Currenda wdraża AMODIT - elektroniczny obieg dokumentów w firmie dla lepszej obsługi klientów
Wyzwania przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT
Wraz z rozwojem organizacji Currenda stanęła przed potrzebą uporządkowania procesów związanych z dokumentami i komunikacją. Dotychczasowe rozwiązania nie nadążały za skalą działania i specyfiką branży, a to utrudniało codzienną pracę. Dlaczego potrzebny był elektroniczny obieg dokumentów?
Brak centralnego repozytorium dokumentów
Firma korzystała z kilku rozproszonych narzędzi takich jak Confluence czy Jira, które nie zapewniały pełnej kontroli nad obiegiem i archiwizacją dokumentów. Wraz ze wzrostem organizacji pojawiła się potrzeba wdrożenia jednego, wyspecjalizowanego systemu.
Trudność w zarządzaniu korespondencją z klientami
Obsługa wielu kanałów (papier, e-mail, e-doręczenia) była rozproszona i trudna do uporządkowania. Konieczne było wdrożenie rozwiązania, które umożliwi sprawną obsługę, archiwizację i kontrolę nad całością komunikacji.
Skalowanie procesów wraz z rozwojem firmy
Szybki wzrost liczby pracowników oraz klientów sprawił, że dotychczasowe metody pracy przestały być wystarczające. Konieczne było wdrożenie systemu, który wspiera rozwój i pozwala zachować efektywność mimo rosnącej złożoności operacyjnej.
Dlaczego Currenda wybrała AMODIT?
Decyzja o wdrożeniu AMODIT była wynikiem nie tylko analizy funkcjonalności systemu, ale również doświadczeń z rozmów z dostawcą i możliwości dopasowania rozwiązania do specyfiki organizacji. Kluczowe okazały się zarówno elastyczność samego narzędzia, jak i styl współpracy.
Elastyczne podejście do wdrożenia
AMODIT umożliwia etapowe wdrażanie kolejnych procesów, co pozwala zacząć od najpilniejszych obszarów i sukcesywnie rozwijać system zgodnie z bieżącymi potrzebami.
Dopasowanie do specyfiki organizacji
Platforma dobrze wpisuje się w sposób pracy firmy, w tym m.in. konieczność integracji z różnymi systemami oraz obsługi dokumentów i korespondencji w środowisku o dużej formalizacji.
Spójność oferty z oczekiwaniami
Już na etapie prezentacji rozwiązania AMODIT dobrze wpisywał się w sposób działania Currendy. Kluczowe znaczenie miała możliwość dostosowania narzędzia do specyficznych potrzeb organizacji oraz wiarygodność tego, co przedstawiano w trakcie rozmów ofertowych.
Choć mieliśmy na stole kilka ofert, to Państwa propozycja wyróżniała się nie tylko interesującym produktem, ale i otwartością na elastyczną formę współpracy.
Obszary wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Currendzie realizowane jest etapami i obejmuje obszary, które sukcesywnie przechodzą transformację cyfrową. Organizacja koncentruje się na tych procesach, które wymagają uporządkowania, automatyzacji oraz lepszej kontroli nad dokumentacją i komunikacją. Obecnie wdrażane i przygotowywane do uruchomienia są następujące obszary:
Obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej
AMODIT porządkuje procesy związane z wysyłką i odbiorem dokumentów we wszystkich kanałach: od tradycyjnej poczty, przez e-nadawcę, aż po e-doręczenia i e-polecony. Wdrożenie zakłada centralne zarządzanie całą korespondencją, jej archiwizację i oznaczanie zgodnie z obowiązującymi zasadami prawnymi, by ułatwić kontrolę i dostęp do pełnej historii komunikacji z klientem.
Repozytorium dokumentów
Platforma umożliwia gromadzenie wszystkich istotnych dokumentów takich jak umowy, protokoły czy skany z przypisanymi datami retencji i automatycznymi przypomnieniami. Dzięki temu możliwe będzie łatwe zarządzanie cyklem życia dokumentu, także w kontekście zgodności z wymogami formalnymi i ewentualnych sytuacji spornych.
