Nie martw się o swoje sprawy, gdy jesteś na urlopie - wyznaczanie zastępstw w Amodit - AMODIT
22 35 52 164 poland@amodit.com

Zauważalnym efektem absencji uczestników procesu jest zmniejszenie płynności w obiegu dokumentów i wydłużony czas potrzebny na pełne przeprocesowanie sprawy. Czy nieobecność pracowników musi zakończyć się wstrzymaniem obiegu? Absolutnie nie. Jak temu zapobiec? Nasza propozycja to wdrożenie procesu zastępstw, który w AMODIT może funkcjonować w dwóch wariantach.

Zastępstwo może zostać wdrożone jako element dowolnego procesu, który skutkuje nieobecnością, np. wniosek urlopowy czy obieg delegacji. Dane potrzebne do poprawnego działania modułu zastępstw nie ograniczają się do wskazania kto i kiedy jest nieobecny. Konieczne jest określenie zastępcy i zakresu zastępstwa. Poznaj możliwości definiowania tych zmiennych w zależności od wersji modułu zastępstw.

Zastępstwa w module podstawowym

W tym modelu w ramach zastępstwa możemy wskazać jednego użytkownika, który w czasie naszej nieobecności przejmie wszystkie nasze obowiązki. Co to oznacza? Model podstawowy nie pozwala definiować wyjątków. Zastępca uzyska dostęp do wszystkich spraw, które standardowo musiałby obsłużyć nieobecny pracownik.

Model podstawowy sprawdzi się wszędzie tam, gdzie nieobecny i zastępca na co dzień posiadają identyczny zakres uprawnień i biorą udział w tych samych procesach lub nie ma przeciwwskazań, by zastępca na czas nieobecności podstawowego pracownika otrzymał uprawnienia do danych, z którymi standardowo nie pracuje.

Zastępstwa w module rozszerzonym

W wielu przypadkach model zastępstw jest nieco bardziej skomplikowany niż przekazanie pełnego zakresu swoich obowiązków. Dlatego powstał moduł rozszerzony, nazywany modułem „Zastępstw per proces”.

Uruchomienie tej dodatkowej funkcjonalności daje zdecydowanie więcej możliwości parametryzacji. W tym module zastępstwo możemy zdefiniować na kilku poziomach.

    • Zastępca główny

Dzięki tej funkcjonalności zachowujemy standard znany z modułu podstawowego. Zastępca główny otrzymuje uprawnienia do wszystkich procesów, które w normalnej sytuacji musiałby obsłużyć nieobecny. Można jednak wpłynąć na zakres zastępstwa obsługiwanego przez zastępcę głównego, definiując wyjątki i wykluczenia. Poznaj nowe możliwości modułu w wersji rozszerzonej.

    • Zastępstwo per proces

Jak już wiemy pełne zastępstwo to nie zawsze pożądany efekt, dlatego moduł „Zastępstw per proces” pozwala dodatkowo wskazać zastępców dedykowanych do obsługi wyjątkowych procesów.

Efekt, jaki można uzyskać to wyznaczenie zastępcy do wybranych procesów, a reszta obowiązków spadnie domyślnie na zastępcę głównego. Wskazujemy więc w tabeli nazwę procesu oraz informację o tym, kto będzie nas zastępował w tym zakresie. Tak uzupełniona tabela oznacza, że w procesie obiegu dokumentów kadrowych nieobecnego pracownika zastąpi Michał Kadrowy, a pozostałe obowiązki przejmie Jan Dyrektor.

Wykluczenie procesu z zastępstw

Chęć optymalizacji procesów to jedno, ale wiemy, że wskazanie zastępcy nie w każdym przypadku jest możliwe. Mając na uwadze doświadczenia naszych Klientów, postanowiliśmy rozszerzyć moduł „zastępstw per proces” o dodatkową funkcjonalność. W tej wersji zastępstw istnieje możliwość wykluczenia procesu z zastępstwa. Co to oznacza? Planując swoje zastępstwa, pracownik będzie mógł wskazać procesy bez zastępcy. Oznacza to tyle, że nawet zastępca główny nie otrzyma do nich uprawnień, a sprawy z tych procesów będą czekały na powrót nieobecnego pracownika.

Jeśli szukasz optymalizacji swoich procesów, a jednym z powodów wydłużonego czasu obiegu spraw są nieobecności, zachęcamy do wdrożenia modułu zastępstw w jednym z dwóch dostępnych modeli.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie

Bądź z nami na bieżąco!