? Z Amodit to żaden problem. Szukaj po dowolnym parametrze opisującym zatrudnionego pracownika, aby szybko i łatwo odnaleźć jego akta osobowe.

Dane o pracowniku mogą zostać wprowadzone bezpośrednio w aplikacji Amodit lub zostać zasilone z dowolnego systemu HR w ramach dedykowanej integracji.

Obieg dokumentu kadrowego

W ramach eTeczki Amodit funkcjonuje standardowy obieg dokumentu kadrowego, który, zanim trafi do akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej, przechodzi przez dział HR. Upoważniony pracownik może potwierdzić zgodność wersji elektronicznej z oryginałem dokumentu, składając podpis kwalifikowany lub opatrując plik .pdf pieczęcią kwalifikowaną bezpośrednio w aplikacji Amodit! Warunkiem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu bądź pieczęci wystawionej przez jednego z certyfikowanych dostawców.

Obieg dokumentu kadrowego umożliwia przesłanie go w wersji elektronicznej do podpisu przez wskazane na formularzu osoby. Dokument może zostać przesłany do ePodpisu przez pracownika i przełożonego, pracownika i reprezentanta działu HR czy dowolne inne strony, których podpis na dokumencie wprowadzanym do akt osobowych jest wymagany. 

Obsługa kar

Konieczność terminowego usuwania kar i nagan z akt osobowych pracownika to wymóg, który może przysporzyć wiele dodatkowej i uciążliwej pracy w przypadku prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej. Z Amodit wszystkie dokumenty podlegające obowiązkowi usunięcia z akt są łatwe do odnalezienia, a po ich usunięciu nie będzie śladu.

Zestawienia HR

Na podstawie danych o pracowniku oraz dokumentach pracowniczych możliwe jest budowanie dowolnych zestawień ułatwiających organizację codziennych obowiązków pracowników działu HR. Amodit ułatwi kontrolę nad terminami badań lekarskich, terminów szkoleń BHP i wiele innych.

Podsumowując, w systemie Amodit obsługa dokumentacji pracowniczej jest zautomatyzowana i wygodna, zarówno dla osób związanych z kadrami, jak i pozostałych pracowników. System umożliwia przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Digitalizacja może być przeprowadzana etapami, co pozwala płynnie przenieść dokumenty z jednej formy w drugą, minimalizując koszty związane z przechowywaniem papierowych wersji.

Sprawdź moduł eTeczki w wersji trial: klik.

Bądź z nami na bieżąco!