Schemat blokowy

Currenda wdraża AMODIT - elektroniczny obieg dokumentów w firmie dla lepszej obsługi klientów

Dowiedz się, jak Currenda usprawnia komunikację z klientami i porządkuje zarządzanie dokumentami dzięki wdrożeniu platformy AMODIT. Zobacz, jak jedno elastyczne narzędzie wspiera organizację IT w budowaniu spójnych procesów i efektywnego przepływu informacji w dynamicznym środowisku pracy zdalnej i rozproszonych zespołów.
Currenda

Wprowadzenie

Currenda to firma technologiczna tworząca rozwiązania IT dla sektora wymiaru sprawiedliwości, w szczególności kancelarii komorniczych i sądów. Oprócz tworzenia oprogramowania prowadzi także działalność wydawniczą i szkoleniową, wspierając swoich klientów nie tylko technologicznie, ale i merytorycznie.

Organizacja działa w modelu rozproszonym, duża część zespołu pracuje zdalnie z różnych części Polski, co sprawia, że kluczowe są sprawne procesy, przejrzysta komunikacja i łatwy dostęp do dokumentów. Specyfika branży wymaga przy tym szczególnej dbałości o formalizm, bezpieczeństwo informacji i zgodność z regulacjami. Currenda stale poszukuje rozwiązań, które usprawniają codzienną pracę operacyjną, a jednocześnie wpisują się w rygorystyczne wymagania prawne i organizacyjne.

Wyzwania przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT

Wraz z rozwojem organizacji Currenda stanęła przed potrzebą uporządkowania procesów związanych z dokumentami i komunikacją. Dotychczasowe rozwiązania nie nadążały za skalą działania i specyfiką branży, a to utrudniało codzienną pracę. Dlaczego potrzebny był elektroniczny obieg dokumentów?

Brak centralnego repozytorium dokumentów

Firma korzystała z kilku rozproszonych narzędzi takich jak Confluence czy Jira, które nie zapewniały pełnej kontroli nad obiegiem i archiwizacją dokumentów. Wraz ze wzrostem organizacji pojawiła się potrzeba wdrożenia jednego, wyspecjalizowanego systemu.

Trudność w zarządzaniu korespondencją z klientami

Obsługa wielu kanałów (papier, e-mail, e-doręczenia) była rozproszona i trudna do uporządkowania. Konieczne było wdrożenie rozwiązania, które umożliwi sprawną obsługę, archiwizację i kontrolę nad całością komunikacji.

Skalowanie procesów wraz z rozwojem firmy

Szybki wzrost liczby pracowników oraz klientów sprawił, że dotychczasowe metody pracy przestały być wystarczające. Konieczne było wdrożenie systemu, który wspiera rozwój i pozwala zachować efektywność mimo rosnącej złożoności operacyjnej.

Dlaczego Currenda wybrała AMODIT?

Decyzja o wdrożeniu AMODIT była wynikiem nie tylko analizy funkcjonalności systemu, ale również doświadczeń z rozmów z dostawcą i możliwości dopasowania rozwiązania do specyfiki organizacji. Kluczowe okazały się zarówno elastyczność samego narzędzia, jak i styl współpracy.

Elastyczne podejście do wdrożenia

AMODIT umożliwia etapowe wdrażanie kolejnych procesów, co pozwala zacząć od najpilniejszych obszarów i sukcesywnie rozwijać system zgodnie z bieżącymi potrzebami.

Dopasowanie do specyfiki organizacji

Platforma dobrze wpisuje się w sposób pracy firmy, w tym m.in. konieczność integracji z różnymi systemami oraz obsługi dokumentów i korespondencji w środowisku o dużej formalizacji.

Spójność oferty z oczekiwaniami

Już na etapie prezentacji rozwiązania AMODIT dobrze wpisywał się w sposób działania Currendy. Kluczowe znaczenie miała możliwość dostosowania narzędzia do specyficznych potrzeb organizacji oraz wiarygodność tego, co przedstawiano w trakcie rozmów ofertowych.

Choć mieliśmy na stole kilka ofert, to Państwa propozycja wyróżniała się nie tylko interesującym produktem, ale i otwartością na elastyczną formę współpracy.

Alicja Broc

Dyrektor finansowy, Currenda

Obszary wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT

 Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Currendzie realizowane jest etapami i obejmuje obszary, które sukcesywnie przechodzą transformację cyfrową. Organizacja koncentruje się na tych procesach, które wymagają uporządkowania, automatyzacji oraz lepszej kontroli nad dokumentacją i komunikacją. Obecnie wdrażane i przygotowywane do uruchomienia są następujące obszary:

Obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej

AMODIT porządkuje procesy związane z wysyłką i odbiorem dokumentów we wszystkich kanałach: od tradycyjnej poczty, przez e-nadawcę, aż po e-doręczenia i e-polecony. Wdrożenie zakłada centralne zarządzanie całą korespondencją, jej archiwizację i oznaczanie zgodnie z obowiązującymi zasadami prawnymi, by ułatwić kontrolę i dostęp do pełnej historii komunikacji z klientem.

