Odbierz bezpłatną konsultację
Schemat blokowy

Automatyzacja procesów administracyjnych

Czy wiesz, że automatyzacja procesów pozwoli usprawnić pracę w obszarze administracyjnym w Twojej firmie? W ten sposób uporządkujesz dane, a dostęp do poszukiwanych informacji będzie wygodny i szybki. Wyeliminuj opóźnienia, błędy i zagubione dokumenty. To, i o wiele więcej, zyskasz dzięki AMODIT.

Sprawdź wersję demo
Administracja obieg elektroniczny

Jakie przykładowe procesy
w obszarze administracyjnym możesz usprawnić?

Obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej

eDoręczenia

Rozliczanie kilometrówek

Wnioski na zarząd

Rezerwacje sal konferencyjnych

Zarządzanie flotą

Archiwum dokumentów

Rejestr pełnomocnictw

Dowolne inne

Funkcjonalności

  • Ścieżki obiegu korespondencji
  • Szybka rejestracja dokumentów
  • Monitorowanie procesu
Schemat blokowy

  • Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. System pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie poczty między pracownikami. Dodatkowo możesz wprowadzić odmienne ścieżki dla różnych typów przesyłek.

  • Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić rejestru dokumentów w Excelu i zapisywać skanów na komputerze. Zyskasz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów i wygodnym dostępem dla uprawnionych osób.

  • Zyskaj pełne i bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Z łatwością sprawdzisz, kto i na jakim etapie wstrzymuje dokument oraz ile z nich czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a łatwy dostęp umożliwia monitorowanie i szybkie wychwytywanie opóźnień.

  • Wygodne uporządkowanie zeskanowanych umów.

  • Możliwość wieloatrybutowego wyszukiwania informacji.

  • Koniec z zagubionymi i zniszczonymi dokumentami.

  • Sprawne zarządzanie dostępem do repozytorium umów dla pracowników.

  • Odszukiwanie informacji zawartych w dokumentacji w zaledwie kilkanaście sekund.

Laptop

Korzyści

  • Porządek w dokumentacji
  • Zgodność z przepisami
  • Bezpieczeństwo danych
  • Łatwe zarządzanie dostępami
  • Oszczędność czasu

Funkcjonalności

Korzyści

  • Ścieżki obiegu korespondencji

    Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. System pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie poczty między pracownikami. Dodatkowo możesz wprowadzić odmienne ścieżki dla różnych typów przesyłek.

  • Szybka rejestracja dokumentów

    Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić rejestru dokumentów w Excelu i zapisywać skanów na komputerze. Zyskasz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów i wygodnym dostępem dla uprawnionych osób.

  • Monitorowanie procesu

    Zyskaj pełne i bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Z łatwością sprawdzisz, kto i na jakim etapie wstrzymuje dokument oraz ile z nich czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a łatwy dostęp umożliwia monitorowanie i szybkie wychwytywanie opóźnień.

  • Porządek w dokumentacji

    Wygodne uporządkowanie zeskanowanych umów.

  • Zgodność z przepisami

    Możliwość wieloatrybutowego wyszukiwania informacji.

  • Bezpieczeństwo danych

    Koniec z zagubionymi i zniszczonymi dokumentami.

  • Łatwe zarządzanie dostępami

    Sprawne zarządzanie dostępem do repozytorium umów dla pracowników.

  • Oszczędność czasu

    Odszukiwanie informacji zawartych w dokumentacji w zaledwie kilkanaście sekund.

Obszar administracyjny

  • Success story z obszaru administracyjnego

    Wyzwanie: zarządzanie cyfrowymi wersjami dokumentów papierowych

    Firma korzystająca z AMODIT szukała kolejnych usprawnień, tym razem w obszarze administracyjnym. Główną potrzebą było zoptymalizowanie zarządzania i przechowywania skanów (wersji cyfrowych) umów z kontrahentami i dostawcami. Klientowi zależało na wygodnym udzielaniu wybranym pracownikom dostępu do repozytorium umów.

    Rozwiązanie przed wdrożeniem systemu

    Do tego czasu w firmie praktykowano archiwizację dokumentów w formie papierowej oraz skanów przechowywanych w chmurze. Rozwiązanie sprawdzało się tylko częściowo – było czasochłonne i narzucało pracownikom sporo ograniczeń.

    Zakres i korzyści wdrożenia

    Odpowiedzią na te potrzeby klienta było wdrożenie procesów w systemie AMODIT. Od tej pory codzienną pracę w firmie ułatwia:

    • Repozytorium umów – główny proces zarządzania cyfrowymi wersjami papierowych dokumentów. Każda umowa reprezentuje jeden proces składający się z formularza z wieloma atrybutami (np. stronami umowy, terminami ważności, klauzulami poufności, aneksami) oraz krótkiego workflow. Główne kroki przebiegu procesu to podłączenie skanów umowy i dokumentów towarzyszących, dodanie opisu, weryfikacja poprawności opisu i przekazanie do wirtualnego repozytorium.
    • Wniosek o nadanie lub odebranie uprawnień do repozytorium umów – pomocniczy proces, którego zadaniem jest złożenie wniosku o nadanie lub odebranie uprawnień do umów w repozytorium dla wskazanej osoby. Przebieg procesu obejmuje przygotowanie wniosku, dwustopniową akceptację oraz nadanie bądź odebranie uprawnień.

    Wśród najważniejszych korzyści wdrożenia klient wskazał wygodę korzystania z wirtualnego repozytorium, łatwy dostęp do informacji i gwarancję bezpieczeństwa danych dzięki nadawaniu stosownych uprawnień. Działania kolejnego obszaru w firmie zostały zoptymalizowane, czego efektem jest większa efektywność zespołu każdego dnia.

Zobacz, jak inne firmy usprawniły obszar administracyjny

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Przeczytaj case study

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obszar administracyjny w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

    Najczęściej zadawane pytania o usprawnienie pracy działu administracji

    1 Jak mogę usprawnić obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie?

    2 W jaki sposób mogę ułatwić codzienne zadania administracyjne, takie jak rozliczanie kilometrówek czy rezerwacje sal w mojej firmie?

    3 Czy AMODIT pomaga w tworzeniu i zarządzaniu archiwum dokumentów?

    4 Jak zapewnić bezpieczny dostęp do dokumentów w firmie tylko uprawnionym osobom?

    5 Czy mogę łatwo znaleźć potrzebne dokumenty w archiwum?

    6 W jaki sposób AMODIT pomaga w unikaniu opóźnień i błędów w procesach administracyjnych?

    Jakie inne obszary możesz usprawnić
    w swojej firmie?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.