22 35 52 164 poland@amodit.com

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych w wystawianych fakturach. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to początek II kwartału 2023).

Podstawowe założenia KSeF

KSeF jako system posiada szereg odgórnych założeń, które należy uwzględnić podczas wdrożenia rozwiązania umożliwiającego wysyłkę eFaktur:

    • KSeF obsługuje tylko dokumenty XML zgodne ze schemą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
    • Przekazane faktury są przetwarzane zgodnie z mechanizmem WORM – Write Once Read Many. Nie ma możliwości edycji, wycofania i kasowania zapisanych danych.
    • System będzie przechowywał wszystkie faktury przez okres 10 lat.
    • Każda poprawnie przyjęta faktura będzie miała nadany unikalny w skali systemu numer KSeF.
    • Datą wystawienia faktury jest data przyjęcia dokumentu do KSeF.
    • Przesłany dokument staje się formalnie fakturą dopiero w momencie poprawnego przetworzenia przez system KSeF i nadania unikalnego identyfikatora ksefRefNumber.
    • Walidacja przesyłanych faktur ogranicza się do sprawdzenia pliku XML pod kątem zgodności ze schemą.
    • KSeF obsługuje tylko sprzedawców posiadających polski nr NIP.
    • KSeF nie obsługuje załączników do faktur.

AF KSeF Connector

AF KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. AF KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:

    • AF KSeF Connector jako automatyczna usługa do wymiany danych, bez interfejsu użytkownika. W tym wariancie usługa jest całkowicie automatyczna i wszystko działa bez ingerencji użytkownika. Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności, a następnie wysyłane do Krajowego Systemu eFaktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.
    • AF KSeF Connector z funkcjonalnością repozytorium dokumentów posiada wszystkie funkcjonalności opisane w powyższym punkcie, a dodatkowo zostaje udostępniony interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane i odebrane faktury bezpośrednio w systemie AF KSeF Connector.

Podstawowe funkcjonalności AF KSeF Connector:

    • Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow.
    • Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie eFaktur kosztowych z KSeF.
    • Przekazywanie pobranych eFaktur do systemów powiązanych (ERP, workflow).
    • Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie i wysyłka eFaktur sprzedażowych.
    • Wysyłka wielu faktur jednocześnie.
    • Walidacja przesłanych dokumentów przed wysyłką do KSeF.
    • Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber oraz UPO.
    • Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach.
    • Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych.
    • Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie. Ponieważ AF KSeF Connector integruje różne systemy (np. kilka systemów sprzedażowych w firmie, a dodatkowo systemy workflow do akceptacji dokumentów) a proces wysyłki i odbioru faktur powinien być realizowany w sposób ciągły, został zastosowany mechanizm diagnozujący usterki na poziomie komunikacji pomiędzy systemami. Jeśli z jakiegoś powodu zintegrowane systemy nie odpowiadają, zostaje wysłany komunikat do administratora po stronie klienta oraz administratora Astrafox. Mechanizm ten zabezpieczy ciągłość wysyłki faktur do KSeF.
    • Powiadomienia mailowe o nowych fakturach.
    • Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur.
    • Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta).
    • Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w AF KSeF Connector.

Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych

W zależności od specyfiki klienta w AF KSeF Connector przewidziano następujące kanały komunikacyjne:

    • WebService SOAP oraz REST API
    • Widok bazy danych
    • Pliki udostępniane na dysku
    • Import z pliku

AF KSeF Connector będzie obsługiwał następujące formaty danych:

    • XML
    • JSON
    • Pliki Excel

Architektura

AF KSeF Connector dostępny będzie w dwóch wariantach:

    • Usługa dostępną w chmurze.
    • Aplikacja instalowana na środowisku klienta.

Poniżej przedstawiono przykładowy diagram wizualizujący proces wysyłki i odbioru faktur.

    Podsumowanie:

      • Rozwiązanie oparte na sprawdzonej platformie (interfejsem użytkownika jest system AMODIT rozwijany i wdrażany w wielu przedsiębiorstwach od ponad 10 lat).
      • Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP.
      • Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO.
      • Pełna integracja z systemem AMODIT.
      • Obsługa wielu spółek.
      • Maksymalna automatyzacja.
      • Wsparcie od procesu analizy, poprzez wdrożenie do wsparcia operacyjnego.

    Bądź z nami na bieżąco!