Repozytorium dokumentów

Platforma umożliwia gromadzenie wszystkich istotnych dokumentów takich jak umowy, protokoły czy skany z przypisanymi datami retencji i automatycznymi przypomnieniami. Dzięki temu możliwe będzie łatwe zarządzanie cyklem życia dokumentu, także w kontekście zgodności z wymogami formalnymi i ewentualnych sytuacji spornych.

Obsługa umów z klientami

AMODIT wspiera zarówno tworzenie umów z wykorzystaniem gotowych szablonów, jak i przechowywanie dokumentów przygotowanych poza systemem. Całość zintegrowana będzie z systemem CRM, by umożliwić działowi sprzedaży szybki dostęp do kluczowych informacji i powiązań między dokumentami a klientami.

Dalsze plany wykorzystania AMODIT

Po zakończeniu pierwszego etapu wdrożenia Currenda planuje rozszerzać wykorzystanie platformy AMODIT na kolejne obszary, przede wszystkim związane z dokumentacją kadrową. Szczególną uwagę zwraca kwestia przechowywania elektronicznych teczek pracowniczych oraz obsługi dokumentów wymagających podpisów takich jak umowy o dzieło czy dokumenty związane z prawami autorskimi.

 

Currenda dostrzega potencjał narzędzi oferowanych przez AMODIT, w tym podpisów jednorazowych, które mogą znacząco uprościć i przyspieszyć formalności kadrowe. W najbliższych miesiącach planowane są analizy, które pomogą podjąć decyzję, w jakim zakresie te procesy zostaną przeniesione do AMODIT i jak zostaną powiązane z istniejącą infrastrukturą.

Korzyści wynikające z uporządkowania kluczowych procesów

 Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Currendzie odpowiada na konkretne potrzeby operacyjne organizacji i przekłada się na realne usprawnienia. Zarówno w obszarach już wdrażanych, jak i planowanych, firma zyskuje narzędzie, które upraszcza, automatyzuje i porządkuje procesy bez konieczności tworzenia własnych rozwiązań od zera.

Spójne zarządzanie korespondencją

Wszystkie kanały komunikacji (papier, e-mail, e-nadawca, e-doręczenia, e-polecony) trafiają do jednego procesu, co eliminuje chaos i zmniejsza ryzyko przeoczeń.

Porządek w dokumentach i pewność retencji

Dokumenty trafiają do jednego repozytorium z datami retencji i przypomnieniami o przeglądzie lub usunięciu – zgodnie z wymogami formalnymi.

Szybszy dostęp do informacji

Dzięki centralizacji dokumentów i historii komunikacji pracownicy szybciej odnajdują potrzebne dane, co skraca obsługę klienta i przyspiesza reakcję.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Ustandaryzowane procesy i przechowywanie dokumentów zgodnie z wytycznymi minimalizują ryzyka prawne i operacyjne, szczególnie przy współpracy z sądami i kancelariami komorniczymi.

Zwiększenie płynności pracy

Uporządkowane procesy pozwalają zespołom rozproszonym efektywnie współpracować, bez konieczności ręcznego przekazywania dokumentów czy zgadywania, kto nad czym pracuje.

Oszczędność czasu i ograniczenie pracy ręcznej

Automatyzacja obsługi korespondencji i digitalizacja dokumentów zmniejsza liczbę czynności manualnych. To odciąża zespół operacyjnie i pozwala skupić się na zadaniach merytorycznych.

Współpraca z Astrafox

Currenda pozytywnie ocenia współpracę z zespołem Astrafox, zarówno pod kątem organizacji wdrożenia, jak i elastycznego podejścia do zmian pojawiających się w trakcie projektu. Doceniono także spójność tego, co przedstawiano w ofercie, z tym, jak rzeczywiście przebiega realizacja. Stała dostępność zespołu, szybkie reagowanie oraz dobre przygotowanie procesu wsparcia powdrożeniowego były mocnymi stronami tej współpracy.

To, co Państwo przedstawiali w ofercie, wszystko jest bardzo spójne z tym, jak teraz pracujemy. Naprawdę – piątkę z gwiazdką i uśmiechem chętnie bym Państwu wystawiła, bo to się potwierdza.

Alicja Broc

Dyrektor finansowy, Currenda

Dowiedz się więcej

Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze administracyjnym?

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.