Obsługa umów z klientami
AMODIT wspiera zarówno tworzenie umów z wykorzystaniem gotowych szablonów, jak i przechowywanie dokumentów przygotowanych poza systemem. Całość zintegrowana będzie z systemem CRM, by umożliwić działowi sprzedaży szybki dostęp do kluczowych informacji i powiązań między dokumentami a klientami.
Dalsze plany wykorzystania AMODIT
Po zakończeniu pierwszego etapu wdrożenia Currenda planuje rozszerzać wykorzystanie platformy AMODIT na kolejne obszary, przede wszystkim związane z dokumentacją kadrową. Szczególną uwagę zwraca kwestia przechowywania elektronicznych teczek pracowniczych oraz obsługi dokumentów wymagających podpisów takich jak umowy o dzieło czy dokumenty związane z prawami autorskimi.
Currenda dostrzega potencjał narzędzi oferowanych przez AMODIT, w tym podpisów jednorazowych, które mogą znacząco uprościć i przyspieszyć formalności kadrowe. W najbliższych miesiącach planowane są analizy, które pomogą podjąć decyzję, w jakim zakresie te procesy zostaną przeniesione do AMODIT i jak zostaną powiązane z istniejącą infrastrukturą.
Korzyści wynikające z uporządkowania kluczowych procesów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Currendzie odpowiada na konkretne potrzeby operacyjne organizacji i przekłada się na realne usprawnienia. Zarówno w obszarach już wdrażanych, jak i planowanych, firma zyskuje narzędzie, które upraszcza, automatyzuje i porządkuje procesy bez konieczności tworzenia własnych rozwiązań od zera.
Spójne zarządzanie korespondencją
Wszystkie kanały komunikacji (papier, e-mail, e-nadawca, e-doręczenia, e-polecony) trafiają do jednego procesu, co eliminuje chaos i zmniejsza ryzyko przeoczeń.
Porządek w dokumentach i pewność retencji
Dokumenty trafiają do jednego repozytorium z datami retencji i przypomnieniami o przeglądzie lub usunięciu – zgodnie z wymogami formalnymi.
Szybszy dostęp do informacji
Dzięki centralizacji dokumentów i historii komunikacji pracownicy szybciej odnajdują potrzebne dane, co skraca obsługę klienta i przyspiesza reakcję.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Ustandaryzowane procesy i przechowywanie dokumentów zgodnie z wytycznymi minimalizują ryzyka prawne i operacyjne, szczególnie przy współpracy z sądami i kancelariami komorniczymi.
Zwiększenie płynności pracy
Uporządkowane procesy pozwalają zespołom rozproszonym efektywnie współpracować, bez konieczności ręcznego przekazywania dokumentów czy zgadywania, kto nad czym pracuje.
Oszczędność czasu i ograniczenie pracy ręcznej
Automatyzacja obsługi korespondencji i digitalizacja dokumentów zmniejsza liczbę czynności manualnych. To odciąża zespół operacyjnie i pozwala skupić się na zadaniach merytorycznych.
Współpraca z Astrafox
Currenda pozytywnie ocenia współpracę z zespołem Astrafox, zarówno pod kątem organizacji wdrożenia, jak i elastycznego podejścia do zmian pojawiających się w trakcie projektu. Doceniono także spójność tego, co przedstawiano w ofercie, z tym, jak rzeczywiście przebiega realizacja. Stała dostępność zespołu, szybkie reagowanie oraz dobre przygotowanie procesu wsparcia powdrożeniowego były mocnymi stronami tej współpracy.
To, co Państwo przedstawiali w ofercie, wszystko jest bardzo spójne z tym, jak teraz pracujemy. Naprawdę – piątkę z gwiazdką i uśmiechem chętnie bym Państwu wystawiła, bo to się potwierdza.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze administracyjnym?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.