Jak zatrudnić pracownika zdalnie?

W rozproszonym procesie HR łatwo wysłać kandydatowi niewłaściwą wersję umowy, przeoczyć brak podpisu albo stracić czas na ustalanie, kto ma wykonać kolejny krok. W opisanym procesie AMODIT prowadzi dokument od przygotowania przez kadry, przez podpis pełnomocnika pracodawcy, aż po pakiet podpisywany przez kandydata. System kieruje zadania i odświeża status, a dokumenty sprawdzają i podpisują ludzie.

Najpierw podpis po stronie pracodawcy

Opiekun HR generuje projekt umowy oraz informację o warunkach zatrudnienia z danych zweryfikowanych wcześniej w procesie i z szablonu zatwierdzonego przez organizację. Przygotowana umowa trafia do grupy pełnomocników, nie do jednej wskazanej osoby.

• Pełnomocnik przegląda dokumenty i podpisuje umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym w AMODIT.
• AMODIT zapisuje datę podpisania i sprawdza, czy podpis znajduje się w pliku.
• Dopiero po podpisie proces przechodzi dalej i tworzy kwestionariusz osobowy z danymi kandydata.
• Jeżeli dokument wymaga poprawy, pełnomocnik cofa sprawę do kadr. Niepodpisana umowa jest usuwana, a po korekcie powstaje nowa wersja.

Skierowanie zadania do grupy pełnomocników sprawia, że etap nie zależy od obecności jednej osoby. Kandydat otrzymuje umowę, którą pracodawca już podpisał.

Potem jeden pakiet dla kandydata

W opisanym procesie AMODIT łączy umowę, informację o warunkach zatrudnienia oraz dokumenty wynikające z kwestionariusza w jeden pakiet. Mogą to być m.in. kwestionariusz osobowy, oświadczenia, PIT-2 i dokumenty do zgłoszenia w ZUS — zgodnie z sytuacją kandydata i zasadami organizacji.

1. AMODIT przekazuje pakiet do osobnej aplikacji AMODIT Trust Center.
2. Otwarcie pakietu wymaga kodu z wiadomości e-mail oraz kodu SMS.
3. Kandydat zapoznaje się z dokumentami i składa w Trust Center podpis zaawansowany autoryzowany kodem SMS.
4. AMODIT automatycznie odświeża status podpisu w sprawie zatrudnienia.

Kandydat nie musi przyjeżdżać do działu kadr. Podpisane pliki wracają do sprawy, a opiekun HR widzi wynik etapu.

Status od razu uruchamia właściwą ścieżkę

Trust Center przekazuje do procesu jeden z trzech statusów: podpisane, odrzucone albo po terminie. Każdy status ma dalszą ścieżkę, ale decyzja w sytuacji wyjątkowej należy do wyznaczonej osoby.

• Dokumenty podpisane: sprawa przechodzi do przeniesienia dokumentów do eTeczki.
• Odmowa podpisania: sprawa trafia do opiekuna HR. Człowiek decyduje, czy poprawić umowę, ponownie udostępnić kwestionariusz, czy anulować zatrudnienie.
• Brak podpisu w terminie: wygasa pakiet podpisowy, nie cała sprawa. Kadry i rekruter ustalają nowy termin i ponownie wysyłają pakiet albo zamykają sprawę.

Korekta bez dwóch wersji umowy w obiegu

Jeżeli błąd zostanie zauważony przed podpisem pełnomocnika, kadry poprawiają dane i ponownie generują dokument z szablonu. Pełnomocnik również może cofnąć sprawę do kadr z komentarzem. Przy cofnięciu niepodpisana wersja jest usuwana, dlatego kandydat nie dostaje równolegle dwóch projektów.

Po odmowie kandydata opiekun HR przejmuje sprawę i wybiera dalszą ścieżkę. Korekta po podpisaniu dokumentu przez obie strony nie została opisana w źródłowym procesie; organizacja ustala jej obsługę z kadrami i działem prawnym.

Forma podpisu wymaga decyzji organizacji

Materiały źródłowe opisują konkretną konfigurację: kwalifikowany podpis pełnomocnika w AMODIT oraz podpis zaawansowany kandydata w Trust Center, autoryzowany kodem SMS. Nie jest to uniwersalna ocena prawna dla każdego dokumentu i każdej organizacji.

Przed wdrożeniem kadry i dział prawny ustalają, jaka forma jest wymagana dla poszczególnych dokumentów i jaki podpis elektroniczny ją spełnia. Organizacja odpowiada za treść szablonów i ich zgodność z przepisami. AMODIT wypełnia zatwierdzony szablon danymi procesu, ale nie ocenia prawnie jego treści.

Najczęstsze pytania

Kto podpisuje umowę po stronie pracodawcy?

W opisanym procesie zadanie trafia do grupy pełnomocników. Jeden z pełnomocników przegląda dokument i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym w AMODIT.

Jak kandydat podpisuje dokumenty?

Kandydat otwiera pakiet w AMODIT Trust Center przy użyciu kodu z e-maila i kodu SMS, a następnie składa podpis zaawansowany autoryzowany kodem SMS.

Co się dzieje, gdy kandydat odmawia podpisu?

Sprawa trafia do opiekuna HR. Opiekun może przeprowadzić korektę umowy, ponownie udostępnić kwestionariusz albo anulować zatrudnienie. System nie podejmuje tej decyzji samodzielnie.

Czy upływ terminu zamyka proces zatrudnienia?

Nie. Wygasa pakiet podpisowy, a sprawa pozostaje na etapie podpisu. Kadry mogą ustalić nową datę i wysłać nowy pakiet albo zamknąć sprawę.

Zobacz proces podpisu dokumentów w AMODIT