Jakie korzyści daje wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

Poznaj TOP 10 korzyści najczęściej wskazywanych przez naszych Klientów.

1. Zgodność z przepisami prawnymi: E-Teczka gwarantuje, że zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest zgodne z obowiązującymi przepisami takimi jak RODO, a także z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. Systemy E-Teczki są aktualizowane wraz ze zmianami w prawie, co pozwala na uniknięcie potencjalnych sankcji i zapewnia spokój umysłu zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.
2. Redukcja kosztów i oszczędność czasu: Przechodząc na E-Teczkę firmy znacznie obniżają koszty związane z drukiem, przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją. Automatyzacja procesów takich jak wprowadzanie danych czy zarządzanie dokumentami oszczędza cenny czas pracowników, który może być wykorzystany na bardziej wartościowe zadania.
3. Bezpieczeństwo danych: Elektroniczna dokumentacja pracownicza stosuje zaawansowane technologie szyfrowania i zabezpieczeń, aby chronić dane przed cyberatakami i nieautoryzowanym dostępem. Oferuje również system kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Minimalizuje to ryzyko utraty ważnych informacji.
4. Zwiększona dostępność i mobilność: Dzięki dostępowi online pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Jest to nieocenione w pracy zdalnej. E-Teczka umożliwia szybkie reagowanie na potrzeby biznesowe i zapewnia ciągłość pracy niezależnie od lokalizacji.
5. Łatwiejsza współpraca i komunikacja: System elektronicznej dokumentacji pracowniczej umożliwia pracownikom współdzielenie i jednoczesne edytowanie dokumentów. Dzięki temu zwiększona zostaje efektywność pracy zespołowej. Zmniejsza to również ryzyko błędów i nieporozumień wynikających z braku aktualnych informacji.

Jak wdrożyć E-Teczkę w firmie? Zobacz bezpłatny webinar!

6. Automatyzacja i optymalizacja procesów HR: Automatyzacja zadań znacznie poprawia wydajność działu HR. Pozwala to na skupienie się na strategicznych aspektach zarządzania personelem jak rozwój kariery czy planowanie zasobów.
7. Zwiększenie jakości i dokładności danych: E-Teczka minimalizuje ryzyko błędów ludzkich poprzez automatyzację wprowadzania i przetwarzania danych. Precyzyjne i aktualne informacje są kluczowe dla efektywnego zarządzania pracownikami i podejmowania decyzji biznesowych.
8. Wsparcie dla zrównoważonego rozwoju: Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą przyczynia się do zredukowania zużycia papieru. Wpisuje się to w globalne trendy zrównoważonego rozwoju. Dzięki temu firmy mogą również poprawić swój wizerunek jako odpowiedzialne ekologicznie.
9. Długoterminowe archiwizowanie i ochrona danych: System E-Teczki oferuje niezawodne opcje archiwizacji i ochrony danych na długi okres. To istotne w kontekście przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej.
10. Elastyczność i integracja z innymi systemami: Elektroniczna dokumentacja pracownicza oferuje elastyczność w dostosowywaniu do specyficznych potrzeb firmy i umożliwia integrację z innymi systemami. Jest to ułatwienie w zarządzaniu wszystkimi aspektami zasobów ludzkich i umożliwia obsługę spraw w jednym miejscu.

Porównanie elektronicznej dokumentacji pracowniczej (E-Teczki) z tradycyjnymi metodami zarządzania dokumentacją

W tradycyjnym zarządzaniu dokumentacją dokumenty są przechowywane fizycznie. Wymaga to dużej przestrzeni i odpowiednich warunków do ich bezpiecznego magazynowania. Dostęp do dokumentów jest ograniczony do fizycznej lokalizacji, a proces wyszukiwania konkretnych informacji jest czasochłonny. Fizyczne dokumenty są narażone na ryzyko uszkodzenia, kradzieży czy utraty, a ich zabezpieczenie jest trudniejsze. Zarządzanie fizycznymi dokumentami generuje dodatkowe koszty: druk, przechowywanie, zabezpieczenie. Współpraca na dokumentach wymaga fizycznej obecności i jest mniej efektywna.

Z kolei elektroniczna dokumentacja pracownicza (E-Teczka) przechowuje dokumenty cyfrowo. Minimalizuje to potrzebę fizycznej przestrzeni i umożliwia lepszą organizację. Dostęp do dokumentów jest możliwy z dowolnego miejsca, a zaawansowane funkcje wyszukiwania pozwalają na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Cyfrowe dokumenty są chronione zaawansowanymi technologiami szyfrowania i zabezpieczeń, co zwiększa ich bezpieczeństwo. E-Teczka redukuje koszty związane z drukiem i przechowywaniem, a także obniża koszty administracyjne. Umożliwia łatwą współpracę i dzielenie się dokumentami w czasie rzeczywistym, zwiększając efektywność pracy.

Podsumowanie

Wdrażanie E-Teczki to nie tylko krok w kierunku cyfryzacji i efektywności, ale również inwestycja w przyszłość firmy. Zapewnia ona zgodność z przepisami, oszczędności, bezpieczeństwo danych i wiele innych korzyści, które wspierają rozwój i konkurencyjność organizacji. Firmy, które wykorzystują te zalety, są lepiej przygotowane na wyzwania dynamicznego środowiska biznesowego.