Holcim - elektroniczny obieg dokumentów
Workflow dla branży produkcyjnej
Firma Holcim zdecydowała się podzielić wdrożenie polityki „zero paper” na mniejsze, szybsze do zrealizowania etapy. Pierwsza faza cyfryzacji objęła obieg przygotowania i akceptacji umów sprzedażowych i zakupowych, w tym umowy dzierżawy oraz transportowe, a także porozumienia marketingowe.
Zespół projektowy założył, że schematyczny proces przygotowania tych umów pozwoli stworzyć wspólną matrycę procesu i szybko osiągnąć efekty (quick win), mimo różnic w metadanych czy ścieżkach opiniowania.
Dzięki zastosowaniu systemu AMODIT, Holcim usprawnił obieg dokumentów w firmie, co znacząco skróciło czas realizacji kluczowych procesów biznesowych.
Dokładna ocena ofert dostawców platformy do obsługi umów dotyczyła zwłaszcza analizy technicznej oraz wyceny nowego narzędzia. Grupa Holcim poszukiwała rozwiązania, dzięki któremu pracownicy:
Stworzą umowy
zarówno według szablonu, jak i indywidualnie, zgodnie z oczekiwaniami kontrahenta
Będą mogli cyfryzować
papierowe dokumenty i przechowywać w bezpiecznym repozytorium w chmurze
Podpiszą umowy
podpisem zaawansowanym kwalifikowanym, także w formie mieszanej – cyfrowo-fizycznej, a wyjątkowo nadal w papierowej
Zaopiniują umowy
w obrębie platformy, zrobią to również zewnętrzni kontrahenci
Zbadają efektywność wdrożenia
zwrot z inwestycji
Proces selekcji narzędzi pozwolił wybrać pięć ofert, w tym jedno rozwiązanie, które rekomendowała Grupa Holcim. Analiza wykazała, że założone wymagania spełnia tylko platforma AMODIT.
Wybraliśmy rozwiązanie, które wspiera różne rodzaje podpisów elektronicznych i daje szerokie pole do szybkiego wprowadzania zmian wymaganych ze względu na liczbę użytkowników, duży wolumen i różnorodność dokumentów. Zależało nam także na możliwości dokładnego monitorowania zwrotu z inwestycji w postaci tzw. user adoption.
Realizacja: obieg dokumentów i automatyzacja procesów
Projekt zakładał, że po pierwszej fazie wdrożenia AMODIT (Priorytet I) pracownicy Holcim będą przygotowywać przynajmniej 40% nowych umów w środowisku AMODIT. Z kolei wszystkie już istniejące umowy miały zostać zdigitalizowane i przesłane do repozytorium AMODIT. Żeby to zrobić, zespół Holcim musiał zebrać i opisać około 10 tys. dokumentów, a potem zmigrować je na platformę AMODIT.
Agnieszka Kaźmierczyk, Head of Digital w Holcim, koordynowała zarówno proces analizy potrzeb, jak i wdrożenie samego narzędzia.
Największym wyzwaniem projektu było zbadanie specyfiki obecnego procesu powstawania każdego rodzaju umów. Chodziło o to, żeby każdy użytkownik obiegu widział wartość z wdrożenia – przyznaje.
Prace wdrożeniowe nad obiegiem akceptacji umów, z wykorzystaniem elektronicznego podpisu zaawansowanego na platformie AMODIT TrustCenter, rozpoczęły się wiosną 2021 roku i trwały do września 2021 roku.
Okazało się, że częścią procesu podpisywania umów sprzedażowych i zakupowych jest proces akceptacji porozumień rabatowych. Po analizie uznaliśmy, że warto wydzielić go z architektury „dużego” obiegu sprzedażowo-zakupowego. Prace nad tym dodatkowym obiegiem zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy w ciągu tygodnia.
Komentuje Gabriel Stanek, Konsultant Systemu Obiegu Dokumentów, lider projektu ze strony AMODIT.
Dzięki wykorzystaniu elektronicznego obiegu dokumentów, Holcim mógł szybko i efektywnie zdigitalizować istniejącą dokumentację oraz zautomatyzować procesy związane z akceptacją umów.
TrustCenter AMODIT został na potrzeby Holcim zintegrowany z cyfrowym kwalifikowanym podpisem Szafir. W procesie wdrożenia platformę AMODIT zintegrowano także z Active Directory na platformie Google. Dzięki temu korzystanie z AMODIT nie wymaga dodatkowego logowania.
Pierwsze efekty prac zostały zaprezentowane na spotkaniu z udziałem około 20 osób z firmy Holcim, reprezentujących różne działy zaangażowane w przygotowywanie umów. W toku spotkania zespół projektowy upewnił się, że narzędzie spełnia oczekiwania użytkowników.
