Jak Weco–Travel usprawniło obieg umów i procesy biznesowe dzięki AMODIT?
Gdy firma rośnie, rosną też wyzwania – zwłaszcza te związane z dokumentami. Sprawdź, jak Weco–Travel uporządkowało obieg umów i uprościło złożone procesy dzięki jednemu rozwiązaniu.
Wyzwanie: brak kontroli nad obiegiem dokumentów w rozwijającej się organizacji
Rozwój firmy, ekspansja zagraniczna i coraz większa liczba projektów sprawiły, że dotychczasowy sposób zarządzania dokumentami przestał być wystarczający. Procesy były niesformalizowane, umowy często podpisywane w trybie przyspieszonym, a dokumentacja rozproszona. To zwiększało ryzyko błędów, braku zgodności z procedurami oraz obciążało pracowników koniecznością ręcznego pilnowania przepływu dokumentów.
Weco–Travel potrzebowało rozwiązania, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również zapewni organizacji pełną kontrolę nad zawartością i statusem umów, dając gwarancję zgodności z wymogami prawnymi i wewnętrznymi procedurami.
Dlaczego Weco–Travel wybrało AMODIT?
W procesie wyboru systemu do obsługi obiegu dokumentów Weco–Travel analizowało wiele ofert. Część z nich była tańsza, inne dostępne szybciej – jednak to właśnie podejście zespołu AMODIT przesądziło o decyzji. Kluczowa okazała się gotowość do zrozumienia rzeczywistych potrzeb firmy i dopasowania rozwiązania do jej specyfiki.
Zdecydowaliśmy się na AMODIT, ponieważ zdecydowało tutaj podejście handlowców, chęć zgłębienia naszej potrzeby, odpowiedzi na wszystkie pytania. Dokładnie przeanalizowaliście, co w tym Weco–Travel Services będzie potrzebne, zadaliście nam bardzo dużo dobrych pytań, więc my uwierzyliśmy, że faktycznie staracie się zrozumieć naszą potrzebę biznesową, jak najlepiej ją zaadresować.
Zamiast prezentować gotowy produkt, zespół AMODIT postawił na diagnozę problemu i zaproponowanie konkretnych, szytych na miarę rozwiązań – co przekonało Weco–Travel do współpracy.
Obszary wykorzystania systemu AMODIT w Weco–Travel
Wdrożenie AMODIT w Weco–Travel to projekt realizowany etapami, z dużym naciskiem na dostosowanie systemu do specyfiki działalności firmy. Pierwsze procesy są już aktywne, kolejne są dopracowywane i wkrótce zostaną uruchomione. Docelowo system ma objąć wszystkie kluczowe obszary związane z dokumentami i zarządzaniem projektami.
Obieg umów z dostawcami i klientami
Centralizacja i sformalizowanie procesów zawierania umów – zarówno z partnerami, jak i klientami. Każdy dokument przechodzi przez niezbędne etapy akceptacji, w tym kontrolę prawną i RODO, by znacząco zwiększyć bezpieczeństwo prawne i przejrzystość współpracy.
Obieg faktur kosztowych
Zautomatyzowany proces zatwierdzania faktur kosztowych, który przyspiesza pracę działu księgowości i ogranicza ryzyko błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.
Obsługa projektów eventowych
Niestandardowy proces wspierający dział organizacji wydarzeń – od przyjęcia zlecenia, przez planowanie, po rozliczenie i fakturowanie imprezy. AMODIT ma stać się cyfrowym centrum zarządzania całym cyklem projektu dla project managerów.
Firma planuje kontynuować rozwój systemu, obejmując kolejne procesy i stopniowo automatyzując cały obieg dokumentów w organizacji.
Kluczowe korzyści z wdrożenia AMODIT
System AMODIT uporządkował wewnętrzne procesy w Weco–Travel, usprawniając pracę wielu działów i jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo organizacji. Korzyści są widoczne zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym.
Pełna kontrola nad procesem podpisywania umów
Każda umowa przechodzi przez sformalizowany proces zatwierdzania, by eliminować przypadkowość i ryzyko nieautoryzowanych decyzji.
Zwiększenie bezpieczeństwa i zgodności z procedurami
Dokumenty są sprawdzane przez dział prawny i specjalistów RODO, a każda decyzja jest rejestrowana i możliwa do odtworzenia – zapewnia to zgodność z przepisami i wewnętrznymi politykami.
Automatyzacja procesów księgowych
Obieg faktur został zaprojektowany tak, by odciążyć księgowość i zminimalizować liczbę ręcznych działań, a to skraca czas rozliczeń i zmniejsza ryzyko błędów.
Usprawnienie zarządzania projektami eventowymi
Nowy proces pozwoli project managerom obsługiwać całe wydarzenie w jednym miejscu – od planowania po rozliczenie – co znacząco upraszcza realizację złożonych projektów.
Oszczędność czasu wszystkich pracowników
Automatyzacja procesów pozwoliła ograniczyć liczbę nieformalnych, ręcznych działań. Pracownicy mogą teraz skupić się na pracy merytorycznej zamiast pilnowania dokumentów.
Transparentność i dostęp do danych w czasie rzeczywistym
Możliwość generowania zestawień, raportów i historii akceptacji dokumentów daje pełną widoczność na to, co dzieje się w organizacji w danym momencie.
Myślę, że będziemy jak najwięcej w przyszłości chcieli zacieśniać tę współpracę przy obiegu kolejnych i kolejnych dokumentów, bo korzyść dla firmy jest aż trudna do ocenienia.
Współpraca z Astrafox – partnerstwo oparte na zaufaniu
Weco–Travel pozytywnie ocenia współpracę zarówno na etapie wdrożeń, jak i bieżącej obsługi systemu w ramach umowy SLA. Szczególne uznanie zdobył zespół wdrożeniowy AMODIT, który z zaangażowaniem wspierał firmę w mapowaniu procesów i dostosowywaniu ich do systemu, nawet w przypadku niestandardowych, złożonych scenariuszy.
Równie pozytywnie oceniana jest współpraca z helpdeskiem – szybkie reakcje, dostępność konsultantów i sprawna realizacja zgłoszeń sprawiają, że obsługa systemu przebiega płynnie i bezproblemowo.
Wdrożenie AMODIT w Weco–Travel to przykład skutecznej transformacji procesów biznesowych w dynamicznie rozwijającej się firmie. Dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów organizacja zyskała większą kontrolę, przejrzystość i bezpieczeństwo operacyjne. Automatyzacja kluczowych procesów nie tylko usprawniła codzienną pracę zespołów, ale również odciążyła dział księgowości i administrację. Weco–Travel planuje dalsze rozszerzanie wykorzystania systemu, kontynuując rozwój w kierunku pełnej automatyzacji dokumentów i procesów.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze prawnym?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.