Zwiększamy transparentność

Aktywność na sprawie

Historia sprawy dostępna w AMODIT funkcjonuje już od dawna. Jej główne przeznaczenie to właśnie analiza aktywności użytkowników pracujących ze sprawą. Do tej pory rejestrowaliśmy w niej akcje związane z edycją danych na formularzu, użyciem reguł biznesowych, a także przebiegiem procesu pomiędzy etapami i użytkownikami.

Powyższe kwestie już dają dużą próbę danych do analizy, pozwalają odtworzyć kroki użytkowników na poszczególnych etapach, ale przede wszystkim stanowią bazę wiedzy na temat historii podjętych akcji z dokładnością co do minuty, a także dostarczają informacji o użytkowniku, który ją wykonał.

Dane o użytkowniku dokonującym zmiany

Pierwszą nowością wprowadzoną w zakresie śledzenia historii zmian na sprawie jest rozszerzenie informacji o użytkowniku, który wykonał daną aktywność. Od teraz rejestrujemy informacje na temat adresu IP, z którego czynność została wykonana oraz jaki był stan uprawnień do edytowanej sprawy w czasie podjęcia aktywności przez użytkownika. Taka zmiana rozszerza możliwość analizy sytuacji wątpliwych, kiedy w historii edycji sprawy widnieje nazwisko użytkownika, który aktualnie nie ma do niej dostępu. Stąd dowiemy się, jakie miał uprawnienia w trakcie wprowadzania zmiany oraz z jakiego adresu IP została ona wykonana.

Aby zapoznać się z powyższymi informacjami, wystarczy kliknąć na nazwę użytkownika widoczną przy zarejestrowanej zmianie.

Rejestracja dodatkowych zdarzeń

Otwarcie sprawy – w historii można odnotować fakt wejścia przez danego użytkownika do sprawy. Pozwala to np. zweryfikować czy użytkownik odpowiedzialny za wykonanie zadania miał okazję się z nim już zapoznać.

Podgląd dokumentu – jeśli do sprawy są dodane załączniki, możemy rejestrować fakt otwarcia ich podglądu. Taka wiedza może okazać się pomocna, kiedy musimy stwierdzić, którzy użytkownicy zapoznali się np. z załączonym skanem faktury.

Pobranie dokumentu – możliwość pobrania dokumentu z aplikacji na swój lokalny dysk nie zawsze jest pożądaną czynnością ze względów bezpieczeństwa, dlatego też opcja może zostać całkowicie wyłączona. Natomiast zdarzają się procesy, gdzie pobieranie dokumentu jest jak najbardziej dopuszczalne, a wręcz potrzebne, dlatego wprowadziliśmy rejestrację tej aktywności. Każde pobranie pliku załączonego do sprawy zostanie odnotowane.

Wykorzystanie konta innego użytkownika w sprawie – jeśli jako użytkownik obsługujący sprawę wykonam jakąś akcję powiązaną z kontem innego użytkownika, np. dodam go do współpracowników czy obserwatorów lub w ramach bieżącej sprawy rozpocznę obieg nowej sprawy i przypiszę ją do innego użytkownika, taka aktywność zostanie zarejestrowana jako użycie konta w nowej roli.

Historia dodatkowych zdarzeń prezentuje się, jak widać na poniższym obrazku.

Aby rozpocząć rejestrowanie tych zdarzeń, należy uruchomić wybrane opcje w ustawieniach procesu.

Z efektem będzie można zapoznać się bezpośrednio na sprawie. Zostanie udostępniona dodatkowa opcja historii „Wyświetl dodatkowe zdarzenia”.

Historia aktywności administracyjnej użytkownika

Nowości w rejestracji aktywności użytkowników nie dotyczą jedynie pracy ze sprawami. W zależności od uprawnień użytkownicy AMODIT mogą pełnić różne role administracyjne, dzięki którym mogą dokonywać zmian w konfiguracji procesów, ustawień aplikacji czy kont innych użytkowników. Postanowiliśmy zebrać te wszystkie informacje i zaprezentować je w wygodnej do analizy formie na koncie użytkownika. Każdy może śledzić dane z perspektywy swojego konta, a dodatkowo administratorzy mogą śledzić aktywności wszystkich użytkowników.

W tym samym miejscu niezmiennie można zapoznać się z historią logowań danego użytkownika, jednak przejdźmy do nowości.

Aktywność administracyjna

Wiele zmian wprowadzanych przez administratora aplikacji było rejestrowane. Do tej pory nie istniało jedno miejsce, gdzie te informacje mogłyby zostać zaprezentowane w celu analizy działań podjętych przez administratora. Od teraz bezpośrednio z ustawień konta użytkownika można przejść do historii jego aktywności, gdzie została wydzielona dedykowana zakładka prezentująca historię aktywności administracyjnych z możliwością filtrowania.

Zmiany na koncie

W tym miejscu można śledzić historię aktywności wykonanych przez administratora. Przykładowe aktywności rejestrowane w tym miejscu to uzyskanie przez użytkownika uprawnień do edycji procesu, utracenie tych uprawnień, przypisanie do grupy, usunięcie z grupy, a więc wszelkie czynności administracyjne wykonane względem konta użytkownika.

Oba rodzaje aktywności można śledzić z ustawień wybranego konta, otwierając historię aktywności.

Opisywane możliwości to kolejny krok w stronę lepszej analizy danych gromadzonych w AMODIT. Zachęcamy do zapoznania się z nowymi możliwościami śledzenia aktywności użytkowników we wszystkich opisanych kontekstach.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie