Mobica
Mobica Limited Sp. z o.o. jest częścią brytyjskiej grupy Mobica, z oddziałami w Łodzi, Warszawie, Szczecinie, Rzeszowie oraz Bydgoszczy. Firma jest doświadczonym dostawcą oprogramowania. Oferuje doradztwo w projektowaniu cyklu życia produktów IT dla firm takich jak Google, Facebook, Intel, ARM, T-Mobile czy Vodafone. W Polsce Mobica zatrudnia ponad 750 osób.
Do tego dochodziły koszty: od tych łatwo zauważalnych, jak zakup co roku nowej szafy pancernej do przechowywania dokumentacji kadrowej oraz wysyłka kurierem, aż po pozornie drobne, jak zakup materiałów biurowych. W firmie takiej jak Mobica obsługa papierowych teczek może kosztować nawet 7 tys. zł miesięcznie, co daje 80 tys. zł w skali roku. Co gorsza, proces zakładania i uzupełniania teczki papierowej nie zawsze przebiegał gładko. Zdarzały się pomyłki, które wymagały odesłania dokumentu do korekty, a potem podmiany na właściwy w teczce fizycznej. To wszystko maksymalnie wydłużało proces i podnosiło koszty obsługi dokumentacji pracowniczej.
W 2020 roku, gdy wybuchła pandemia, właściwie nie dało się załatwić żadnej sprawy administracyjno-kadrowej inaczej niż za pomocą kuriera.
Gdy nasza firma przeszła na pracę zdalną, wąskie gardła procesu dały się nam szczególnie we znaki. Wiele osób wyjechało do rodzinnych miejscowości i obieg akt osobowych stał się jeszcze bardziej utrudniony. Wtedy zapadła decyzja o przejściu na eTeczki. Po rozpoznaniu rynku zdecydowaliśmy się na platformę AMODIT, ze względu na zgodność z wymogami prawnymi oraz funkcjonalność narzędzia.
Rozwiązanie dla branży IT
Wdrożenie AMODIT rozpoczęło się od analizy przedwdrożeniowej i opracowania słownika terminów, dzięki czemu dokumenty można łatwo wyszukać w systemie. W firmie Mobica słownik terminów powstał na podstawie teczek pracowników z najdłuższym stażem pracy. Słowniki z nazewnictwem najbardziej powszechnych dokumentów są importowane z systemów kadrowo-płacowych, więc nie trzeba się uczyć nowej terminologii. W przypadku rzadkich dokumentów pracownik HR może tworzyć własne słowniki lub zaindeksować je jako „inny”.
W kolejnej fazie zespół Mobica zadbał o przygotowanie papierowych dokumentów do zaimplementowania do eTeczek, a następnie zaimportował dane. By przyśpieszyć najbardziej czasochłonną fazę wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów kadrowych – zdigitalizowanie fizycznych kopii – firma Mobica zdecydowała się skorzystać ze wsparcia certyfikowanej firmy zewnętrznej, poleconej przez AMODIT.
Zadaniem firmy Mobica było przede wszystkim zinwentaryzowanie dokumentów kadrowo-płacowych i przygotowanie do przekazania specjalistom, którzy skanowali i OCR-owali papierowe kopie. Po zakończeniu prac musieli także sprawdzić poprawność danych. Dzięki takiemu podziałowi proces wdrożenia i digitalizacji dokumentów został przeprowadzony w około 4 miesiące.
Od kwietnia 2022 w firmie Mobica każdy nowy pracownik ma zakładane elektroniczne akta osobowe w postaci eTeczki AMODIT. Pracownicy działu HR mają do nich dostęp po zalogowaniu przez przeglądarkę. Przeciętny czas przygotowania i uzupełniania jednej eTeczki skrócił się z kilku godzin do kilkunastu minut.
Przed zaindeksowaniem w eTeczce każdy dokument musi być podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika działu HR. Pozostali pracownicy podpisują w systemie dokumenty podpisem zwykłym (umowa dla pracownika generowana jest w formacie PDF).
Firma Mobica nie ponosi także nowych kosztów związanych z archiwizacją akt osobowych, ponieważ pracownicy dostają swoje elektroniczne akta osobowe w formie cyfrowej lub odbierają papierowe osobiście, a nieodebrane są niszczone po upływie ustawowego terminu.
Na wdrożenie poświęciliśmy sporo pracy, ale warto było. Najtrudniejszą fazą projektu było fizyczne przejście z papieru do systemu, natomiast nauka obsługi eTeczki właściwie nie wymaga szkolenia. eTeczka AMODIT to dla nas duże ułatwienie w pracy, włącznie z tym, że przypomina nam o zadaniach do wykonania. Na pewno nie chciałabym już wrócić do teczek papierowych.
Korzyści z zastosowania AMODIT
Sprawdzanie poprawności przy zakładaniu teczki
System „pilnuje”, jaki dokument musi znaleźć się w teczce, żeby była uznana za kompletną (badania, zaświadczenia, etc.).
Automatyczna renumeracja
AMODIT dba o poprawną chronologię i oznaczenie dokumentów, bez względu na kolejność ich wprowadzania.
Zapewnienie zgodności z prawem
Platforma wysyła pracownikowi działu HR powiadomienie przed upływem ustawowych terminów, np. o konieczności usunięcia kary pracowniczej.
Łatwe wyszukiwanie
AMODIT prezentuje podstawowe dane pracownika (stanowisko, przełożony, data rozpoczęcia pracy) i umożliwia wyszukiwanie w różnych konfiguracjach (data, nazwa, pracownik, część teczki, etc.).
Łatwe raportowanie
System pozwala wygodnie podsumować dane zbiorcze (np. dane dotyczące urlopów, kończących się umów, kompletności teczek itd.).
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w dziale HR?
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.