Przygotuj się na obowiązkowy KSeF

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to 1 stycznia 2024 r.).

Podstawowe założenia KSeF

KSeF jako system ma szereg odgórnych założeń, które należy uwzględnić podczas wdrożenia rozwiązania umożliwiającego wysyłkę eFaktur:

• KSeF obsługuje tylko dokumenty XML zgodne ze schemą udostępnioną przez MF.
• Przekazane faktury są przetwarzane zgodnie z mechanizmem WORM – Write Once Read Many. Nie ma możliwości edycji, wycofania i kasowania zapisanych danych.
• System będzie przechowywał wszystkie faktury przez okres 10 lat.
• Każda poprawnie przyjęta faktura będzie miała nadany unikalny w skali systemu numer KSeF.
• Datą wystawienia faktury jest data przyjęcia dokumentu do KSeF.
• Przesłany dokument staje się formalnie fakturą dopiero w momencie poprawnego przetworzenia przez system KSeF i nadaniu unikalnego identyfikatora ksefRefNumber.
• Walidacja przesyłanych faktur ogranicza się do sprawdzenia XML-a pod kątem zgodności ze schemą.
• KSeF obsługuje tylko sprzedawców posiadających polski nr NIP.
• Faktury wystawiane dla klientów zagranicznych muszą być rejestrowane w KSeF.
• KSeF nie obsługuje załączników do faktur.

KSeF Connector

KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. Dzięki końcówce instalowanej u klienta KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:

1) KSeF Connector jako automatyczna usługa do wymiany danych, bez interfejsu użytkownika. W tym wariancie usługa jest całkowicie automatyczna i wszystko działa bez ingerencji użytkownika. Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności oraz wysyłane do Krajowego Systemu eFaktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.

2) KSeF Connector z funkcjonalnością repozytorium dokumentów. Posiada wszystkie funkcjonalności opisane w punkcie 1 i udostępniony jest także interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane i odebrane faktury bezpośrednio w systemie KSeF Connector.

Podstawowe funkcjonalności KSeF Connector:

• Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow.
• Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie eFaktur kosztowych z KSeF.
• Przekazywanie pobranych eFaktur do systemów powiązanych (ERP, workflow).
• Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie oraz wysyłka eFaktur sprzedażowych.
• Wysyłka wielu faktur jednocześnie.
• Walidacja przesłanych dokumentów przed wysyłką do KSeF.
• Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber, datą faktury oraz UPO.
• Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach.
• Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych.
• Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie. Ponieważ KSeF Connector integruje różne systemy (np. kilka systemów sprzedażowych w firmie oraz systemy workflow do akceptacji dokumentów) a proces wysyłki i odbioru faktur powinien być realizowany w sposób ciągły, został zastosowany mechanizm diagnozujący usterki na poziome komunikacji pomiędzy systemami. Jeśli z jakiegoś powodu zintegrowane systemy nie odpowiadają, zostaje wysłany komunikat do administratora po stronie klienta oraz administratora Astrafox. Mechanizm ten zabezpieczy ciągłość wysyłki faktur do KSeF.
• Powiadomienia mailowe o nowych fakturach.
• Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur.
• Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta).
• Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector.
• Raporty i zestawienia faktur.

Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych

W zależności od specyfiki klienta w KSeF Connector przewidziano następujące kanały komunikacyjne:

• WebService SOAP oraz REST API
• Widok bazy danych
• Pliki udostępniane na dysku
• Import z pliku

KSeF Connector obsługuje następujące formaty danych:

• XML
• JSON
• Pliki Excel
• Pliki testowe o ustalonym formacie
• Architektura

KSeF Connector dostępny jest w dwóch wariantach:

• Usługa dostępna w chmurze.
• Aplikacja instalowana na środowisku klienta.

Poniżej przedstawiono przykładowy diagram wizualizujący proces wysyłki i odbioru faktur.

