22 35 52 164 poland@amodit.com

Klient Amodit jest wiodącym producentem piwa w Polsce. Firma posiada najbardziej zróżnicowane portfolio produktów na rynku oraz jest liderem wśród producentów piwa w Polsce. W ramach rozwoju procesów End2End klient wdrożył obieg do akceptacji projektów opakowań. Oznacza to, że wszystkie nowe etykiety, kartony, puszki czy kapsle, a także zmiany w już istniejących projektach, są akceptowane elektronicznie. Pełna automatyzacja procesu umożliwia monitorowanie poszczególnych etapów, minimalizuje błędy występujące w projektach opakowań oraz zapobiega ewentualnym opóźnieniom.

Wyzwanie

Klient wykorzystywał platformę Amodit do budowania obiegów od około 2 lat. Pozytywne opinie użytkowników innych procesów zachęciły zarząd do podjęcia decyzji o wdrożeniu Amodit także do wsparcia procesu akceptacji opakowań w miejsce dotychczasowego systemu.

W ciągu trzech miesięcy procesy funkcjonujące w dotychczasowym narzędziu workflow musiały zostać odwzorowane na platformie Amodit, aby:

    • sprawnie obsłużyć duży wolumen projektów,
    • zwiększyć dostępność informacji o ich statusie,
    • odciążyć pracowników działów: marketingu, prawnego i technologicznego.

Niezbędne informacje wyodrębniono w ramach wspólnych warsztatów, podczas których zespół obsługi klienta przekazał je ekspertom Amodit. Jednym z ważniejszych założeń wdrożenia było uproszczenie zasad zlecania materiałów i uporządkowanie listy dostawców.

Rozwiązanie

Projekt rozpoczął się w marcu 2021. Zespół Amodit przez około trzy tygodnie wspólnie z zespołem klienta pracował nad funkcjonalnościami, które miały spełniać wymagania użytkowników zebrane podczas analizy przedwdrożeniowej. W pięć tygodni po rozpoczęciu wdrożenia na platformie Amodit powstało nowe rozwiązanie, które zgodnie z planem zastąpiło poprzedni workflow na początku czerwca.

Kluczowe procesy przeniesione na platformę Amodit koncentrują się na informowaniu uczestników o postępie projektu, a także o wymaganej dokumentacji:

    • sprawdzeniu, czy projekt jest zatwierdzony do złożenia zamówienia u dostawcy,
    • monitorowaniu gromadzenia wymaganych akceptacji,
    • monitorowaniu procesu, w tym ceny, terminu i statusu projektu,
    • archiwizacji wszystkich projektów.
Korzyści

Dziś wszystkie opakowania produktów klienta – w tym etykieta, karton, puszka, kapsel itd. – są akceptowane w systemie Amodit. Dotyczy to nowych projektów i każdej modyfikacji.

1. Gdy pojawi się potrzeba przygotowania nowego opakowania (nowy produkt, nowa promocja, lub konieczność poprawy błędu), zespół klienta przygotowuje wytyczne i szkice.

2. Projekty trafiają do akceptacji:

    • działu marketingu – design, copy, UX itd.,
    • działu prawnego – zgodność z obowiązującymi przepisami,
    • działu technologicznego – sposób wykonania opakowania: papier, naklejka, sposób malowania puszki itp.

3. Zaakceptowane wytyczne trafiają do wybranego przez dział zakupów producenta/projektanta opakowań, który przygotowuje projekt docelowy.

4. Gotową propozycję opakowania ponownie akceptują trzy działy (marketing, dział prawny i technologiczny).

5. Gdy wszystko jest w porządku, producent otrzymuje zlecenie na wytworzenie określonej ilości opakowań. Jeżeli nie, wszystkie zmiany i poprawki są rozstrzygane wewnętrznie za pomocą platformy Amodit, aż do całkowitej akceptacji.

Koncepcja Amodit opiera się na szybkim budowaniu aplikacji do obiegu dokumentów lub informacji w zgodzie z konkretnymi wymaganiami biznesowymi klienta. Najbardziej popularne są procesy obiegu dokumentów – akceptacji faktur kosztowych, obsługi korespondencji czy obiegi wspomagające proces zakupowy. Elastyczność Amodit pozwala również na obsługę wielu niestandardowych potrzeb naszych klientów, co pokazuje zbudowany przez nas proces zarządzania projektami opakowań.

Komentuje Gabriel Stanek, Konsultant Systemu Obiegu Dokumentów AMODIT.

Bądź z nami na bieżąco!