Projekt trafił na epicentrum pandemii, co miało swoje plusy i minusy. Plusem było, że uruchomiło potencjał cyfryzacji poszczególnych procesów, które wcześniej uważano za stricte fizyczne. Natomiast proces budowania, testowania samego narzędzia, a następnie przeszkolenia 200 pracowników z różnych działów, był utrudniony. To wpłynęło na to, że całe wdrożenie trwało trochę dłużej, niż planowaliśmy. Wydłużyliśmy zwłaszcza fazę stabilizacji, wprowadzania drobnych zmian adaptacyjnych. Na szczęście AMODIT, jako platforma low-code, na to pozwala
Korzyści z zastosowania obieg dokumentów AMODIT
Pierwsza faza wdrożenia AMODIT, zakończona jesienią 2021 roku, okazała się większym sukcesem, niż zakładano. Odsetek nowych umów przygotowywanych w AMODIT przekroczył zakładany próg o około 30%.
W niektórych obszarach biznesowych wykorzystanie AMODIT do podpisywania umów sięga ponad 99%. Procesy akceptacji umów, które potrafiły się ciągnąć tygodniami, obecnie zajmują kilka, kilkanaście godzin i są praktycznie bezkosztowe.
+1000
umów przeprocesowanych w aplikacji
75%
ww. umów przeszło pełną ścieżkę akceptacji w aplikacji
60%
ww. umów zostało podpisanych elektronicznie
+600
umów aktywnych i zakończonych zostało w 100% zarchiwizowanych
230
aktywnych użytkowników i ta liczba ciągle rośnie
Z obiegu podpisu umów zakupowych i sprzedażowych korzysta teraz kilka działów w firmie: zespół prawny oraz osoby z działów controllingu, technologii czy marketingu. Proces akceptacji przebiega szybciej i wymaga mniejszego wysiłku. Uczestnicy procesu pracują tylko na partiach, które wymagają ich akceptacji lub zmiany (stałe zapisy umowy są wyszarzone).
Tam, gdzie dokumenty funkcjonują w formie papierowej lub są podpisywane podpisem mieszanym, oryginał dokumentu jest digitalizowany. Gotowy dokument trafia do elektronicznego archiwum. Każdy upoważniony użytkownik ma do niego wygodny dostęp. Pozwoliło to firmie Holcim zrezygnować z dwóch lokalizacji archiwów papierowych, a powierzchnię trzeciego – zredukować. Reszta dokumentów znajduje się w chmurze, która gwarantuje bezpieczeństwo dostępu i procesu autoryzacji.
Application Business Owner AMODIT, który jest wewnętrznym pracownikiem firmy, oferuje pełne wsparcie jeden na jeden nowym użytkownikom oraz kontakt z helpdesk AMODIT. Dzięki temu skala wykorzystania rozwiązania w Holcim, a przez to jego rentowność, rośnie.
Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w Holcim, firma zyskała nowoczesne narzędzie, które znacząco usprawniło procesy akceptacji i archiwizacji dokumentów.
W miarę korzystania z platformy użytkownicy zaczęli zgłaszać swoje pomysły na nowe obiegi. Trwa wdrożenie procesu do zarządzania instrukcjami i procedurami wewnętrznymi. Firma przeszła na licencję Unlimited, żeby wszyscy pracownicy mogli korzystać z AMODIT. W przyszłości planuje objąć cyfryzacją procesy administracyjne, takie jak obieg korespondencji firmowej i wspierające dział HR (dokumentacja pracownicza w formie e-Teczki).
Wdrożenie AMODIT jest jednym z kluczowych projektów cyfryzacji Holcim w Polsce. Z pomocą elektronicznego obiegu dokumentów chcemy stać się organizacją bez papieru, zgodnie z naszą strategią zrównoważonego rozwoju – podkreśla Agnieszka Kaźmierczyk, Head of Digital w Holcim. – Jesteśmy na progu wdrożenia kolejnego obiegu, tym razem wewnętrznego, ale potrzebnego w dużych firmach: procesu akceptacji procedur i instrukcji firmowych z podpisem zwykłym. Do jego zbudowania wykorzystaliśmy matrycę procesu akceptacji z już uruchomionego obiegu umów
Firma uruchomiła także program pilotażowy, który ma zachęcić wybranych kontrahentów do współpracy nad dokumentem bezpośrednio na platformie. Od 2023 roku planuje rozszerzyć go na pozostałych partnerów, by popularyzować cyfryzację procesów, zgodnie z przyjętą strategią zrównoważonego rozwoju.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale prawnym?
Umów się na darmową konsultację w sprawie elektronicznego obiegu dokumentów
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.