22 35 52 164 poland@amodit.com

Procesy operacyjne, w szczególności procesy kadrowe, w tym rekrutacyjne w czasach COVID-19 przeniosły się do Internetu. Równolegle następuje digitalizacja, albo inaczej elektronizacja dokumentacji pracowniczej. To, co do tej pory zajmowało całe szafy lub regały czy archiwa, teraz w postaci elektronicznej dostępne jest z każdego komputera, dla każdego uprawnionego pracownika.

W systemie Amodit obsługa dokumentacji pracowniczej jest zautomatyzowana i wygodna, zarówno dla osób związanych z kadrami, jak i pozostałych pracowników.

System umożliwia przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Digitalizacja może być przeprowadzana etapami, co pozwala płynnie przenieść dokumenty z jednej formy w drugą, minimalizując koszty związane z przechowywaniem papierowych wersji.

Podpisywanie umów z pracownikiem

Procesy kadrowe są złożone i wymagają zapewnienia zgodności, dlatego też system wykorzystywany do prowadzenia eTeczek pracowniczych powinien stanowić przemyślany ekosystem funkcjonalności. Najlepiej jeśli automatyzuje on przygotowanie umowy, podpisanie jej, a także umieszczenie w archiwum. Taką funkcjonalność oferuje właśnie Amodit.

Na co zwrócić uwagę przy elektronicznym wypełnianiu, dostarczaniu i podpisywaniu dokumentów, aby zachować zgodność z procedurami? Sprawdź ten wpis na blogu: Jak zatrudnić pracownika zdalnie?

Wszystkie dokumenty i procesy w jednym miejscu

Firmy, które przechodzą na eTeczki, najczęściej rozszerzają zastosowanie w kierunku budowy kompleksowego portalu pracowniczego, wiążącego cyfrowe dokumenty z danymi z innych systemów np. Teta czy SAP HR.

Dzięki portalowi wszyscy pracownicy mają dostęp do swoich danych i dokumentów, tych przechowywanych w teczkach, systemach kadrowych, jak i z ewentualnych innych źródeł. Jest to oszczędność dla pracowników działu kadr, którzy dotychczas musieli poświęcać czas na udostępnianie zarówno tych danych, jak i pasków wynagrodzeń, dni należnego urlopu itp.

Drugim ważnym aspektem portalu pracowniczego jest umożliwienie pracownikom składania wniosków kadrowych, np. z zakresu nieobecności, podwyżek, premii, zmian stanowiska, szkoleń, BHP, pożyczek i wielu innych. Kolejnym benefitem jest możliwość stosowania procesów onboardingu i offboardingu czy  procesów z zakresu ocen pracowniczych, zarządzania przez cele.

Automatyczna archiwizacja i zabezpieczanie

Amodit oprócz tego, że jest systemem obiegu dokumentów, jest jednocześnie archiwum. Funkcjonalności indeksowania dokumentacji oraz wyszukiwania pełnotekstowego pozwalają szybko i precyzyjnie odnaleźć interesujący nas w danym momencie dokument. Zapisywana jest historia zmian, co pozwala zidentyfikować i skorygować ewentualne pomyłki.

Dostęp do danych jest wyłącznie dla osób uprawnionych. System wyposażony jest we wszystkie wymagane prawem zabezpieczenia stosowane dla danych tego typu jak szyfrowanie połączenia, silne hasła, szyfrowanie dokumentów i danych w bazie oraz wiele innych. Regularne kopie zapasowe zabezpieczają natomiast przed utratą dokumentacji i zapewniają ciągły dostęp do niej.

Kompleksowa integracja otwiera nowe możliwości

Otwarta architektura Amodit pozwala na integrację z dowolnym systemem, z którego chcielibyśmy pobierać dane. Dzięki temu zdarzenia w systemie kadrowym mogą inicjować generowanie dokumentów w eTeczkach i odwrotnie.

Integracja taka umożliwia wymianę danych osobowych w ramach określonych uprawnień, a także zaawansowane raportowanie z poziomu Amodit.

Podsumowanie

Tak ważna w obecnej sytuacji bezkontaktowa obsługa pracowników, nie tylko w zakresie dokumentów kadrowych, ale też wszelkich procesów związanych z obsługą spraw pracowniczych jest możliwa dzięki systemom takim jak Amodit.

Upraszczają one wiele operacji wewnętrznych i zmniejszają ilość potencjalnych błędów ludzkich. Ponadto, wykorzystanie nowoczesnych kanałów komunikacji elektronicznej już od momentu rekrutacji buduje pozytywny obraz pracodawcy jako organizacji nowoczesnej i przyjaznej dla środowiska. A kto nie chciałby pracować w takiej firmie?

Bądź z nami na bieżąco!