Korzyści z zastosowania KSeF Connector:

• Integracja wielu systemów ERP wielu spółek.
• Obsługa załączników.
• Moduł monitorujący dostępność systemów.
• Dodatkowa walidacja przed wysłaniem dokumentu do KSeF.

W ramach wdrożenia oferujemy

Ofertę można podzielić na dwie części:

• Wdrożenie aplikacji.
• KSeF Connector – główne funkcjonalności dostarczone wraz z rozwiązaniem.

W ramach wdrożenia oferujemy:

• Analizę przedwdrożeniową – na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która składać się będzie z trzech etapów:

Etap 1

Doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych. Zostaną omówione i spisane wymagania klienta, a do każdego wymagania zostanie zaproponowane rozwiązanie. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV i obieg dokumentów.

Etap 2

Integracje z innymi systemami – wspólnie z klientem zostanie wypracowany najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP i REST API, Widok bazy danych, Pliki udostępniane na dysku, Import z pliku) oraz uzgodnione zostaną formaty przekazywanych danych (XML, JSON, Pliki Excel, Pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zostanie zaplanowana komunikacja zwrotna z KSeF, w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne oraz miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).

Etap 3

Mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF. W ramach tego etapu wspólnie z klientem zostaną przeanalizowane dane udostępnione przez system finansowo-księgowy klienta oraz zostanie zaproponowane mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.

Wynikiem powyższych etapów będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.

• Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – zostanie opracowany schemat architektury technicznej rozwiązania wraz z rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska. Opracowanie przewiduje zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe).

Wynikiem prac będzie schemat architektury technicznej, konfiguracja oraz sizing rozwiązania.

• Instalację i konfigurację aplikacji – na środowisku klienta zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall, zostanie skonfigurowany KSeF Connector umożliwiając wysyłkę i odbiór FV z KSeF w kontekście klienta.
• Integrację z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej zostanie przeprowadzona integracja KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
• Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
• Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
• Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
• Dokumentację końcową – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
• Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
• Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
• W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.

KSeF Connector – główne funkcjonalności aplikacji

Wraz z wdrożeniem zostanie udostępniona aplikacja, która będzie posiadała co najmniej poniższe funkcjonalności:

• Mapę pól z formatu klienta na format KSeF.
• Wysyłkę faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną (datą przyjęcia FV, nr KseF, UPO).
• Odbiór faktur zakupowych.
• Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF MF.
• Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji).
• Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach.
• Wykrywanie duplikatów faktur.
• Wysyłka wielu faktur jednocześnie.
• Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych.
• Powiadomienia mailowe o nowych fakturach.
• Z poziomu repozytorium dokumentów zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur.
• Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta).
• Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector.
• Raporty i zestawienia faktur.
• Automatyczne monitorowanie dostępności systemów – mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie. Ponieważ KSeF Connector integruje różne systemy (np. kilka systemów sprzedażowych w firmie oraz systemy workflow do akceptacji dokumentów) a proces wysyłki i odbioru faktur powinien być realizowany w sposób ciągły, został zastosowany mechanizm diagnozujący usterki na poziomie komunikacji pomiędzy systemami. Jeśli z jakiegoś powodu zintegrowane systemy nie odpowiadają, zostaje wysłany komunikat do administratora po stronie Klienta i administratora Astrafox. Mechanizm ten zabezpieczy ciągłość wysyłki faktur do KSeF.

Podsumowanie

W ramach projektu KSeF Connector oferujemy:

• Rozwiązanie oparte na sprawdzonej platformie (interfejsem użytkownika jest system AMODIT rozwijany i wdrażany w wielu przedsiębiorstwach od ponad 12 lat).
• Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP.
• Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO.
• Pełna integracja z systemem AMODIT.
• Obsługa wielu spółek.
• Obsługa wielu systemów ERP i workflow w ramach jednego wdrożenia.
• Maksymalna automatyzacja.
• Wsparcie od procesu analizy, poprzez wdrożenie do wsparcia operacyjnego.
• Warsztaty i szkolenia.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie