Przygotuj się na obowiązkowy KSeF

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to 1 stycznia 2024 r.).

Podstawowe założenia KSeF

KSeF jako system ma szereg odgórnych założeń, które należy uwzględnić podczas wdrożenia rozwiązania umożliwiającego wysyłkę eFaktur:

• • KSeF obsługuje tylko dokumenty XML zgodne ze schemą udostępnioną przez MF.
  • Przekazane faktury są przetwarzane zgodnie z mechanizmem WORM – Write Once Read Many. Nie ma możliwości edycji, wycofania i kasowania zapisanych danych.
  • System będzie przechowywał wszystkie faktury przez okres 10 lat.
  • Każda poprawnie przyjęta faktura będzie miała nadany unikalny w skali systemu numer KSeF.
  • Datą wystawienia faktury jest data przyjęcia dokumentu do KSeF.
  • Przesłany dokument staje się formalnie fakturą dopiero w momencie poprawnego przetworzenia przez system KSeF i nadaniu unikalnego identyfikatora ksefRefNumber.
  • Walidacja przesyłanych faktur ogranicza się do sprawdzenia XML-a pod kątem zgodności ze schemą.
  • KSeF obsługuje tylko sprzedawców posiadających polski nr NIP.
  • Faktury wystawiane dla klientów zagranicznych muszą być rejestrowane w KSeF.
  • KSeF nie obsługuje załączników do faktur.

Korzyści z zastosowania KSeF Connector:

• • Integracja wielu systemów ERP wielu spółek.
  • Obsługa załączników.
  • Moduł monitorujący dostępność systemów.
  • Dodatkowa walidacja przed wysłaniem dokumentu do KSeF.

W ramach wdrożenia oferujemy

Ofertę można podzielić na dwie części:

• • Wdrożenie aplikacji.
  • KSeF Connector – główne funkcjonalności dostarczone wraz z rozwiązaniem.

W ramach wdrożenia oferujemy:

• Analizę przedwdrożeniową – na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która składać się będzie z trzech etapów:

Etap 1

Doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych. Zostaną omówione i spisane wymagania klienta oraz do każdego wymagania zostanie zaproponowane rozwiązanie. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV i obieg dokumentów.

Etap 2

Integracje z innymi systemami – wspólnie z klientem zostanie wypracowany najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP i REST API, Widok bazy danych, Pliki udostępniane na dysku, Import z pliku) oraz uzgodnione zostaną formaty przekazywanych danych (XML, JSON, Pliki Excel, Pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zostanie zaplanowana komunikacja zwrotna z KSeF,  w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne oraz miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).

Etap 3

Mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF. W ramach tego etapu wspólnie z klientem zostaną przeanalizowane dane udostępnione przez system finansowo-księgowy klienta oraz zostanie zaproponowane mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.

Wynikiem powyższych etapów będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.

• • Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – zostanie opracowany schemat architektury technicznej rozwiązania wraz z rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska. Opracowanie przewiduje zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe).

Wynikiem prac będzie schemat architektury technicznej, konfiguracja oraz sizing rozwiązania.

• • Instalację i konfigurację aplikacji – na środowisku klienta zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall, zostanie skonfigurowany KSeF Connector umożliwiając wysyłkę i odbiór FV z KSeF w kontekście klienta.
  • Integrację z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej zostanie przeprowadzona integracja KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
  • Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
  • Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
  • Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
  • Dokumentację końcową – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
  • Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
  • Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
  • W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.

KSeF Connector – główne funkcjonalności aplikacji

Wraz z wdrożeniem zostanie udostępniona aplikacja, która będzie posiadała co najmniej poniższe funkcjonalności:

• • Mapę pól z formatu klienta na format KSeF.
  • Wysyłkę faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną (datą przyjęcia FV, nr KseF, UPO).
  • Odbiór faktur zakupowych.
  • Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF MF.
  • Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji).
  • Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach.
  • Wykrywanie duplikatów faktur.
  • Wysyłka wielu faktur jednocześnie.
  • Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych.
  • Powiadomienia mailowe o nowych fakturach.
  • Z poziomu repozytorium dokumentów zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur.
  • Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta).
  • Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector.
  • Raporty i zestawienia faktur.
  • Automatyczne monitorowanie dostępności systemów – mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie. Ponieważ KSeF Connector integruje różne systemy (np. kilka systemów sprzedażowych w firmie oraz systemy workflow do akceptacji dokumentów) a proces wysyłki i odbioru faktur powinien być realizowany w sposób ciągły, został zastosowany mechanizm diagnozujący usterki na poziomie komunikacji pomiędzy systemami. Jeśli z jakiegoś powodu zintegrowane systemy nie odpowiadają, zostaje wysłany komunikat do administratora po stronie Klienta i administratora Astrafox. Mechanizm ten zabezpieczy ciągłość wysyłki faktur do KSeF.

Podsumowanie

W ramach projektu KSeF Connector oferujemy:

• • Rozwiązanie oparte na sprawdzonej platformie (interfejsem użytkownika jest system AMODIT rozwijany i wdrażany w wielu przedsiębiorstwach od ponad 12 lat).
  • Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP.
  • Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO.
  • Pełna integracja z systemem AMODIT.
  • Obsługa wielu spółek.
  • Obsługa wielu systemów ERP i workflow w ramach jednego wdrożenia.
  • Maksymalna automatyzacja.
  • Wsparcie od procesu analizy, poprzez wdrożenie do wsparcia operacyjnego.
  • Warsztaty i szkolenia.

Bądź z nami na bieżąco!